Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20
Je iPad als mobiel kantoor (4e volledig herziene editie) preview
12 juli 2017 | Peter van Loevezijn

iPads zijn geen gadgets maar dragen daadwerkelijk bij aan efficiënter werken in organisaties, door professionals. Dat is wat Peter van Loevezijn duidelijk wil maken in inmiddels alweer de vierde editie van Je iPad als mobiel kantoor. En natuurlijk legt hij je ook uit hoe je dan daadwerkelijk je werkzaamheden slimmer kunt uitvoeren.

Een iPad als mobiel kantoor inzetten heeft alles te maken met efficiënter werken. Veel organisaties en professionals willen efficiënter werken of moeten dat, bijvoorbeeld omdat het werk met minder mensen gedaan moet worden. Deze stap vraagt onder meer om een herbezinning van de huidige werkprocessen.

De eerste herbezinning moet over papier gaan. Papier is namelijk een grote belemmering voor efficiëncy. Het is slecht doorzoekbaar en het is lastig te delen met anderen. Twee kenmerken die tijd kosten. Maar als je van papier afstapt, heb je wel iets nodig waarmee je informatie makkelijk en mobiel kunt lezen op een fatsoenlijk formaat en dan komt een iPad in beeld.

De tweede herbezinning is slimme technologie. Werkprocessen kunnen efficiënter door slimme toepassingen te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan taakbeheer en notities maken. Deze slimme toepassingen zijn beschikbaar als zakelijke apps en met touchscreen makkelijk te bedienen. En die zakelijke apps zijn vooral beschikbaar voor een iPad en zo komt de iPad nog een keer in beeld.

Kortom: organisaties en professionals die efficiënter willen werken moeten eerst eens nadenken over de inzet van iPads voordat ze allerlei andere interventies inzetten.

En waar gaat de iPad je zakelijk dan mee helpen?

Deze vraag zou iedereen als eerste moeten stellen, maar in de praktijk stapt vrijwel iedereen hier overheen. Hoe vaak gebeurt het wel niet dat een organisatie iPads aanschaft, ze uitlevert met een beknopte instructie en dan gaat wachten op…, ja waarop eigenlijk? Geen doel, geen idee van wat we ermee gaan doen, waar ze aan moeten bijdragen. Dus denk eerst na over je doelen, de werkprocessen die slimmer moeten kunnen, de manier waarop we het gaan inzetten, de aansluiting met bestaande systemen, de plek waar benodigde informatie voor de iPad te halen is en weer kan worden neergezet. Des te duidelijker deze onderwerpen zijn, des te groter de kans dat de iPad daadwerkelijk een mobiel kantoor kan zijn. Met deze duidelijkheid is een eventuele training voor gebruikers ook veel zinvoller.

En hoe gaat de iPad je dan zakelijk helpen?

We weten wat veelvoorkomende werkprocessen zijn en kunnen op basis daarvan al een selectie maken van apps die de efficiency kunnen vergroten. In het boek komen zeven belangrijke werkprocessen en –activiteiten aan bod en bij elke wordt duidelijk hoe je iPad en de juiste apps je gaan helpen. Een van die processen is documenten lezen, annoteren en delen. De iPad leent zich daar uitermate goed voor met apps als PDF Expert en GoodReader. Hiermee is het niet alleen makkelijk om structuur aan te brengen in alle documenten die binnenkomen, maar ook om gevarieerde annotaties te plaatsen en deze snel te delen met anderen. Een ander proces is notities maken tijdens gesprekken en meetings. Met apps als OneNote en Notability leg je zaken multimediaal vast in bijvoorbeeld tekst, tekeningen, foto’s, video’s en webknipsels. En als je toch liever wilt schrijven met de hand, dan zijn er voldoende mogelijkheden om geschreven tekst om te zetten in getypte tekst, bijvoorbeeld met de app Nebo.

Als je zover bent om je mobiele kantoor te starten, begin dan klein door je te focussen op het werkproces waar de meeste winst valt te behalenen leer de juiste app daarvoor goed kennen. Succes!

De rode draad in alle activiteiten van Peter van Loevezijn is professionals (in organisaties) laten excelleren in werken en leren. Hij is auteur van succesvolle boeken als Laat je iPad voor je werken, Wat is nu eigenlijk het probleem? en Je iPad als mobiel kantoor. Van Loevezijn geeft ook trainingen over werken met de iPad. Meer informatie vindt u op deze pagina.


Wat is nu eigenlijk het probleem? - Herziene editie preview
11 november 2016 | Peter van Loevezijn

'Als adviseur wil je maar één ding: dat een interne of externe klant het door jou uitgebrachte advies met overtuiging overneemt.' Dat staat te lezen op het omslag van de herziene editie van Wat is nu eigenlijk het probleem? Een preview.

Waarom je triple A moet overtuigen en weinigen dat doen

Adviseurs willen maar één ding en dat is de ander ervan overtuigen dat het advies toch echt de beste oplossing is om een probleem voor de ander op te lossen. Adviseurs merken ook dat dit in veel gevallen niet lukt, zeker niet in situaties van ongevraagd advies. Hoe komt dat? De titel van dit artikel geeft eigenlijk al het antwoord en dat is: de adviseur heeft te weinig aandacht besteed aan de triple A. Triple A? Dat is toch dat rapportcijfer van kredietbeoordelaars? Klopt, maar er is nog een triple A, die voor adviseurs: Aandacht, Acceptatie en Actie.

Is er iets?

Eigenlijk is het simpel: wil je uiteindelijk iemand tot actie aansporen, dan moet die ander eerst het gevoel krijgen dat er iets aan de hand is, iets wat de aandacht trekt, iets wat de ander aangaat.  Zonder die aandacht gaat die ander nooit naar een oplossing, een advies luisteren. Waarom zou je? Er is toch niets aan de hand? Aandacht voor een probleem voor de ander krijg je alleen maar als de ander iets als een probleem ervaart.

Nee, dat wil ik niet

Als er aandacht is, wordt het tijd om naar de tweede A te gaan, die van acceptatie. Als iemand aandacht geeft, dan is er ruimte om iemand te laten accepteren dat het geen gewenste situatie is, iets wat je niet wilt. Alleen dan staat iemand open voor een oplossing en de actie die daarvoor nodig is.

Wat moet ik doen?

Met de eerste twee A’s hebben we de aandacht gevestigd op het probleem dat de ander ervaart en op de overtuiging dat het probleem niet mag blijven bestaan. Nu is het tijd voor de vervolgstap richting advies. De ander gaat natuurlijk vragen: maar hoe heeft dit kunnen gebeuren? Oftewel, wat is de oorzaak van het genoemde probleem? Want zonder een aantoonbare oorzaak kun je geen overtuigend advies geven. Hoe kun je weten wat je moet doen als je niet weet hoe het komt? En die oorzaak neem je weer weg met de actie.

Van triple A naar PROA

Een handige manier om deze triple A gestructureerd langs te lopen, is gebruikmaken van PROA. PROA staat voor Probleem, Risico, Oorzaak en Advies.  Met de P en de R kun je aandacht geven aan Aandacht en Acceptatie. Daarvoor moet je wel het probleem voor de ander benoemen en een aantoonbaar risico formuleren waar de ander gevoelig voor is. Met de O en de A besteed je aandacht aan de derde A, die van Actie. Bij de O geef je de directe oorzaak van het genoemde probleem en het advies neemt die directe oorzaak weg.

Simpel maar ook zo lastig

Waarom is overtuigend adviseren zo lastig voor adviseurs? Velen worden gedreven door de oplossing en willen gelijk naar de A van actie. Het advies is toch waar de ander op zich te wachten? Oh ja, uiteindelijk wel, maar de weg ernaartoe bevat meer A’s. In andere situaties lukt het nog wel om de eerste A te raken, maar struikelt de adviseur bij de tweede. Wat is eigenlijk het risico? Is er wel een risico? En dan hebben we nog de adviseurs die zelfs de eerste twee A’s krachtig invullen, maar dan struikelen over de derde A. Ze weten eigenlijk de oorzaak niet precies. Die hebben ze niet of niet voldoende onderzocht. En dan wordt het een advies zonder een aantoonbare oorzaak.

Niet vergeten dus: Denk aan triple A en presenteer een PROA.

Peter van Loevezijn is de auteur van Wat is nu eigenlijk het probleem? Een krachtige en overtuigende adviesaanpak. In dit boek legt hij uit hoe je als adviseur daadwerkelijk kunt overtuigen met behulp van het PROA-model en het OPR-model. Eerder schreef Van Loevezijn de bestseller Je iPad als mobiel kantoor. Recent verscheen ook Laat je iPad voor je werken. Peter van Loevezijn verzorgt een incompany programma rond je iPad als mobiel kantoor.


Peter van Loevezijn: Nog 5 extra tips voor Je iPad als mobiel kantoor preview
7 april 2015 | Peter van Loevezijn

Je iPad als mobiel kantoor gebruiken gaat je veel werkwinst opleveren in tijd en motivatie. De vraag is alleen hoe je dit aanpakt.Vorige week gaf Peter van Loevezijn al 5 tips om je iPad als mobiel kantoor te gebruiken. Nu komt hij met 5 bonustips.

Als je er helemaal klaar voor bent om je iPad als mobiel kantoor te gebruiken, en niet voor verrassingen wilt komen te staan, denk dan aan de volgende dingen:

6. Zet alle benodigde info offline op je iPad

Ook al zijn we het liefst overal en altijd online verbonden met onze informatiebronnen, soms werkt het even niet. Laat dat nou net op dat cruciale moment zijn waarop je die informatie niet kunt missen. Zet daarom voor de zekerheid alles wat je nodig hebt offline op je iPad.

7. Zet alle informatie in de juiste apps

Offline alles bij je hebben, betekent nog niet dat je alles direct bij de hand hebt. Wanneer je bestanden naar jezelf mailt, staan ze nog steeds in je mailbox en niet in de juiste apps. Zet daarom alles door naar de apps waarin je de informatie wilt gebruiken. Dus PDFs naar de PDF-app, Powerpoints naar je presentatie-app etc. Via de mail doe je dat via het Open met... principe. Je houdt je vinger kort op een bijlage tot je de apps ziet waarmee je de bijlage kunt openen.

8. Zet alle benodigde apps open

Stel dat je elk moment een meeting moet binnenstappen, dan wil je alle info klaar hebben staan. Dat betekent, info in de juiste apps, de apps open en daarin de info geopend. Via twee keer homeknop heb je zicht op de apps die open staan en kun je snel switchen tussen de verschillende apps. Mits....je alle apps afsluit die je niet nodig hebt in die meeting. Anders loop je nog enorm te zoeken naar dat ene bestand in die ene app.

9. Ken je meestgebruikte apps

Als je alle voorgaande tips hebt opgevolgd, dan ben je ver gekomen en dan zou het zonde zijn als je vervolgens niet weet hoe je met de apps moet werken. Verdiep je in je meestgebruikte apps, oefen, zodat je er ook werkelijk plezier aan beleeft en tijd bespaart. Niets is zo frustrerend wanneer je in die meeting het geduld van anderen op de proef moet stellen, omdat je niet (meer) weet hoe je ook alweer een bestand annoteert, een presentatie converteert of een actie deelt met anderen. "Tomorrow's victory is today's practice"

10. Be smart

Be smart, work smart, use your iPad. Als u de eerdere tips heeft opgevolgd, dan doet u dat al.

Peter van Loevezijn is de auteur van Je iPad als mobiel kantoor. Slim (samen)werken waar je ook bent, hét boek over zakelijk iPadgebruik. Op 21 april en 22 september geeft hij de workshop Slimmer werken met je iPad voor non-profitorganisaties


Peter van Loevezijn: 5 tips voor Je iPad als mobiel kantoor preview
30 maart 2015 | Peter van Loevezijn

Je iPad als mobiel kantoor gebruiken gaat je veel werkwinst opleveren in tijd en motivatie. De vraag is alleen hoe je dit aanpakt. Hoe je ervoor zorgt dat je tijd bespaart in plaats van nog meer tijd verliest? In Je iPad als mobiel kantoor. Slim (samen)werken waar je ook bent staat uitgebreid beschreven welke mogelijkheden je hebt en hoe je deze mogelijkheden optimaal inzet. De volgende 10 tips moet je in ieder geval niet vergeten.

1. Bepaal de werkprocessen die je met je iPad slimmer wilt laten verlopen

Om te voorkomen dat je maar wat gaat doen, is het slim om focus te hebben. Welk werkproces kun je een stuk slimmer aanpakken met behulp van je iPad? Waar valt de meeste winst te behalen of waar erger je je het meeste aan? Je kunt dit punt natuurlijk ook doorvertalen naar team- of organisatieniveau. Waar wil je als team of organisatie winst behalen, hoe concreet kun je die winst maken en hoe gaat de iPad daaraan bijdragen?

2. Krijg zicht op de route van informatie

Wat je zakelijk ook met je iPad wilt, informatie-uitwisseling speelt altijd een belangrijke rol. Of je nou bestaande informatie binnen wilt halen op je iPad of informatie op je iPad wilt maken en vervolgens delen, je moet nadenken over de route van die informatie. Heb je direct toegang tot bestaande informatie die bijvoorbeeld op een server staat of in de cloud? Zo niet, is dat te regelen? Wat laat je wel of niet op je iPad staan. Waar gaat informatie naartoe als je die vanuit je iPad wilt delen?

3. Gebruik zo min mogelijk apps

Dat klinkt raar, maar veel apps betekent weinig overzicht en weinig kennis van elke app die je hebt geïnstalleerd. Wanneer je weet welke werkprocessen je wilt faciliteren, dan weet je ook aan welke apps je moet denken. Wil je de belangrijkste werkprocessen van een professional tackelen, dan heb je, naast de agenda- en mailapp, een app nodig voor teksten lezen en annoteren, bv. PDF Expert, een app voor notities, bv. Notability, een app voor presentaties, bv. Keynote of Powerpoint, en een app voor je Word-documenten, bv. Word of Pages.

4. Bepaal je voorkeur voor tekstinvoer

Heb je genoeg aan het virtuele toetsenbord op je iPad met alle variaties die je daarin kunt aanbrengen, heb je liever een fysiek toetsenbord of schrijf je liever met een styluspen? Het is slim om hier vooraf over na te denken en de verschillende opties desnoods uit te proberen. Het virtuele toetsenbord kun je aanpassen met apps als Fleksy en SwiftKey. Voor het fysieke toetsenbord zijn verschillende bluetooth toetsenborden te koop die ook vaak als case dienen. Logitech levert bijvoorbeeld mooie exemplaren. En als je geen afstand kunt doen van een pen, dan wordt het een styluspen, bijvoorbeeld de Jot Adonit Script of de pennen van LynkTec. Zorg dan ook voor een app die jouw geschreven tekst omzet naar getypte tekst, zoals Smart Note. Altijd handig.

5. Bedenk of je wilt presenteren

Ga je je iPad voor presentaties gebruiken, dan moet je bedenken hoe je dat wilt doen. Doe je vooral 1-op-1 presentaties, dan is je iPad zelf voldoende en heb je geen groter scherm nodig. Voor meer publiek ga je waarschijnlijk de beamer gebruiken of een flatscreen. Je kunt bedraad koppelen via een betaalde adapter die je danwel koppelt aan een VGA-kabel van de beamer of aan een HDMI-kabel van de flatscreen. Draadloos kan ook via een AppleTV die je aan een flatscreen koppelt en het kan via softwareprogramma's voor een laptop of desktop die aan de beamer is gekoppeld. Een voorbeeld van de laatste optie is AirServer. Dit programma installeer je op je desktop of laptop en vervolgens maak je een draadloze verbinding tussen iPad en desktop op laptop via Airplay. Heb je een iPhone, dan kun je die als afstandsbediening gebruiken als je de presentaties bijvoorbeeld in Keynote op je iPad vertoont. Zet daarvoor ook Keynote ook op je iPhone.

Peter van Loevezijn is de auteur van Je iPad als mobiel kantoor. Slim (samen)werken waar je ook bent, hét boek over zakelijk iPadgebruik. Op 21 april en 22 september geeft hij de workshop Slimmer werken met je iPad voor non-profitorganisaties

Volgende week volgen nog 5 tips van Peter van Loevezijn.

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden