We veranderen wat af. Bij de overheid, in het bedrijfsleven en in sectoren als gezondheidszorg, onderwijs, welzijn en cultuur. Veel verandertrajecten leveren niet het gewenste resultaat op omdat er te weinig aandacht is voor de ‘zachte’ kant van veranderen. Of veranderingen slagen wordt namelijk voor een belangrijk deel bepaald door de mate waarin alle betrokkenen tijdens die veranderingen en daarna het gewenste (nieuwe) gedrag vertonen. Dat schrijven Pieter Frijns, Rozemarijn Dols, Roos Koole en Fons van Leeuwen in hun boek Gelukkig veranderen. De auteurs hebben een lange staat van dienst in het aansturen en begeleiden van veranderprogramma’s bij de overheid.
De auteurs zien in de praktijk dat organisaties vooral aandacht hebben voor de ‘harde’ kant van de verandering. Denk aan de inrichting van de programma- en projectorganisatie, het veranderproces en het werken met plannen, protocollen, mijlpalen en rapportages. We vergeten vaak dat veranderen mensenwerk is én blijft en vinden het lastig om met de menselijke kant van veranderen om te gaan, zoals gedrag, communicatie, relaties en cultuur. Volgens de auteurs zijn filmfragmenten uit speelfilms en documentaires bij uitstek geschikt om deze cruciale aspecten van verandering aan de orde te stellen. Aan de hand van zo’n filmfragment kun je met medewerkers, projectleden en opdrachtgevers lastige situaties of (on)gewenst gedrag bespreken en reflecteren op het eigen handelen en dat van collega’s. Dit is de centrale boodschap van het boek.
Gelukkig veranderen bestaat uit twee delen. Deel 1 gaat in op de Gateway Reviewmethode en de onbalans die er vaak is bij verandertrajecten. De Gateway Reviewmethode is een kort (vijf dagen) preventief onderzoek (peer review) dat binnen de overheid bij de meer risicovolle veranderingen wordt ingezet. Met als doel om in een vroeg stadium knelpunten in het verandertraject op te sporen en te toetsen of het programma of project klaar is voor de volgende fase. Met als motto: liever vooraf bijsturen dan achteraf corrigeren. Deze reviewmethode is een aanvulling op de bekende programma- en projectmanagementmethodes MSP en PRINCE2. Sinds de introductie van Gateway Reviews bij de overheid in 2010 zijn er honderden programma’s en projecten gereviewd en zijn er duizenden aanbevelingen gedaan om verandertrajecten bij te sturen. Analyses van al die reviewaanbevelingen laten volgens de auteurs zien dat er vaak onbalans is in de aansturing en beheersing van veranderprogramma’s en –projecten. Het draait dan om onbalans tussen enerzijds inhoud en proces (de harde kant) en anderzijds de cultuur en relatie (de zachte kant). De auteurs noemen deze vier aspecten samen het ‘geluksklavertje’. De onbalans uit zich in de praktijk in vier spanningsvelden (discussiepunten) waarvoor veranderaars een oplossing moeten zien te vinden: (1) ambitie versus realiteit, (2) planmatige versus dynamische aanpak, (3) verticaal versus horizontaal georiënteerde governance en (4) vaste regels en procedures volgen versus doorbreken van vastgeroeste patronen. De auteurs beschrijven kort de verschillende spanningsvelden en schetsen de verschillende gevaren en dilemma’s die kunnen optreden met bijpassende oplossingsrichtingen en veranderstrategieën. De auteurs sluiten het eerste hoofdstuk af met de conclusie dat ook ‘soft controls’ (cultuur en relatie) vragen om harde afspraken waarover je dus nadrukkelijk het gesprek moet aangaan.
Deel 2 gaat over het gebruik van filmfragmenten bij het voeren van dat lastige gesprek. Beelden zeggen immers meer dan duizend woorden. Volgens de auteurs kun je filmfragmenten inzetten bij organisatieverandering, teamontwikkeling en persoonlijke ontwikkeling. Ze kunnen gebruikt worden bij het opleiden van (verander)managers, ze kunnen betrokkenen ervan bewust maken dat verandering en/of ander gedrag noodzakelijk is en dat niets doen geen optie is. Maar ze kunnen ook helpen om situaties beter te doorgronden, waarnemingen en opvattingen van deelnemers te bespreken en om inspiratie te geven voor mogelijke oplossingen en vernieuwingen. Het gebruik van filmfragmenten kan via verschillende werkvormen die in het boek globaal de revue passeren. In het boek komen fragmenten aan bod uit vijf speelfilms: Moneyball, Invictus, Spotlight, Argo en The Imitation Game. Per spanningsveld wordt het gebruik van een specifiek filmfragment besproken waarbij de auteurs aangeven op welke manier en voor welk doel je het fragment kunt inzetten, welke vragen je kunt toepassen en hoe je het gesprek met de deelnemers over het fragment het beste kunt aanpakken. Denk aan vragen bij fragmenten als: wat gebeurt er volgens jou? Waar baseer je dat op? Herken je deze situatie in jouw eigen praktijk? Wat heb jij toen gedaan? Etc. Per fragment staat er een QR-code afgebeeld voor de directe link naar het fragment op internet. Na de beschrijving van het laatste fragment bij het laatste spanningsveld stopt het boek abrupt, alsof de filmprojector het ineens begeven heeft.
Gelukkig veranderen is een compact en goed leesbaar boek met twee gezichten. Het is allereerst een soort stoom- en opfriscursus in verandermanagement met een groot aantal bruikbare inzichten, handige modelletjes, veel voorkomende valkuilen en adviezen om die te ontlopen. Je merkt dat de auteurs veel ervaring hebben op dit gebied. Daarnaast biedt het boek een praktische aanpak om met filmfragmenten meer aandacht te schenken aan de ‘zachte’ kant van veranderen waardoor de kans op verandergeluk en succes toeneemt.
Gezien het belang van ‘de mens’ in verandertrajecten en de eenvoud van de oplossing, lijkt Gelukkig veranderen me een zeer bruikbaar hulpmiddel voor programma- en projectleiders, veranderteams, begeleiders, coaches en alle andere veranderprofessionals waarvoor dit boek bedoeld is. Of zoals de bekende oud-journalist Aad van de Heuvel ooit zei: ‘Betrokkenheid begint met begrip. Snappen hoe de werkelijkheid van de ander er uit ziet. Maar daarvoor moet je eerst je oogkleppen afdoen.’ Gelukkig veranderen kan je daarbij helpen.
Over Sjors van Leeuwen
Sjors van Leeuwen (Indora Managementadvies) is adviseur, auteur en spreker op het gebied van klantgericht ondernemen, strategie en marketing. Door zijn ervaring is hij goed thuis in vele strategische vraagstukken en het toenemend belang van de ‘de klant’ als onderscheidende factor. Sjors schreef o.a. Wendbare strategie op één A4, Zorgmarketing in de praktijk en CRM in de praktijk.
