Falende projecten kosten miljarden
Iedereen heeft wel te maken met projecten. Denk maar eens aan een verbouwing thuis of bij de buren, of een implementatie van een nieuw softwarepakket in jouw organisatie. En, hoe verliep dat? Het is vaak bijzonder wanneer het allemaal strak verloopt; er gaat regelmatig iets behoorlijk mis. Zelfs bij organisaties die zich erin hebben gespecialiseerd!
Het blijkt dat ruim driekwart van de projecten serieuze problemen ondervinden. Ze zijn te laat, boven budget, en/of leveren niet wat er van ze vereist werd, aldus Harvey Maylor – een autoriteit op het gebied van projectmanagement. Al dat falen kost enorm veel geld. De faalkosten in de bouw bijvoorbeeld worden geschat op wel 35% van de totale omzet, en dat tegenover minder dan 2% winstmarge. Omgerekend betekent dit zo’n 20 miljard euro faalkosten per jaar in de bouw! Dat is overigens niet bouwspecifiek, ook aan falende ICT-projecten – alleen al bij de bij de overheid – gaan er jaarlijks miljarden verloren (bleek uit de parlementaire enquête in 2014).
Negatieve prestatiespiraal omkeren
De logische vraag na een falend project is: hoe kon dat gebeuren? Want alles was tot in de puntjes beschreven in metersdikke bestekken, de contracten waren dichtgetimmerd, onze adviseurs zaten er bovenop, en we hebben de opdrachtnemers flink onder druk gezet om te zorgen dat ze op tijd opleverden. Waarom zijn er dan toch zo veel projecten te laat, boven budget of onrendabel? De situatie is vergelijkbaar met een ongezonde leefstijl.
Op projectniveau gezien is het antwoord meestal dat het zeer geleidelijk gebeurde. Deze glijdende schaal heeft meerdere, dieperliggende oorzaken. De oorzaken hierachter ontdek je in het eerste deel van Lean vertaald naar projecten. De verouderde spelregels van efficiency hebben geleid tot fragmentatie, die verhoogde complexiteit met zich meebrengt. Twee andere hoofdoorzaken zijn de sterke financiële sturing van organisaties en – daar deels aan gerelateerde – aanbestedingen, die de fragmentatie weer in stand houden.
In mijn boek laat ik eerst zien hoe je die ongezonde leefstijl omzet naar een gezonde. Het antwoord zit hem niet in individuele projectprocessen, maar in een fundamenteel andere benadering van verandering. Nieuwe spelregels, die je overigens niet opnieuw hoeft uit te vinden, waarmee je samenhang creëert, en de behoefte om complexiteit te reduceren en op te vangen. Dit vereist een bredere kijk dan alleen financiën; je focust op klantwaarde. Dit vereist ook nieuwe contractvormen, want anders blijf je gevangen in contractuele hokjes.
De opstap naar topsport met lean
Daarmee ben je er nog niet! De klanten van tegenwoordig verwachten naast betrouwbaarheid ook échte prestaties. Ze hebben haast en willen weten hoeveel sneller een project opgeleverd kan worden. Ze willen het tevens goedkoper, anders gaat het niet door. En voor kwaliteit spelen design en innovatie steeds meer mee; voor menig bedrijf zijn dit vereisten voor verdere groei. Lean sluit goed aan bij deze behoefte aan topprestaties.
In het tweede (en grootste) deel van mijn boek laat ik namelijk zien hoe je beter, sneller én goedkoper kunt functioneren door lean te vertalen naar jouw organisatie. Een totaal andere benadering van efficiency (kleinere in plaats grotere volumes) en van het betrekken van personeel (denkkracht aanspreken) brengt de nodige flexibiliteit. De gecombineerde denkkracht leidt tevens tot innovaties en lerend vermogen. Het ultieme doel van elke organisatie, wil zij klaar zijn voor een immer onzekere toekomst.
Rudy Gort is ruim vijftien jaar werkzaam geweest binnen projectorganisaties, hij schreef zijn MBA-scriptie over Lean & Sustainability, is voorzitter van het Lean Construction Netwerk Nederland, en een veelgevraagd spreker voor symposia en gastdocent aan diverse hogescholen en universiteiten. Naast zijn advies- en trainingswerkzaamheden is Rudy deeltijdonderzoeker bij het HAN lectoraat Lean. Hij is de auteur van Lean vertaald naar projecten.
