Hoe erg is het?
Het is jammer dat nergens concrete cijfers te vinden zijn, niemand houdt bij hoeveel rapporten er worden geschreven en hoe dik die zijn. Maar ik weet uit ervaring dat de situatie tamelijk ernstig is. Laat mij een willekeurig rapport zien en ik kan zonder probleem een vijfde van de tekst schrappen. Schrijvers realiseren zich dat niet omdat hun collega’s en leidinggevenden al jaren dezelfde soort dikke teksten inleveren. En ook de lezers klagen niet: zij nemen het kennelijk voor lief. Het erge is dat dikke rapporten binnen organisaties zoveel tijdverlies en frustraties opleveren. Voor veel professionals is het schrijven van rapporten iedere keer weer net zoiets als het schrijven van een scriptie: ze leggen er ziel en zaligheid in. Maar dat wil niet zeggen dat zij daarmee een goed rapport hebben geschreven. En als je daar iets van zegt, krijg je antwoorden als ‘wij doen dit al vijftig jaar op deze manier’, of ‘ik begrijp dat mijn lezer dit niet wil weten, maar ik vind dat hij het zou moeten weten’.
Wat zijn de bezwaren tegen de overdaad aan te dikke rapporten?
Ze kosten tijd, geld, frustratie en papier. Elk bedrijf dat duurzaam wil werken, zou moeten proberen minder papier te produceren.
Waar gaat het mis? Wat zijn de meest gemaakte fouten?
In grote lijnen komt het probleem erop neer dat de schrijvers en hun leidinggevenden niet nadenken voor wie zij schrijven en over wat de lezer wil weten. Veel rapporten worden helaas geschreven met behulp van copy-paste. Dat zie je vaak bij ingenieurs en juristen, of bij andere professionals die vanuit een inhoudelijke expertise adviezen of suggesties geven. Schrijvers en leidinggevenden houden zich gek genoeg niet bezig met hoe hun opdrachtgevers lezen en wat zij willen lezen. Waar zij zich bijvoorbeeld niet van bewust lijken te zijn: niemand leest alles. Lezers skippen en gaan meteen op zoek naar het antwoord op hun vraag: wat kost het? Of wat levert het op? Zij schrijven nog steeds voor de lezer van pak ‘m beet veertig jaar geleden, toen hele stukken nog gelezen werden. Zoek je een tip? Let dan vooral op inhoud en structuur van je rapporten. De structuur is namelijk zo belangrijk omdat de lezer snel wil kunnen vinden waar de voor hem relevante informatie staat: uit inhoudsopgave en inleiding moet de lezer meteen duidelijk krijgen waar het antwoord op zijn vraag staat. En de inhoud? Die moet natuurlijk precies bieden wat de lezer wil weten. En dus niet dat wat de schrijver wil vertellen, of wat de schrijver en zijn organisatie allemaal hebben moeten doorploegen voordat zij het antwoord op de klantvraag vonden…
Er is ook een technisch probleem: mensen kunnen niet goed schrijven. Maar gebruiken mensen rapporten ook niet om zich achter te verschuilen? Zou het niet beter zijn als de angst eerst wordt weggenomen?
De wens om je in te dekken, is inderdaad de belangrijkste oorzaak van de papieren plaag. Maar ik denk dat er ook sprake is van gewenning. Neem het voorbeeld van evaluatierapporten: schrijvers zijn geneigd het hele verloop van het project te beschrijven, terwijl het voor een zinvolle evaluatie eigenlijk gaat om de vraag of het project op schema ligt. De opdrachtgever wil weten of hij met een betrouwbare partij van doen heeft. Natuurlijk is daar enige onderbouwing voor nodig, maar in principe volstaat de mededeling dat men ‘op stoom ligt’ of dat men nog bepaalde dingen nodig heeft.
Neemt het aantal overbodige of te dikke rapporten toe?
Ik weet het niet. Ik kan helaas niets staven, want ik heb geen harde cijfers kunnen vinden. Ik heb wel de indruk dat er meer aandacht voor goede tekst komt, zoals er bij de overheid tegenwoordig ook werkgroepen bestaan om het aantal regels terug te dringen.
Zijn er branches waar het erger is dan in andere branches?
Ambtenaren hebben de naam te veel en te dikke rapporten te schrijven, maar dat is niet terecht. Er zijn talloze ambtenaren die het wel goed doen. Ik durf wel te stellen dat mensen die een vak hebben, zoals juristen en ingenieurs, het moeilijker hebben bij het opstellen van een goed rapport. Juristen zijn op zinsniveau heel goed, maar zijn minder goed in het schrijven van toegankelijke rapporten die alleen bevatten wat de leze nodig heeft. Ze maken misschien weinig taalfouten, maar dat is weer niet zo heel belangrijk.
U schrijft dat er een paradigmawisseling nodig is: men schrijft te veel vanuit de eigen expertise, in plaats van voor de lezer. Wat bedoelt u daarmee?
Dat is een van de weinige keren dat ik mijzelf heb toegestaan jargon te gebruiken. Deze bewering is niet nieuw: het is exact wat Boudewijn Overduin, oprichter van mijn werkgever Vergouwen Overduin, 23 jaar geleden al schreef in zijn boek ‘Rapporteren’. Daar borduur ik op voort.
Wat kunt u de lezers leren?
Ik werk sinds 1998 als trainer/adviseur en houd mij vrijwel uitsluitend met dit onderwerp bezig. Eerder heb ik samen met Joep Jaspers al eens een boek geschreven over argumenteren en schrijven, Overtuigen op één A4. Dat is mijn eigenlijke vakgebied: ik ben afgestudeerd in de argumentatietheorie. Over dat onderwerp is veel meer te zeggen dan mensen denken. Eén van de belangrijkste adviezen die ik mensen tijdens de trainingen geef, is dat zij in hun teksten alleen argumenten moeten opnemen waarmee zij de bezwaren bij de tegenpartij wegnemen. In het boek heb ik ook een checklist opgenomen waar zij hun teksten aan kunnen toetsen.
En werkt het ook echt, rapportbestrijding?
Ja, gelukkig kan ik veel voorbeelden van successen noemen - in het boek beschrijf ik drie gevallen van enorme besparing in tijd, geld en papier. Maar graag ga ik veel verder. Rapportbestrijding is niet alleen de titel van mijn boek, het is echt mijn missie in de wereld. Ik ga ermee door, samen met iedereen die ook benieuwd is of zijn teksten misschien beter kunnen, meer op de lezer gericht en korter.
Over Hans van der Klis
Hans van der Klis is freelance journalist. Hij schrijft regelmatig artikelen voor Managementboek.
