Naast alle verschillen tussen organisaties, is er volgens Mintzberg één onveranderlijke essentie: er bestaat niet zoiets als de beste manier om een organisatie te structureren of te managen. Je kunt een fabriek niet managen zoals je een orkest leidt; je kunt geen restaurant runnen zoals je een fastfoodfranchise runt. Hoe je met de verschillen om kunt gaan maakt hij duidelijk in Understanding organizations …. Finally! Het boek is een samenvatting van Mintzbergs vijftig jaar onderzoek.
Organisatie en structuur
Mintzberg definieert een organisatie als een gestructureerde collectieve actie voor het nastreven van een gemeenschappelijke missie. Of anders gezegd, een aantal mensen dat werkt in één of andere geformaliseerde regeling om iets te bereiken. De structuur van een organisatie is het patroon van relaties dat mensen in staat stelt samen doelgerichte acties te ondernemen.
Praktisch raamwerk
Understanding organizations …. Finally! biedt een praktisch raamwerk voor het begrijpen van de complexiteit van organisaties en van de bijbehorende organisatiedynamiek. De beschrijving van configuraties, tijdloze coördinatiemechanismen en managementrollen biedt de lezer praktische handvatten. Hierbij past wel een kanttekening. Mintzberg legt vooral de nadruk op het structureren van organisaties. Hij stipt kort het belang aan van bijvoorbeeld organisatiecultuur en systemen, maar dat allemaal ten dienste van het ontwerpen van de structuur. Actuele onderwerpen zoals zelfsturing, ethiek, motivatie, diversiteit, thuiswerken, coachend leiderschap, etc. komen niet aan bod.
Zeven ideeën
Understanding organizations bestaat uit zeven delen en 21 hoofdstukken van elk zo’n elf pagina’s. In de geest van Mintzbergs voorliefde voor een cijfermatige ordening, volgen hieronder zeven ideeën uit het boek:
1. Bij het nemen van beslissingen, het uitvoeren van managementtaken en bij het creëren van strategieën worden kunst, ambacht en wetenschap gebruikt. In die zin is management geen wetenschap.
2. Als missie en doel van de organisatie duidelijk zijn, dan kan er gewerkt worden aan de structuur van de organisatie. Dat begint met het ontwerpen van posities, vervolgens met het bepalen hoe deze posities in eenheden worden gegroepeerd. Ten slotte is er aandacht nodig voor de systemen van planning en controle en de laterale verbindingen om eenheden met elkaar te verbinden.
3. In elke organisatie zijn de volgende functies aan te treffen: De ‘operators’ die het het uitvoerende werk van de organisatie doen, zoals het maken van de producten en het verlenen van klantenservice. De ‘support staff’ ondersteunt de operators. De ‘analysts’ stellen normen en richtlijnen op hoe het werk uitgevoerd dient te worden. Mintzberg noemt ze ook wel de technostructuur. ‘Managers’ houden toezicht op dit alles en hebben formele verantwoordelijkheid voor een bepaalde eenheid in de organisatie of voor het geheel ervan.
4. Werkzaamheden moeten op enigerlei wijze gecoördineerd worden. Veel mensen denken dat direct toezicht door een leidinggevende de enige vorm is. Maar er zijn nog andere coördinatiemechanismen, zoals onderling overleg, standaardisatie van werkprocessen, standaardisatie van output en standaardisatie van vaardigheden. ‘While many organizations favor one of the mechanisms of coordination, few can get by without using several, usually all.’
5. Mintzberg onderkent vier ‘Fundamental forms of organization’. Deze vormen worden ook wel configuraties genoemd, waarin alle ontwerpvariabelen tezamen komen. De vier meest voorkomende configuraties zijn:
- De Personal Enterprise (ooit noemde Mintzberg dit de Simple Structure),
- De Programmed Machine (ooit Machine Bureaucracy genoemd),
- De Professional Assembly (ooit Professional Bureaucracy genoemd),
- En als vierde de Project Pioneer (of ooit Adhocracy genoemd).
Mintzberg is de ordenaar der ordenaars, dus staat in het boek een figuur waarin hij alles wat hij over de vier vormen heeft geschreven nog een keer schematisch weergeeft. Naast deze vier zijn er nog drie andere configuraties, die anders van aard zijn: De divisie, the community Ship en de politieke arena.
6. De vier plus drie zijn basisvormen, met als relativering dat geen van deze vormen in zuivere vorm bestaat. Je kunt bijvoorbeeld geen pure ‘Programmed Machine’ hebben. Medewerkers zouden gek worden van de druk naar steeds meer efficiëntie. Vandaar dat Mintzberg het heeft over hybride vormen. Een orkest is een hybride vorm van de op leiders gerichte persoonlijke organisatie en de op vaardigheden gerichte professionele organisatie. Een andere vorm van hybride is dat in een organisatie sommige eenheden georganiseerd zijn als Project Pioneer en andere als Professional Assembly.
7. Er zijn een aantal omstandigheden – contingentie of situationele factoren – die ervoor zorgen dat de ontwerpelementen de een of andere vorm aannemen. Deze omvatten onder meer de leeftijd en omvang van de organisatie, het technische systeem dat bij de werkzaamheden wordt gebruikt en de dynamiek van de externe omgeving.
Revisie
Understanding organizations …. Finally! is een revisie van Structures in Fives uit 1983. De lezer die bekend is met de boeken van Mintzberg en veel nieuwe inzichten verwacht tegen te komen, raakt teleurgesteld. Mintzberg heeft het nog beter opgeschreven, ballast verwijderd en het anders geordend. En hier en daar, met alle verwarring die dat met zich mee brengt, heeft hij sommige concepten andere namen gegeven. Voor die groep lezers is het boek een goede opfrisser. Daarnaast is er een grote lezersgroep voor wie het gebodene nieuw en net zo relevant is als veertig jaar geleden.
Leerzaam en leesbaar
De voorgaande boeken van Mintzberg waren vooral studieboeken in toon, opzet en degelijkheid. Understanding organizations …. Finally! is anders. Het is een goed toegankelijk en leesbaar boek, en daarnaast nog steeds een degelijk boek. De vele voorbeelden maken duidelijk waar het over gaat. Mintzberg is erin geslaagd om het op een prettig losse toon te schrijven. De index achter in het boek maakt het opzoeken van onderwerpen makkelijk. Verder is een uitgebreide lijst met noten waarin de bron staat waar Mintzberg zich op baseert.
Tijdloze begrippen
Voordat managers en organisatieadviseurs in organisaties iets gaan veranderen, zouden ze eigenlijk hun denkwerk moeten aanslijpen over de dynamiek van organisaties zoals Mintzberg die helder verwoordt. Het maakt ze vertrouwd met de tijdloze basisprincipes van organiseren.
Verder geeft Understanding organizations …. Finally! inzicht in het soort organisatie waar ze in of voor werken en in de onvermijdelijke spanningen die horen bij de gekozen organisatiestructuur. Zowel beginnende als ervaren managers en organisatieadviseurs kunnen profiteren van de verschillende handreikingen die Mintzberg doet om de organisatie(structuur) beter te begrijpen en te ontwerpen.
Over Rudy Kor
Rudy Kor is zelfstandig organisatieadviseur en auteur van diverse managementboeken. Tot voor kort werkte hij (als senior partner) bij Twynstra Gudde. Hij startte zijn werkzame leven bij Philips in Eindhoven. Als adviseur helpt hij (project)managers bij het effectiever inrichten van hun projecten. Als veellezer wordt hij gedreven door nieuwsgierigheid en schrijft regelmatig boekrecensies.
