Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20
Eric Spaans: ‘Duurzame veranderingen door productieve ontmoetingen’ interview
25 januari 2017 | Peter Spijker

Hoe gaat een manager of bestuurder effectief om met complexe vraagstukken? Door als een sterke, daadkrachtige leider knopen door te hakken? Eric Spaans, Gemma van der Ploeg en Rolf Resink vinden van niet. In Hoe richt je een zwerm? Een eenvoudige aanpak voor complexe vraagstukken stellen de drie auteurs dat complexe vraagstukken een andere visie en aanpak vereisen. Een aanpak waarmee je duurzame veranderingen realiseert door productieve ontmoetingen of werkateliers te organiseren voor de betrokken partijen.

Wat zijn de belangrijkste kenmerken van complexe vraagstukken?
Bij complexe vraagstukken is er geen zichtbare relatie tussen oorzaak en gevolg. De verschillende onderdelen hebben een grote samenhang maar zijn tegelijkertijd autonoom in hun handelen. De complexiteit zit in de veelheid van de onderlinge relaties, waardoor het gedrag van de afzonderlijke onderdelen vooraf niet is te voorspellen, slechts achteraf te analyseren. Niemand beheerst het geheel of heeft het volledige overzicht. Het zijn levende systemen net als een zwerm spreeuwen. Huidige vraagstukken zijn steeds vaker complexe vraagstukken.

Waarom werkt traditioneel leiderschap hier niet?
Onze ervaring is dat je bij de meeste maatschappelijke of organisatorische vraagstukken te maken hebt met zeer veel partijen, elk met eigen belangen, die onderling van elkaar afhankelijk zijn. Vaak stagneren ontwikkelingen omdat betrokkenen elkaar vanuit schuttersputjes bestoken met het eigen gelijk. Het is begrijpelijk om in zo’n impasse een krachtige leider te zoeken die knopen doorhakt. Maar onze ervaring is dat de inzet van een traditionele, hiërarchische leider in zo’n situatie zelden leidt tot duurzame oplossingen. Belanghebbende partijen zitten niet te wachten op top-down opgelegde oplossingen waar ze niet achter staan en dus ook niet mee aan de slag willen gaan. Het not-invented-here-syndroom ligt op de loer.

De tijd van top-down aansturen ligt dus achter ons?
Efficiencyverbeteringen, het keer op keer reorganiseren en andere lineaire top-down maatregelen horen bij een tijd waarin alles overzichtelijk en voorspelbaar was. Complexe vraagstukken spelen zich af in een omgeving waarin er bij de betrokkenen verwarring bestaat over de toekomst en er geen gemeenschappelijke taal is. Want er zijn veel mensen en organisaties bezig met het vraagstuk, vanuit eigen visies en uiteenlopende belangen. Bovendien doen zich voortdurend nieuwe ontwikkelingen voor die om antwoorden vragen. In deze situaties heeft niemand het vermogen om het vraagstuk in zijn eentje op te lossen. Wel zijn veel partijen in staat om het proces te frustreren en zo vooruitgang tegen te houden.

Welke leider kan wel een zwerm richten?
Je hebt een leider of, zoals wij die noemen, een initiatiefnemer nodig die het aandurft om samen met andere belanghebbenden de common ground te gaan ontdekkken. Mensen uit hun loopgraven durft te halen. Dat is iemand met moed die erkent dat zijn complexe vraagstuk een procesaanpak vereist. Een geduldig leider ook die kleine stappen wil zetten om een vliegwiel op gang te brengen. Iemand die beseft dat wanneer je de juiste condities creëert voor het zelfoplossend vermogen van mensen er weer beweging ontstaat. Kortom, iemand die de eigenschappen en vaardigheden heeft om het leiderschap voor het proces op zich te nemen. Hij creëert de omstandigheden die ervoor zorgen dat alle betrokkenen elkaar in werkateliers ontmoeten om gezamenlijk duurzame oplossingen te creëren voor het complexe vraagstuk.

Wat is de rol van de procesbegeleider?
Als initiatiefnemer heb je bij een procesaanpak iemand nodig die in staat is om dat proces te begeleiden. Iemand die je adviseert over het proces en dat ook op een onafhankelijke wijze begeleidt. Die helpt het vraagstuk zo te formuleren dat andere betrokkenen het als een gezamenlijk vraagstuk zien, dat zij met de initiatiefnemer willen aanpakken. De procesbegeleider ondersteunt de groep initiatiefnemers bij het selecteren van de juiste deelnemers voor de werkateliers. Hij borgt dat alle partijen die belang hebben bij het vraagstuk zich vrij en veilig voelen om hun eigen bijdrage te leveren. De procesbegeleider laat hen ook ontdekken wat hun common ground is. Dit is de overlap in hun beelden van het wenkend toekomstperspectief op basis waarvan iedereen in actie wil komen. Hij zal de partijen ook vragen wat zij gaan doen om dit toekomstperspectief dichter bij te brengen. De procesbegeleider laat de inhoud volledig bij de betrokkenen.

Hoe ontstaan productieve ontmoetingen?
Dat doe je door iedereen bij het proces te betrekken die belang heeft bij de aanpak van het gezamenlijke vraagstuk. Je zorgt dat er voldoende tijd en gelegenheid is om gezamenlijk de context te verkennen, elkaars taalgebruik te leren verstaan en alle belangen helder te krijgen. Daarnaast focus je op het wenkend toekomstperspectief, zodat de deelnemers hun common ground ontdekken. Je zorgt bovendien voor veiligheid in het proces, legt niets op, zodat de deelnemers hun eigen verantwoordelijkheid kunnen nemen. Betrokkenen krijgen dus geen dwingende adviezen, niet van de initiatiefnemers maar ook niet van de procesbegeleider. Zij bepalen zelf met elkaar wat hen te doen staat.

Wat zijn werkateliers?
Een werkatelier is een bijeenkomst waarin iedereen die bij een complex vraagstuk is betrokken of er een belang bij heeft elkaar in één ruimte ontmoet om samen actief aan een gezamenlijke vraagstuk te werken. De bijeenkomsten vinden plaats in kleine groepen van tien tot honderd mensen of in grote groepen van honderd tot duizend mensen. Werkateliers maken het mogelijk om zaken te verbinden die in verticale kokers zijn georganiseerd zoals kennis, bestuur, beleid, organisaties en afdelingen. Werkateliers brengen de kokers bij elkaar, diversiteit is het uitgangspunt. De deelnemers worden op een persoonlijke manier uitgenodigd en over het programma is zorgvuldig nagedacht. Bij complexe vraagstukken bepaalt de duur van het werkatelier de duurzaamheid van de effecten. Onze ervaring is dat een meerdaags werkatelier verdeeld over aaneensluitende dagen het meeste effect oplevert.


Het Roode Vaandel column
17 januari 2017 | Pierre Pieterse

Het pleidooi van SG Camps van het ministerie van EZ voor een moderne aanpak voor complexe vraagstukken, is duidelijk in het verkeerde keelgat geschoten van de commentatoren van het FD. Zij pleiten voor krachtige politici die ons niet alleen een stip op de horizon voorhouden maar ons daar ook nog eens naartoe leiden. Was het maar zo simpel. Dan waren heel wat ingewikkelde maatschappelijke problemen al lang opgelost. Eric Spaans denkt er het zijn van.

Daar was ie weer: de roep om de daadkrachtige, knopen doorhakkende leider. Ook het FD ontkomt zo nu en dan niet aan deze naïeve, zelfs onnozele gedachte. Ze maken het dit keer echter wel heel erg bont. De roep om politici met durf, die niet alleen een stip aan de horizon zetten, maar ons daar als een heuse Mozes ook nog eens naartoe leiden, getuigt vriendelijk gezegd niet van veel inzicht in de enorme complexiteit van veel maatschappelijke vraagstukken.

Bij dit soort vraagstukken zijn veel verschillend partijen betrokken, in steeds wisselende samenstelling, wisselende intensiteit en met steeds wisselende belangen. Met elkaar vormen zij spaghetti-achtige netwerken: een schier onontwarbare kluwen, waar stagnatie en achteruitgang steeds op de loer liggen.

De roep een leider met durf, die ons dan als een Mozes eerst door de Rode Zee en vervolgens door de woestijn naar het beloofde land leidt, is dan altijd aanwezig. Maar, zo leert de geschiedenis, die zijn maar zelden succesvol. Veel vaker is de kuur op den duur erger dan de kwaal. Zij hebben op zijn best de effectiviteit van een bulldozer op het strand: de eerste meters gaan snel, maar daarna loopt de bulldozer onherroepelijk vast in de weerstand die hij zelf creëert.

Maatschappelijke complexe vraagstukken vergen een wezenlijk ander soort leiderschap dan waar de commentatoren van deze krant voor pleiten. Namelijk iemand die het lef heeft te erkennen dat hij het niet alleen kan, hoe stoer, visionair en krachtig hij zichzelf ook vindt. En beseft dat voor het aanpakken van deze vraagstukken iedere partij nodig is, ook degene wiens belang ergens anders lijkt te liggen. Het is juist een kenmerk van de complexiteit dat geen van de partijen in zijn eentje in staat is het vraagstuk op te lossen, hoe groot en krachtig die partij ook is, maar dat elk van die partijen wel in staat is een mogelijke aanpak effectief te saboteren. Het is jouw taak als leider om deze verschillende belangen bij elkaar te brengen en hen in de gelegenheid te stellen zelf verantwoordelijkheid te nemen voor het aanpakken van de vraagstukken.

SG Camps geeft in zijn Nieuwjaarsbericht juist aan dit zeer goed te begrijpen. Hij pleit voor intensieve betrokkenheid van partijen bij het analyseren en aanpakken van deze vraagstukken. Hij laat juist ook zo treffend zien, dat een effectieve aanpak een andere rol van de overheid vraagt: een overheid die met ideeën en suggesties komt, veelbelovende voorstellen durft te formuleren en dus weet wat hij wil. Maar die vooral ook weet, dat het daarna zaak is om echt in gesprek te gaan met de belanghebbende partijen om zo met elkaar deze voorstellen aan te scherpen, te verbeteren en daarmee van iedereen te maken. En die weet dat het daarna een lange weg van proberen, leren en met elkaar bijsturen is. Dat proces op gang brengen en houden is de echte uitdaging voor de overheid anno nu. Degene die dat kunnen en waarmaken, zijn de echt moderne leiders waar zoveel behoefte aan is.

Gelukkig zijn er steeds meer politici die beseffen dat alleen op deze manier complexe maatschappelijke vraagstukken kunnen worden aangepakt. Dat wordt ook herkend. Niet voor niets zijn wethouders als Lot van Hooijdonk uit Utrecht en Paul Smeulders uit Helmond door Binnenlands Bestuur genomineerd in de jaarlijkse wedstrijd wie zich de beste bestuurder van Nederland mag noemen.

Nu er in de top van ministeries leiders opstaan die dit besef ook uitstralen en daarmee aangeven te begrijpen dat het aanpakken van moderne maatschappelijke vraagstukken toch echt iets anders vraagt, had het de commentatoren van het FD gepast daar meer oog voor te hebben en niet te vervallen in naar populisme riekende, simplistische commentaar. De tijd van ‘Het Roode Vaandel Volgen Wij’ ligt toch echt al honderd jaar achter ons.

Eric Spaans is Gelegenheidschepper. Samen met Gemma van der Ploeg en Rolf Resink schreef hij het succesvolle boek Hoe richt je een Zwerm. Een eenvoudige aanpak voor complexe vraagstukken dat in november is verschenen bij Van Duuren Management.


Hoe richt je een zwerm? preview
13 december 2016 | Eric Spaans

Hoe richt je een zwerm? laat zien hoe je complexe vraagstukken op een relatief eenvoudige manier aanpakt met behulp van modern leiderschap. Hoe dat eruitziet? In hun preview lichten de auteurs een tipje van de sluier.

Veel bestuurders, managers, medewerkers en adviseurs voelen zich enigszins onbehaaglijk wanneer zij staan voor de aanpak van een complex vraagstuk, zoals de energietransitie of de transformatie van de zorg en het sociaal domein, of het veranderen van de organisatie in een proactieve, wendbare organisatie.

Het ongemak zit vaak in de samenwerking met anderen die nodig is, dwars door de organisatie heen en soms ook met partners buiten de organisatie. Hoe ga je om met die spaghetti van mensen en partijen, met haast onontwarbare kluwens van belangen, waar iedereen zich graag in vastbijt? Conflicten en stagnatie liggen snel op de loer.  Het willen teruggrijpen op een ‘command and control’-stijl, met schijnbaar veilige (verander)plannen en vooraf gedefinieerde resultaten, is begrijpelijk maar naïef. Ze werken niet in complexe situaties. Belangen zijn normale sociale krachten, die niet verdwijnen door top down sturing.

In ons boek Hoe richt je een zwerm? laten we zien dat complexe vraagstukken om een andere mindset, om een andere vorm van leiderschap vragen. Leiderschap waarin je risico durft te lopen door alle betrokken partijen, ieder met zijn eigen belangen, wensen en ambities op een gelijkwaardige wijze in het proces te betrekken en waarbij je ruimte durft te geven aan het oeroude zelfoplossend vermogen van mensen.

Over hoe je aan dit leiderschap invulling kunt geven en hoe je met diversiteit als bron van vernieuwing kunt werken, gaat ons boek. De titel bevat eigenlijk een paradox. Door het leiderschap voor het proces op je te nemen, creëer je voor alle betrokkenen de gelegenheid om in een veilige omgeving mee te gaan zwermen: een zelforganiserend proces. De zwerm bepaalt haar eigen richting, waar subzwermen weer binnen bewegen, ieder op zijn eigen manier, maar wel met een gezamenlijk wenkend toekomstperspectief voor ogen. Vogels in een zwerm voelen zich tot elkaar aangetrokken, maar je kunt hen niet richten. Een zwerm organiseert en richt zichzelf, daarbinnen bepaalt iedereen zijn eigen positie.

Hoe je ieders positie herkent en hoe je daar bij complexe vraagstukken mee om kunt gaan, leggen we uit aan hand van de vier kamers van verandering. Daarnaast werken we een aantal onderling aanvullende en elkaar versterkende basisprincipes uit, waaronder mensen productief willen samenwerken. Zelfs met mensen waarvan ze dat van te voren nooit hadden verwacht.

Aan de hand van deze basisprincipes doorlopen we in het boek het hele proces waarmee je op een relatief eenvoudige wijze complexe vraagstukken effectief aan kunt pakken. Dat doen we mede aan de hand van concrete voorbeelden en praktijkervaringen. Je vindt praktische tips en concrete aanwijzingen wat je gedurende het proces en in specifieke situaties te doen staat, zoals: Hoe kom je erachter wie er allemaal bij het vraagstuk betrokken zijn? Hoe krijg je iedereen bij elkaar en focus in het proces? Hoe organiseer je productieve ontmoetingen tussen al die betrokken partijen die als vliegwiel in het proces gaan werken? Hoe zorg je als de zwerm eenmaal is gaan bewegen dat deze ook in beweging blijft?

We laten ook zien dat het op je nemen van het leiderschap voor het proces een andere mindset, een houding, een ander gedrag van jou en alle andere betrokken partijen vraagt en hoe je daar invulling aan kunt geven. Maar ook wat het betekent voor de rol van adviseurs of begeleiders van dergelijke processen en welk ambacht daarbij hoort. Want ook hun rol is fundamenteel anders. Als we over deze manier van werken vertellen, horen we vaak allerlei ‘ja-maars’. Ook daar schenken we aandacht aan.

Wordt er altijd gezwermd als je het op de beschreven wijze aanpakt? Bij complexe vraagstukken heb je maar weinig zekerheden. Het enige wat je kunt doen is uit je loopgraaf komen, moed tonen, zorgen dat je de juiste condities creëert en er niet mee marchandeert. En dat is hard werken.

Eric Spaans, Gemma van der Ploeg en Rolf Resink (KaapZ) hebben al een groot aantal organisaties geholpen om doorbraken te realiseren bij complexe vraagstukken die stagneerden. Zij schreven er een boek over: Hoe richt je een zwerm? Een eenvoudige aanpak voor complexe vraagstukken.

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden