We staan elke dag bloot aan een grote hoeveelheid informatie. Ergens anders lees ik de vergelijking met drinken uit een brandslang die vol open staat. Alles proberen tot je te nemen is onmogelijk. Zelfs artikelen ‘bewaren voor later gebruik’ kan leiden tot een overvloed, want wanneer gaan we die lezen? Het is beter selectief te zijn, maar de grote vraag is: Hoe dan?. De methode die Forte beschrijft helpt hierbij. De stappen van de methode zijn samen te vatten als CODE: Capture (vastleggen), Ordenen, Distilleren, Expressie.
Capture
Tiago Forte raadt aan alleen maar te bewaren wat je echt aanspreekt: de ideeën die mogelijk nuttig of juist controversieel zijn. Alles wat geen waarde toevoegt, laat je bewust los.
Ordenen
Je ordent je ideeën met actie als doel, dus de projecten waar je nu mee bezig bent. Hierbij kun je het PARA-systeem gebruiken: Projecten, Area’s (gebieden), Resources (bronnen) en Archieven.
Distilleren
Als je je notities hebt geordend, ga je waarschijnlijk patronen zien. Breng de inhoud in een aantal ronden terug tot de kern van een of twee zinnen. Bij alles houd je het toekomstig nut in de gaten.
Expressie
Nu is het tijd je werk te laten zien aan anderen. Als je deze stap laat zitten, loop je het risico dat je wel veel informatie opneemt, maar het nooit gebruikt. Laat je met het delen vooral niet tegenhouden door perfectie. Een mooie quote bij dit hoofdstuk: ‘Pas wanneer je je ideeën de wereld in brengt en je kennis omzet in actie begint het leven werkelijk te veranderen.’
Systeem
Forte noemt Building a Second Brain een systeem. Geen tool, ook al zullen we tools gebruiken om de indormatie op te slaan. Eigenlijk is alleen een notitie-app nodig, volgens Forte. Vooral een die je zelf prettig vindt. Daar zit een kern in die voor het hele boek geldt: Forte biedt een manier om je informatie te selecteren en te ordenen, maar probeer vooral ook uit wat werkt voor jou.
Mijn eigen ervaring
Al lezend begon ik meteen aanpassingen te maken in mijn manier van artikelen, documenten en e-mail opslaan. Ik ben me nu veel meer bewust van wat ik bewaar. Dus niet van alles wat interessant is maar eigenlijk mijn ideeën bevestigt, maar juist iets wat opvalt of anders is. Ik gebruik nu ook veel eerder mijn notitie-app (ik gebruik Evernote) wanneer ik iets lees wat opvalt.
De folders van documenten heb ik volgens PARA geordend. Daarbij merk ik dat ‘Projecten’ heel duidelijk is en goed bevalt, want dat is mijn ‘go-to’ map voor lopende zaken. Met ‘Areas’ (gebieden) ben ik nog wat aan het puzzelen. Ik moet meer nadenken over wat daar in komt en ook de naam triggert mij niet om er naar te kijken. Zo ben ik dus bezig te bepalen wat werkt voor mij, zodat ik informatie snel terug vind.
Kerninformatie
De manier om kerninformatie uit artikelen te destilleren sprak me aan. In eerste instantie wilde ik dat bij dit boek proberen, maar dat is wel veel werk. Highlights uit het boek noteren, daaruit weer het belangrijkste markeren, tot de kernzaken overblijven. Dit ga ik later nog eens op een korter artikel proberen. Ook herkende ik meteen dat ik veel lees, maar daar weinig mee doe. Een recensie zoals deze schrijven is een vorm van expressie. Tegelijkertijd ben ik gaan nadenken hoe ik deze boodschap nog meer kan delen. In een blogpost of op Twitter bijvoorbeeld. Inspiratie genoeg dus.
Misschien is Building a second brain weer een methode om je werk te organiseren, maar Tiago Forte sprak me aan op manieren die ik ook hanteerde en bood tegelijkertijd een alternatief. Daardoor ging ik meteen aan de slag aanpassingen te maken. De methode voelde ook niet zo star dat het een keurslijf werd die niet paste. Kortom, een aanrader voor wie nog wel hulp kan gebruiken in deze wereld van informatie overvloed.
Over Carla Verwijs
Carla Verwijs is managementconsultant met een specialisatie in kennismanagement.
