Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20
KPI’s die wel werken
31 oktober 2016 | Kevin Huizer

Wie de prestaties van een onderneming wil meten, kan dat bijna niet anders dan via KPI's: Kritische Prestatie Indicatoren. Een gekwantificeerde set van indicatoren, die voornamelijk bedoeld zijn om de uitvoering van de organisatiestrategie te volgen en waar nodig bij te sturen.

Dat klinkt als de ideale wereld, maar Peter Geelen schetst in zijn boek KPI’s die wel werken, dat KPI’s zoals organisaties deze nu gebruiken, leiden tot onvrede en onbegrip binnen organisaties.

Daarom komt de auteur, die bekend is van het geven van trainingen op het gebied van performance management, met een boek waarin handvatten worden geboden aan organisaties die zelf worstelen met het inrichten van een goedwerkend performance meetprogramma. Het liefst ook op één A4: want teveel KPI’s zonder een onderlinge samenhang verstoort de organisatie alleen maar meer.

Het inrichten van een goedwerkend performance programma, dus met KPI’s die wel werken, lijkt door het lezen van het boek een makkelijke opgave. U zou als lezer verwachten dat u met de aanschaf van het boek weet van de noodzaak van het veranderen van de KPI-structuur van uw organisatie. De auteur heeft er desalniettemin bijna zeventig pagina’s voor nodig om de lezer te overtuigen van het feit dat organisaties worstelen met het bedenken van goede prestatie indicatoren en op welke mogelijke manieren de aanpak hierin fout kan gaan.

Dat is een gemiste kans, zeker omdat Geelen veel organisaties heeft geholpen met het inrichten van praktische KPI-programma’s en daardoor veel ervaring heeft. Hij had de beschikbare pagina’s beter kunnen gebruiken om de uitwerking van zijn visie meer onderbouwing te geven.

De praktische insteek van de auteur maakt het boek echter wel relatief makkelijk om uit te lezen. Aan de hand van de fictieve organisatie ‘eHomes’ worden anekdotische situaties uitgelicht en besproken. Hierin worden tevens de verschillende invalshoeken van het managementteam benadrukt en wordt de nadruk gelegd op het feit dat de hoogst mogelijke persoon binnen de organisatie de kar van het inrichten van KPI’s moet trekken.

De auteur geeft na elk hoofdstuk een aantal stappen, waarmee u zelf een KPI-programma in uw organisatie dient op te zetten. Eén van de aspecten waar Geleen continu op terugvalt is dat men moet denken in klantketens. Geleen meent dat KPI’s te vaak zijn ingericht op organogrammen, wat een eilandcultuur in de hand werkt. Verder, zo vindt hij, heeft dit als gevaar dat afdelingen het werk al snel afschuiven op andere afdelingen en hierdoor alles doen om hun eigen KPI te behalen, terwijl de klant hier niets aan heeft.

Want de klant, daar draait het in het boek wel om, gelukkig. Elke organisatie begint met een visie, die in het boek wordt gestempeld als de droom. Door het KPI-model om te draaien en in te richten op klantketens in plaats van de afdelingen binnen organisaties en daar één persoon voor verantwoordelijk te maken, is het makkelijker om het KPI-programma rondom de klant te laten plaatsvinden. Hierdoor werken afdelingen met elkaar samen om het beoogde resultaat voor de klant te realiseren, wat uiteindelijk weer bijdraagt aan de droom voor de organisatie.

Na dit gegeven gaat de auteur verder om te beschrijven hoe men van klantketen naar processen gaat met de bijbehorende KPI’s en uiteindelijk hoe men van proces-KPI’s naar resultaat-KPI’s gaat. Ook dit gaat allemaal aan de hand van het fictieve bedrijf eHomes.

De stappen die zij vervolgens nemen lijken verdacht veel op het volgen van trainingen of workshops. Zo hebben de werknemers van eHomes diverse sessies met elkaar en spelen ze een managementgame. Het lijkt alsof Geleen getracht heeft zijn trainingen één op één door te vertalen in zijn boek.

Het boek sluit af met een checklist voor goede KPI’s en tipt ook nog een stukje IT aan om het meten van bepaalde KPI’s te automatiseren en op welke manier de KPI’s visueel gemaakt kunnen worden.

De praktische insteek met het fictieve bedrijf eHomes maakt het boek weliswaar makkelijk om te lezen, maar mist daardoor wel diepgang. Dat terwijl de auteur een goede visie schetst op KPI’s en hoe dit werkelijkheid kan worden. In het boek wordt een aantal uitspraken gedaan over wat managers vinden (inclusief percentages), maar verwijzende literatuur naar deze onderzoeken mist hier. Door het boek heen worden lovende recensies van bestuurders en managers getoond, maar ik vraag me als lezer af of dit betrekking heeft tot het boek of één van zijn trainingen.

Al met al wil het boek KPI’s die wel werken dat u een KPI-programma opstelt dat zo simpel is dat het op één A4 past. De inzichten en adviezen van de auteur zijn praktisch en enigszins vernieuwend, maar zouden ook prima op één A4 kunnen worden uiteengezet.

Kevin Huizer is CRM Consultant bij Cayentis

KPI's die wel werken
28 juni 2016 | Peter Streefkerk

Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) kom je overal tegen in bedrijven en organisaties. Toch blijken ze in de praktijk vaak niet of niet goed te werken. In KPI’s die wél werken legt Peter Geelen uit waarom mensen die met KPI’s aan de slag gaan onbewust barrières opwerpen voor de uitvoering van de strategie van hun bedrijf of organisatie.

Het gevolg is dat in heel veel gevallen KPI’s de schuld krijgen en de resultaten achterblijven bij de verwachtingen. Aan de hand van de stapsgewijze uitleg in dit boek leer je hoe je de meest voorkomende valkuilen bij het werken met KPI’s kunt voorkomen.

KPI’s zijn van het gehele bedrijf of organisatie
De grootste valkuil bij het opzetten en gebruiken van KPI’s is het vertalen van de indicatoren via het organogram. Daardoor creëren afdelingen hun eigen eilandjes die niet met elkaar samenwerken. Iedere afdeling concentreert zich op zijn eigen indicatoren en werkt daarmee contraproductiviteit in de hand. Het resultaat: KPI’s die niet werken en collega’s die elkaar vliegen proberen af te vangen. Hoe frustrerend kan dat zijn? De oplossing zoals gepresenteerd in KPI's die wel werken zit hem in de integrale aanpak en de samenwerking tussen de verschillende afdelingen. Auteur Peter Geelen noemt dit integraal Performance Management (iPM®). De inrichting van een goed werkende KPI-structuur vormt daarvoor het startpunt.

Compact en makkelijk leesbaar
Net als een groot aantal andere auteurs gebruikt Peter Geelen in zijn boek een uitgewerkte praktijkcase als rode draad voor het verhaal dat hij over de bühne wil brengen. Het bedrijf eHomes heeft in deze case een aantal technische oplossingen ontwikkeld die het huis van de toekomst ook in bestaande huizen tegen betaalbare prijzen mogelijk maakt. Het bedrijf onderscheidt zich daarmee van de concurrentie, maar heeft moeite om de strategie aan de hand van KPI’s te vertalen naar betere prestaties. In 20 compacte en daardoor overzichtelijke hoofdstukken schetst Peter Geelen op een makkelijk leesbare manier de worsteling van eHomes en zijn medewerkers met de implementatie van het KPI-programma. Ieder hoofdstuk wordt afgesloten met een ultrakorte samenvatting van de belangrijkste tips uit dat betreffende hoofdstuk.

Vier pijlers KPI-programma
De vier pijlers van het KPI-programma (procesverbetering, teamontwikkeling, leiderschap en samenwerking) komen successievelijk aan bod in het boek. Daardoor realiseer je je als lezer vrij snel dat het werken met KPI’s meer behelst dan alleen het formuleren van de belangrijkste prestatie indicatoren en het bewaken daarvan. Als je op een juiste manier met KPI’s aan de slag gaat, betekent de aanpak dat de medewerkers een veranderingstraject ingaan waarbij zij op een andere, efficiëntere manier naar hun werkprocessen moeten kijken. In plaats van het denken vanuit de organisatiestructuur en de individuele afdelingen neem je de klantketens als uitgangspunt voor de vertaling van KPI’s naar de werkvloer. Bij het definiëren van de klantketens redeneer je vanuit de producten en diensten die je bedrijf of organisatie levert.

Begin met het waarom
Bij de uitwerking van het KPI-programma nieuwe stijl speelt verder de waarom-vraag een belangrijke rol (Simon Sinek – Begin met het Waarom). Peter Geelen benadrukt dat je de reis van het KPI-programma start met de achterliggende droom (waarom) en de verandering die nodig is om deze droom te realiseren (hoe). Via een nadere uitwerking van de KPI’s die je relateert aan de doelstellingen van je bedrijf of organisatie (wat), gaan de KPI’s op deze manier meer leven voor de medewerkers die er mee moeten werken. Dit staat in schril contrast met de traditionele manier van werken met KPI’s, waarbij de (financiële) doelstellingen het uitgangspunt vormen.

Proces KPI’s in combinatie met resultaat KPI’s
Van huis uit gebruikt men binnen veel bedrijven en organisaties resultaat-KPI’s (voor het overgrote deel zelfs financiële KPI’s) waarvan de medewerkers de uitkomsten achteraf en dus reactief rapporteren. Vanzelfsprekend heb je deze KPI’s nodig, maar daarnaast introduceert Peter Geelen proces-KPI’s die je eerder in de tijd (proactief) kunt monitoren en via oorzaak- en gevolgrelaties aan de resultaat-KPI’s dient te koppelen. Het verandert de insteek voor de medewerkers aanzienlijk. Bij het rapporteren van resultaat-KPI’s voelt dit voor hen als verantwoording afleggen over iets waar ze geen invloed meer op kunnen uitoefenen, bij het rapporteren van proces-KPI’s kunnen ze als medewerkers nog wel actief invloed uitoefenen. Dat vergroot de acceptatie van het KPI-programma en levert op termijn de resultaten op die de organisatie voor ogen had toen ze haar droom formuleerde.

KPI's die wel werken is beslist een aanrader voor iedereen die zich op strategisch niveau bezig houdt met de ontwikkeling van de organisatie binnen zijn bedrijf. Door de integrale aanpak en het denken in klantketens wordt je bijna als vanzelf ‘gedwongen’ om de gewenste organisatie ontwikkeling  en de daarmee gepaard gaande interne prestatieverbetering in samenwerking met de andere organisatie onderdelen op te pakken. Zelf noemt auteur Peter Geelen in zijn laatste hoofdstuk een groot aantal specifieke vraagstukken waarbij het werken met KPI’s ook van pas kan komen. Onder meer bij de invoering van operational excellence, de integratie van organisaties of organisatieonderdelen, de introductie van nieuwe ICT systemen en de verbetering of uniformering van processen.

Peter Streefkerk is eigenaar van Respect Inkoopconsultancy. Hij houdt zich bezig met interim management, advisering, projectmanagement, training en coaching. Hij is auteur van de boeken Inkopen voor Dummies, Inkoop en een groot aantal artikelen over inkopen. Zijn recensies verschenen eerder op www.inkopers-cafe.nl

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden