Geef ze de ruimte! gaat over anders organiseren. Het zet aan tot een paradigmaverandering in organisatieontwerp: van traditioneel organiseren met ruimte als restwaarde, naar modern organiseren met ruimte als kernwaarde.
Hoewel het begrip 'ruimte' aantrekkelijk klinkt voor medewerkers van organisaties, bezorgt het veel managers een beangstigend gevoel door de ongrijpbaarheid ervan. Voor hen is het geen tastbaar instrument. Dat komt doordat de traditionele organisatieleer eigenlijk nooit uitgaat van ruimte (en dus van kansen en mogelijkheden), maar van beperkingen (in plaats en tijd) en het overwinnen daarvan. Traditioneel wordt alleen naar structuren, procedures, functies en taken gekeken: gestolde en starre elementen die optimaal functioneren juist belemmeren.
De auteurs van 'Geef ze de ruimte!', René Tissen, Frank Lekanne Deprez, Rosalie Burgers en Frank Halmans, gaan verder dan de traditionele organisatieleer. Zelfs zo ver dat ze veronderstellen dat organisaties net zo goed kunnen concurreren via verschillende organisatievormen - al dan niet onder één dak - als nu het geval is via markten, producten en diensten. Allerlei klassieke problemen kunnen door zorgvuldig organiseren op een natuurlijke wijze worden weggenomen, zo stellen de auteurs. Denk bijvoorbeeld aan problemen als de spanning tussen stabiliteit en dynamiek, tussen kracht en afhankelijkheid, tussen structureren en reorganiseren en tussen managers en medewerkers. Verschillende organisatievormen zien zij flexibel naast elkaar functioneren binnen één organisatie. Het ontwerpproces dat beschreven wordt, bestaat uit de stappen dimensioneren, oriënteren en formatteren. Kennisdomeinen die onderscheiden worden naar hun aard - routinematig, lerend of innovatief - vormen het uitgangspunt.
Cruciaal hierbij is dat uitgegaan wordt van de intentie waarmee specifieke kennis van managers en medewerkers ingezet en verrijkt moet worden om voor de organisatie van toegevoegde waarde te zijn. Ruimtelijk organiseren vraagt om een andere kijk op mensen, namelijk dat het belangrijk is om hun kennis, aandacht en concentratie bijeen te brengen, in plaats van zich te richten op hun taken en activiteiten. Traditioneel begrenzen wij werk door middel van functies, structuren en processen. Zo besturen wij de inzet van mensen. De kennis die zij hebben en inzetten, begrenzen we echter niet. Sterker nog, we proberen mensen eigenlijk altijd aan te zetten tot het (ongericht) verwerven van méér kennis en het inzetten daarvan. Dit leidt mensen af van de taak die ze te vervullen hebben. Mensen hebben baat bij begrenzing van kennis, zodat duidelijk is wat de aard is van de kennis die van hen gevraagd wordt. Bij routinematig werk wordt een andere oriëntatie op kennis gevraagd dan bij lerend of innovatief werk. Deze andere benadering van medewerkers heeft vanzelfsprekend ook verstrekkende gevolgen voor de stijl van managers en de focus van de HR-functie. Deel I van 'Geef ze de ruimte!' beschrijft op compacte wijze de aanpak van ruimtelijk organiseren. Verschillende theoretische indelingen en invalshoeken worden beknopt behandeld, in eerste instantie is de samenhang hiervan soms niet duidelijk. De auteurs introduceren termen zonder dat ze daar een heldere betekenis aan geven. De case study, een beschrijving van de toepassing van het concept bij organisatieontwerp op een afdeling binnen het CBS, doet de behandelde onderdelen op hun plaats vallen. Deel II gaat dieper in op de achtergronden voor de toepassing van ruimtelijk organiseren. De auteurs schrijven bevlogen over hun zienswijze, die zeker vernieuwend is. Hun denkbeelden zijn prikkelend. Het gaat om een paradigmaverschuiving die niet alleen organisatieontwerp zal raken, maar ook het dagelijkse management van de nieuwe organisatie. Daarnaast is een zekere dubbelhartigheid te proeven. Enerzijds wordt gesteld dat ruimtelijk organiseren zowel de belangen van de organisatie als die van de medewerker dient. Zij spreken bijvoorbeeld over 'warme, uitnodigende arrangementen van kennis, mensen en technologie'. Anderzijds hangen de auteurs ook de machinemetafoor en het paradigma van maakbaarheid aan. Dit blijkt uit zinsneden op tal van plaatsen in het boek, bijvoorbeeld waar zij stellen dat medewerkers 'door de organisatievorm gereguleerd het best tot hun recht komen'. Of waar zij in de stap 'formatteren' het inzetten van ICT bespreken, die dwingend bepaalt wanneer mentale vrijheid van een medewerker toegestaan wordt, omdat die zal bijdragen tot beter presteren. Sturen op 'goed' functioneren van de medewerker lijkt daarmee de belangrijkste drijfveer om diens mentale ruimte te beïnvloeden. In 'Geef ze de ruimte!' wordt ruimtelijk organiseren gepresenteerd als een 'praktisch werkbaar alternatief voor traditionele manieren van organiseren'. De beschreven case is echter nog niet geïmplementeerd. Hoe adaptief en daarmee 'flexibel houdbaar' een dergelijk organisatieontwerp werkelijk is, houden we dus nog even te goed.
Over Belia van den Berg
Belia van den Berg heeft zich gespecialiseerd in gedrag en dynamiek in teams, met name in innovatieve omgevingen. Vanuit Genius Groups en Oceantree adviseert zij organisaties en teams. Eerder werkte zij als adviseur en business unit manager bij een groot adviesbureau. Zij is coauteur van 'IMPACT', een boek over Large Scale Interventions. Haar proefschrift, 'Net het echte leven' gaat over teamdynamiek. U kunt contact met haar opnemen via belia@geniusgroups.nl.
