Ik doe een gok: waarschijnlijk liep het teleurstellend af toen je voor het laatst iemand vroeg of je op zijn commitment kon rekenen. En daar is geen glazen bol voor nodig. Onderzoek toont aan dat meer dan de helft van alle commitments in organisaties niet of niet volledig wordt nagekomen. Schokkende uitkomst misschien, maar niet verrassend.
In het razende tempo van verandering, verbetering en vernieuwing wordt nauwelijks de tijd genomen om tot goede afspraken te komen. Kijk naar een doorsnee-meeting waarin na oeverloos heen en weer praten in de laatste 5 minuten nog even snel de acties afgesproken worden. Zo is het woord commitment verworden tot een hol begrip. In de jachtige praktijk betekent het vaak niet meer dan ‘ik zal zien wat ik kan doen’. En dat is een onverantwoord wankele basis om belangrijke besluiten om te zetten in succesvolle acties.
De gevolgen zijn overal zichtbaar. Projecten lopen uit, budgetten worden overschreden, de kwaliteit laat te wensen over en de mensen raken gefrustreerd. En misschien wel het belangrijkste: het imago van de organisatie, het team of de individuele professional loopt deuken op. Klanten en collega’s zijn gewaarschuwd en denken in het vervolg twee keer na voordat ze iets vragen.
Nu het goede nieuws. Als leidinggevende bepaal jij voor een belangrijk deel wat de waarde van een commitment is. Niet door macht of autoriteit uit te oefenen, maar juist precies andersom. Nieuwsgierig hoe dit werkt? Vooruit, twee tipjes van de sluier opgelicht.
Tip 1: Professionals eerst!
Voor veel leidinggevenden is het even slikken, maar in de moderne kennisorganisatie maken professionals de dienst uit. Zij zijn de enigen die alle kennis, competentie en contacten bezitten om het specialistische werk goed uit te voeren. Als geen ander zijn zij in staat om doelen te stellen, prestatiecriteria te benoemen, randvoorwaarden te definiëren, kosten en doorlooptijden in te schatten en de kwaliteit van de output te beoordelen. Schuif daarom materiedeskundigen uit het team naar voren op het moment dat er om een commitment gevraagd wordt. Of neem hen mee naar de meeting waarin de belangrijke afspraken gemaakt worden.
Faciliteer de professionals in je team door hen de verantwoordelijkheid en de middelen te geven om hun werk goed te doen. Vraag hen een reële inschatting te maken van tijd, kwaliteit en kosten. Geef hen de ruimte om na te denken over randvoorwaarden. En bied hen de vrijheid en de middelen om deze voorwaarden ook goed in te richten. Samengevat in een paar woorden: vertrouw op je professionals!
Tip 2: Coach op commitment
Vertrouwen alleen is echter niet genoeg. In de huidige tijd van risicobeperking en compliance wordt van de leidinggevende verwacht dat hij grip houdt op de performance van zijn afdeling of team. En dat is niet vanzelfsprekend als je voor deze performance afhankelijk bent van materiedeskundigen wiens werk vaak een black box is. Als leidinggevende help je professionals door ze te coachen in het doen van commitments die ze waar kunnen maken. Goede commitments zijn de uitkomst van een dialoog die op basis van vrijwilligheid en gelijkheid gevoerd wordt. De inzet van het commitmentgesprek is een door beide partijen met overtuiging omarmde afspraak die leidt tot de gewenste resultaten. Zo bouw je aan een prestatie klimaat waar afspraak = afspraak de norm is en het behalen van doelen de standaard.
Arnoud Vermei faciliteert ambitieuze leiders die zich niet neerleggen bij de constatering dat er meer in hun team zit dan zij eruit halen. Hij verpakte zijn filosofie van commitment based management in de businessroman De omgekeerde grip - Presteren op basis van vertrouwen en commitment.