Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20
Rudy Kor en Theo van der Tak: ‘Eerst een globaal beeld, dan pas een plan’ interview
27 oktober 2016 | Pierre Spaninks

Aan veel projecten gaat een fase van improviseren vooraf. Dan is er niet zozeer behoefte aan volledigheid als wel aan een globaal beeld: wat is eigenlijk de vraag, wat voor antwoord moet daarop komen, en is het haalbaar? Als hulpmiddel daarbij stellen Rudy Kor, Jo Bos en Theo van der Tak het Project Canvas voor. Haalt u de gele briefjes maar vast tevoorschijn.

Wie op het Stationsplein in Amersfoort het gebouw van Twynstra Gudde binnenloopt, ziet recht voor zich de receptie. Niks aan de hand. Maar links, daar opent zich het ‘Kor Café’. Da’s apart, als je een afspraak hebt om met ene Rudy Kor over zijn nieuwste boek te komen praten. Wat is hier aan de hand?

‘Toen ik het voor het eerst zag, dacht ik dat een grap was,’ lacht hij als we even samen later aan tafel zitten en ik mijn verwondering hem deel. ‘We hadden een feestje omdat ik hier dertig jaar werkte en ik de zoveelste cursus had gegeven voor collega’s. Ik werd meegenomen naar de ingang van ons eigen café en daar moest ik een bord onthullen. Daar stond dus mijn naam op. Jeetje, dacht ik, had je daar niet even mee moeten wachten tot ik dood was?’

Kor (63) komt oorspronkelijk van Philips, waar hij in de jaren tachtig werkte aan de invoering van Systems Management. Toen het zijn beurt was om op te schuiven in de banencarrousel van de multinational zag Twynstra Gudde zijn kans schoon en kocht hem weg. Bij zijn nieuwe werkgever ontwikkelde hij samen met Gert Wijnen de methode van Projectmatig Werken, aansluitend bij de bouwwereld waar Twynstra Gudde zo veel in doet.

Theo van der Tak (68) is een Kor’s twee co-auteurs. Hij was de man van de evergreen Programmamanagement - Sturen op Samenhang, uit 2002. In de vijfentwintig jaar Twynstra Gudde die hij er bij het bereiken van de ‘pensioenplichtige leeftijd’ op had zitten, was hij bij wijze van spreken 24/7 bezig met dat onderwerp. De tweede co-auteur, zelfstandig organisatieontwikkelaar Jo Bos, kon niet bij het gesprek aanwezig zijn.

‘Een goed begin is het halve project’

De titel van hun nieuwe boek, Project Canvas, zal niet bij iedereen een schok van herkenning teweegbrengen. Wat moeten we ons voorstellen bij een ‘project canvas’? ‘We hebben de afgelopen jaren veel projectteams en hun opdrachtgevers geholpen bij de start van hun project,’ vertelt Kor. ‘Aan veel projecten, voordat ze worden geformaliseerd, gaat een fase van improviseren vooraf. In die pre-projectfase hebben betrokkenen niet zozeer behoefte aan volledigheid als wel aan een eerste globaal beeld van het project.’

Het Project Canvas helpt het projectteam om snel de hoofdlijnen zichtbaar te maken, op een aantrekkelijke manier. Op basis daarvan kunnen ze met het management in gesprek over het nut en de haalbaarheid van het project. Voordat je er al heel veel tijd en energie in hebt gestoken, want in de meeste gevallen is zo’n canvas in een dag te maken.’

Het Project Canvas bestaat uit vijftien vragen die worden behandeld in een ‘canvas workshop’. Meer dan twee dagdelen hoeft dat niet te duren. De door iedereen onderschreven antwoorden legt het team met gele briefjes vast op een groot vel papier dat aan de muur hangt. Dat geheel bespreken ze vervolgens met de opdrachtgever en met belanghebbenden.

De vragen zijn gegroepeerd rondom vijf kernpunten die de essentie vormen van elk project: wat, wie, hoe, waarbinnen, en waarmee? In de Wat-vraag zijn opgenomen de achtergrond, het probleem of de uitdaging, de doelen, het beoogde resultaat en de afbakening. Bij Wie gaat het om de opdrachtgever, andere belanghebbenden, en het projectteam zelf. De Hoe-vraag bestaat uit de elementen aanpak, risico’s en afhankelijkheden. Met de vraag Waarbinnen wordt aandacht besteed aan de randvoorwaarden en de kwaliteit. Ten slotte komen tijd en geld aan de orde bij de vraag: Waarmee?

Stoppen of doorgaan

Op basis van het Project Canvas kan de opdrachtgever besluiten om door te gaan of om te stoppen of om doorgaan. Stoppen is geen probleem, omdat er nog niet veel gedetailleerd werk is verzet. Als het besluit is om door te gaan, vormt het canvas het startpunt voor het opstellen van een ‘projectcontract’ als officieel startdocument. Daarin worden de vragen over het project gedetailleerd uitgewerkt.

Kor, Bos en Van der Tak hebben Project Canvas opgezet als een werkboek, waarbij de lezer voldoende achtergrond wordt geboden om doordacht aan de slag te kunnen. ‘In de eerste hoofdstukken stellen we kort de vijftien elementen voor. Bij elke toelichting staan hulpvragen die richting geven aan het gesprek over het beoogde project. We staan stil bij het procesmatige, creatieve karakter van een Project Canvas, en vanzelfsprekend besteden we aandacht aan de samenwerking die nodig is om het team effectief en efficiënt te laten werken.’

Door eerst een Project Canvas op te stellen voorkom je dus dat de organisatie zich halsoverkop in een project stort dat niet goed is doordacht. Slim, want we kennen allemaal wel voorbeelden van projecten die zijn opgestart zonder dat ze ooit tot een resultaat leiden. Dat kost inderdaad veel geld en levert alleen maar een hoop frustratie op. Wat dat betreft zou het goed zijn als het maken van zo’n Project Canvas een ‘verplichte’ eerste stap werd.

Energie en emotie

Maar hoe voorkom je dat Project Canvas als methode na verloop van tijd sleets wordt en eindigt als een vinkje dat ook nog even gezet moet worden? ‘Dat kunnen wij niet voorkomen’, zegt Van der Tak berustend, ‘dat is het risico van elke methode. Ik zou het wel heel jammer vinden, als het een rituele invuloefening werd. Uiteindelijk hangt het van de opdrachtgever af, of het serieus blijft. Die moet erop staan dat hij een overtuigend verhaal krijgt van het team, een verhaal waar energie in zit en emotie.’

En die gele briefjes die er moeten worden geplakt, is dat ook niet een flauw trucje aan het worden zo langzamerhand? Van der Tak schudt van nee, maar Rudy Kor knikt: eigenlijk is hij daar ook niet zo van. ‘Maar’, zegt hij, ‘ik snap dat het voor veel mensen een handige manier is, vooral omdat zo visueel is. Je kunt ook door een iemand op laten schrijven en uitwerken wat er allemaal is bedacht, maar ik zie ook wel dat je meer betrokken bent en meer gefocust als je er samen omheen staat’.

‘Inmiddels kan ik het zien als een hulpmiddel dat je nodig hebt om de energie te richten, om samen betekenis aan iets te geven. Dat heb ik geleerd bij een aantal grote internationale projecten, met twintig, dertig Chinezen, Amerikanen en Friezen in een zaal. Als je in zo’n gezelschap de vraag stelt wat de deelresultaten zijn, dan krijg je alleen maar lange ingewikkelde zinnen terug. Als je een harkje tekent en zegt: Nu gaan we daar de deelresultaten in hangen, dan gebeurt er wat. Door methodes als Agile en Scrum zijn mensen eraan gewend geraakt om zo te werken.’ Kor en Van der Tak benadrukken dat Project Canvas als methode niet ‘eenkennig’ is. Voor de toepasbaarheid maakt het niet uit volgens welke van de vele manieren van projectmanagement er vervolgens gewerkt gaat worden.

Proef op de som

‘Het is ook geen compleet nieuwe werkwijze die we voorstellen,’ benadrukt Kor. ‘Project Canvas is een werkmethode die we je aanreiken voordat je naar je eigen aanpak gaat. Die aanpak, daar komen we niet aan want daar hebben mensen tijd en geld in geïnvesteerd. Bij de grote organisaties hebben ze of allemaal Agile geleerd of Scrum of Projectmatig Creëren. Dat komt wel goed. Het enige wat wij zeggen is: spring nou niet te snel naar die aanpak maar kies eerst wat je nou eigenlijk wilt. Dan kun je daarna de juiste afslag kiezen die je brengt waar je heen wilt met je project.’

Alsof zij nog eenmaal de proef op de som wilden nemen, hebben Kor, Bos en Van der Tak ook zelf eerst een Project Canvas gemaakt voordat zij begonnen aan het project dat het samen schrijven van een boek nu eenmaal is. Die exercitie leverde misschien wel het beste voorbeeld op dat in Project Canvas te vinden is. Saillant detail is dat daarop Twynstra Gudde en Bos & Co als ‘opdrachtgever’ vermeld staan. Hoe dat zo?

‘Ons boek is voortgekomen uit een wens van Twynstra Gudde en van Jo Bos,’ legt Rudy Kor uit. ‘Die dragen allebei graag bij aan de verdere ontwikkeling van het vak. In dit geval door ons nog eens een keer naar al die methodes te laten kijken, hoe je daar handig mee om kunt gaan juist aan het begin van een project. Zodat zij daar in hun advieswerk gebruik van kunnen maken. Vandaar dat wij hen op het canvas onze opdrachtgevers hebben genoemd. Maar dat is reuze betrekkelijk hoor. Je kunt mij wel een opdracht geven, maar of ik die ook aanneem is altijd nog maar de vraag!’ Hoogste tijd om naar het Kor Café te gaan.¶

Herfsttijd, canvastijd nieuws
20 oktober 2016 | Bertrand Weegenaar

Het is herfst. De tijd van bockbier, Beaujolais Primeur, en reflectie. Om langzaam naar achteren te kijken en strategisch naar voren. Om op de hei de eerste kladversies van 2017 uit te werken. Sinds een aantal jaren komen dan niet de rollen brown paper, sticky notes en stiften, maar de canvassen op tafel.

Innovatief ingestelde bedrijven gebruiken al enige jaren het Business Model Canvas, de klantgeoriënteerde teams het Waarde Propositie Ontwerp om de fit tussen klant en product helder te krijgen. Beiden uit de koker van Alexander Osterwalder en Yves Pigneur en hun teams van bedenkers en medeauteurs. Uitgewerkt in de succesvolle boeken Business Model Generation en Waarde Propositie Ontwerp . En een woud aan adviesbureaus om organisatie te helpen te starten en vast te houden.

Er zijn tegenwoordig echt voor bijna elke bedrijfsuitoefening canvassen. Voorgedrukte formats die de moeilijke ‘Hoe pakken we het aan?’-discussie van de lege brown papers voorkomen.

Welk bedrijf heeft geen projecten? Klopt, bijna geen één. En projecten beginnen? Goed inrichten? Stakeholders identificeren en tevreden houden? Het project uitvoeren EN resultaten zichtbaar en duurzaam maken? Kan daar nu eens geen canvas voor gemaakt worden? Projectveteranen en auteurs Rudy Kor, Jo Bos en Theo van der Tak hebben zich verenigd en het alomvattende Project Canvas ontworpen. Meteen een disclaimer: projecten blijven mensenwerk en een canvas lijkt een invuloefening. Een complex gebeuren teruggebracht tot 14 hokjes en één cirkel (WAT). Dit doordenken en invullen en er staat een basis. Het boek Project Canvas (‘Samen naar de kern van je project’) is een uitvoerige beschrijving van de onderliggende vragen om een projectstart te regelen. Het canvas invullen brengt de gebruiker langs de vragen Wat, Wie, Hoe, Waarbinnen en Waarmee? Het boek geeft uitvoerige beschrijvingen van al die hokjes en de betekenis voor je project.

In het laatste deel van het boek wordt het Project Canvas vergeleken met de startdocumenten die je bij andere projectmethodieken opstelt. In de wereld van Prince2 ben je bezig met een projectbrief. De eerste stap na het mandaat om een project te starten. Diverse elementen uit de canvas zullen in de businesscase komen.

In de wereld van Agile hebben de auteurs gekozen om Project Canvas te vergelijken met AgilePM. Het overlapt daarbinnen de pre-projectfase en delen van het haalbaarheidsonderzoek. Het canvas is verder goed geschikt als teammethode om binnen AgilePM aan de slag te gaan. Samen en visueel sterk.

Een kritische kanttekening. De charme en deel van het succes van de boeken van Osterwalder en Pigneur is dat ze rijk aan voorbeelden uit de praktijk zijn. Herkenbare voorbeelden zodat de canvassen gaan leven. Dit aspect ontbreekt in Project Canvas. Ik hoop op een snelle tweede versie, verrijkt met die voorbeelden.

Meer canvassen, veel meer canvassen in Ontwerp Betere Business (‘Nieuwe tools, skills en mindset voor strategie en innovatie’) door Patrick van der Pijl. Ik heb al dagen moeite grip te krijgen op de inhoud. Het is veel design met kleur, toolpictogrammen en lay-out. En dan gaat het ook nog over business ontwerp en veel voorbeelden uit allerlei gebieden als banken, marketing, automotive en ideeën vorming en ... ik raak steeds verdwaalt.

Hier is waar deze blog van een actueel een recensie wordt. Maar dat is aan de redactie, die keuze. Want zo is er verwarring of dit nu een handboek is, een canvas/methode overzichtswerk voor innovatie, en business ontwerp in een oneindige loop. Maar ook het managen van innovatie en ideeën.

OK, hou het simpel! Een greep uit de canvassen: Team Charter Canvas, 5 Bold Steps Vision Canvas, Coverstory Vision Canvas, Design Criteria Canvas, Context Canvas. Van daaruit ga je naar de Businessmodel Canvas en het Waarde Propositie Canvas. Om nog even stil te staan bij de Storytelling Canvas en de Customer Journey Canvas. En als je dan heel veel uitgewerkte ideeën hebt, dan kun de Innovatiematrix Canvas (een canvas met 4 vakjes) en het Validatie Canvas inzetten. Of het bijzondere Riskante Aanname Canvas! Stiekem volgen de auteurs alle fases van De Lean startup (van Eric Ries) wat later in het boek uitgelegd wordt.Wat was het doel van de auteurs van dit boek?

Inzicht voor de lezer hoe met behulp van canvassen het business ontwerp proces leuk, visueel, gezamenlijk, spannend en inzichtelijk te maken valt. Hiervoor zijn te veel bomen in het bos gezet. Een overzicht van alle moderne technieken en tools die er nu op dat gebied zijn? Dan is de vorm van het boek minder handig gekozen.

In Lean is het nu tijd om de Validatie Canvas te pakken en met de volgende pivot (lees: druk van dit boek) meer overzicht te verschaffen. Schrijven is ook schrappen. Een basisboek misschien? Oeps er moet nog opgeschaald en geaccelereerd worden want het Investment Readiness Level Canvas moet nog ingevuld worden! Is er al een Canvas voor Dummies?

Als canvassen toch uw ding is. Dan kunt u voor nog meer canvas voorbeelden shoppen in Engage!- Reisgids voor veranderavonturen. Een Change Canvas voor de verandering bijvoorbeeld.

Ach zo’n lekker jaren ’90, leeg A0, wit papier waar even over de structuur nagedacht moest worden. Als opwarmer.

Preview - Project Canvas preview
13 september 2016 | Rudy Kor

Het boek Project Canvas - samen naar de kern van je project, van Rudy Kor, Jo Bos en Theo van der Tak, maakt het 'canvas-denken' dat door Osterwalder alweer jaren geleden geïntroduceerd is, toepasbaar voor projecten. Een preview.

Wij hebben veel projectteams en hun opdrachtgevers geholpen bij de start van hun project. Wat we in al die jaren geleerd hebben is dat ‘een goed begin het halve werk is’. Een geweldige open deur, maar deze wijsheid gaat nog steeds op. Vaak hoorden we van opdrachtgevers de verzuchting ‘waarom moet het allemaal meteen zo lang duren voordat er enige duidelijkheid is wat er gaat gebeuren’. En van projectteamleden hoorden we vaak ‘we schrijven uitgebreide plannen waar vervolgens niks mee gebeurt’.

Er is behoefte aan een globaal beeld

We hebben gemerkt dat in de ‘improvisatiefase of preprojectfase’ er bij de betrokkenen vooral behoefte is aan een eerste beeld van het project en minder aan volledigheid. Het Project Canvas helpt hen daarbij! Het Project Canvas is een hulpmiddel dat de projectleider en het team helpt om de hoofdlijnen snel zichtbaar te maken en te beoordelen of het project wel nuttig en haalbaar is.

Ons Project Canvas geeft op een visuele manier inzicht in de hoofdlijnen van een project.

Van idee naar overzicht

Het Project Canvas helpt de betrokkenen bij de fase van het komen van idee naar het eerste globale overzicht van het waarom en hoe. Het Project Canvas kan kortweg in kernwoorden getypeerd worden: snelheid, interactie, co-creatie, visualiseren, motivatie, gemeenschappelijke taal, pro-activiteit, open dialoog, eigenaarschap en samenhangend beeld.

We hebben gemerkt dat het projectteam praktisch houvast vindt bij het toepassen van het Project Canvas. Zij zijn immers in eerste instantie verantwoordelijk voor de inrichting van het project en met het canvas leggen ze daarvoor de basis.

Ook de opdrachtgever en het management zijn gebaat bij een ingevuld canvas, ze weten immers snel waar ze aan toe zijn. Ze kunnen ook sneller en beoordelen of het project wel nuttig en haalbaar is.

Omdat er ook expliciet aandacht aan de belanghebbenden wordt besteed, worden hun opvattingen ook vroegtijdig verwerkt.

Het ingevulde canvas beantwoordt 15 vragen

Ons Project Canvas geeft op een visuele manier inzicht in de hoofdlijnen van een project. Het canvas bestaat uit een 15 ‘vragen’ (we noemen ze elementen) waarbij het team de antwoorden vastlegt met ‘post-its’. En aan het eind van de ‘canvas-workshop’ wordt het grote vel dat aan de muur hangt, vol met ‘geeltjes’, met de opdrachtgever en eventueel met belanghebbenden besproken.

De 15 ‘vragen’ (we noemen ze elementen) hebben we gegroepeerd rondom vijf kernvragen die de essentie van elk project en dus ook van het Project Canvas vormen. Deze zijn Wat, Wie, Hoe, Waarbinnen en Waarmee?

In de Wat-vraag zijn de achtergrond, probleem/uitdaging, doelen, resultaat en afbakening als elementen opgenomen.

Bij Wie gaat het om de opdrachtgever, belanghebbenden en het projectteam.

De Hoe-vraag bestaat uit de elementen aanpak, risico’s en afhankelijkheden.

Met de vraag Waarbinnen wordt aandacht besteed aan randvoorwaarden en kwaliteit.

Ten slotte komen tijd en geld aan de orde bij de vraag: Waarmee?

Op basis van het canvas kan de opdrachtgever een besluit nemen over stoppen of doorgaan. Als deze besluit tot stoppen, dan is er niet veel nodeloos gedetailleerd werk verzet. We hebben ervaren dat een canvas – na voorbereidend werk – in een of twee ochtenden opgesteld kan worden.

Wat komt er na het goedgekeurde canvas?

Als besloten wordt om door te gaan dan vormt het uitgewerkte canvas een goed startpunt voor het opstellen van het ‘project contract’ (PID, projectplan, projectopdracht, project contract) of welke term gebruikt wordt voor het officiële startdocument van een project. En daarin worden de wat en hoe van het project gedetailleerd uitgewerkt.

Welke benadering gekozen wordt (Projectmatig Werken, Projectmatig Creëren, PRINCE2, Agile, Scrum, PMBoK of anders), vanuit elke aanpak is het canvas bruikbaar.

Gebaseerd op bestaande aanpakken is er een nieuwe werkvorm ontwikkeld

Lezers die een geheel nieuwe aanpak van het managen van een project zoeken kunnen we geruststellen (en in sommige gevallen teleurstellen). Het boek is gebaseerd op onderwerpen die ook in andere aanpakken voorkomen. Het vernieuwende is de interactieve en pragmatische werkwijze van opstellen van een eerste ’plan’ en de visuele weergave ervan.

Het boek is opgezet als een werkboek, waarbij de lezer voldoende achtergrond geboden wordt om doordacht aan de slag te kunnen.

In de eerste hoofdstukken worden de 15 elementen kort toegelicht bij elke toelichting staan een aantal hulpvragen die richting geven bij het gesprek over het beoogde project. Verder wordt in het boek aandacht besteed aan het creatieproces van een project canvas. Vanzelfsprekend besteden we veel aandacht aan de samenwerking in een team.

Rudy Kor is als organisatieadviseur verbonden aan Twynstra Gudde – Adviseurs en Managers in Amersfoort. Hij heeft zich gespecialiseerd in (project)managementvraagstukken met aandacht voor onderwerpen als inrichting van de projectorganisatie, het opdrachtgeverschap en leiderschap. Samen met Jo Bos en Theo van der Tak schreef hij Project Canvas.

Rudy Kor, Jo Bos, Theo van der Tak
Project Canvas

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden