Wat zijn de belangrijkste kenmerken van complexe vraagstukken?
Bij complexe vraagstukken is er geen zichtbare relatie tussen oorzaak en gevolg. De verschillende onderdelen hebben een grote samenhang maar zijn tegelijkertijd autonoom in hun handelen. De complexiteit zit in de veelheid van de onderlinge relaties, waardoor het gedrag van de afzonderlijke onderdelen vooraf niet is te voorspellen, slechts achteraf te analyseren. Niemand beheerst het geheel of heeft het volledige overzicht. Het zijn levende systemen net als een zwerm spreeuwen. Huidige vraagstukken zijn steeds vaker complexe vraagstukken.
Waarom werkt traditioneel leiderschap hier niet?
Onze ervaring is dat je bij de meeste maatschappelijke of organisatorische vraagstukken te maken hebt met zeer veel partijen, elk met eigen belangen, die onderling van elkaar afhankelijk zijn. Vaak stagneren ontwikkelingen omdat betrokkenen elkaar vanuit schuttersputjes bestoken met het eigen gelijk. Het is begrijpelijk om in zo’n impasse een krachtige leider te zoeken die knopen doorhakt. Maar onze ervaring is dat de inzet van een traditionele, hiërarchische leider in zo’n situatie zelden leidt tot duurzame oplossingen. Belanghebbende partijen zitten niet te wachten op top-down opgelegde oplossingen waar ze niet achter staan en dus ook niet mee aan de slag willen gaan. Het not-invented-here-syndroom ligt op de loer.
De tijd van top-down aansturen ligt dus achter ons?
Efficiencyverbeteringen, het keer op keer reorganiseren en andere lineaire top-down maatregelen horen bij een tijd waarin alles overzichtelijk en voorspelbaar was. Complexe vraagstukken spelen zich af in een omgeving waarin er bij de betrokkenen verwarring bestaat over de toekomst en er geen gemeenschappelijke taal is. Want er zijn veel mensen en organisaties bezig met het vraagstuk, vanuit eigen visies en uiteenlopende belangen. Bovendien doen zich voortdurend nieuwe ontwikkelingen voor die om antwoorden vragen. In deze situaties heeft niemand het vermogen om het vraagstuk in zijn eentje op te lossen. Wel zijn veel partijen in staat om het proces te frustreren en zo vooruitgang tegen te houden.
Welke leider kan wel een zwerm richten?
Je hebt een leider of, zoals wij die noemen, een initiatiefnemer nodig die het aandurft om samen met andere belanghebbenden de common ground te gaan ontdekkken. Mensen uit hun loopgraven durft te halen. Dat is iemand met moed die erkent dat zijn complexe vraagstuk een procesaanpak vereist. Een geduldig leider ook die kleine stappen wil zetten om een vliegwiel op gang te brengen. Iemand die beseft dat wanneer je de juiste condities creëert voor het zelfoplossend vermogen van mensen er weer beweging ontstaat. Kortom, iemand die de eigenschappen en vaardigheden heeft om het leiderschap voor het proces op zich te nemen. Hij creëert de omstandigheden die ervoor zorgen dat alle betrokkenen elkaar in werkateliers ontmoeten om gezamenlijk duurzame oplossingen te creëren voor het complexe vraagstuk.
Wat is de rol van de procesbegeleider?
Als initiatiefnemer heb je bij een procesaanpak iemand nodig die in staat is om dat proces te begeleiden. Iemand die je adviseert over het proces en dat ook op een onafhankelijke wijze begeleidt. Die helpt het vraagstuk zo te formuleren dat andere betrokkenen het als een gezamenlijk vraagstuk zien, dat zij met de initiatiefnemer willen aanpakken. De procesbegeleider ondersteunt de groep initiatiefnemers bij het selecteren van de juiste deelnemers voor de werkateliers. Hij borgt dat alle partijen die belang hebben bij het vraagstuk zich vrij en veilig voelen om hun eigen bijdrage te leveren. De procesbegeleider laat hen ook ontdekken wat hun common ground is. Dit is de overlap in hun beelden van het wenkend toekomstperspectief op basis waarvan iedereen in actie wil komen. Hij zal de partijen ook vragen wat zij gaan doen om dit toekomstperspectief dichter bij te brengen. De procesbegeleider laat de inhoud volledig bij de betrokkenen.
Hoe ontstaan productieve ontmoetingen?
Dat doe je door iedereen bij het proces te betrekken die belang heeft bij de aanpak van het gezamenlijke vraagstuk. Je zorgt dat er voldoende tijd en gelegenheid is om gezamenlijk de context te verkennen, elkaars taalgebruik te leren verstaan en alle belangen helder te krijgen. Daarnaast focus je op het wenkend toekomstperspectief, zodat de deelnemers hun common ground ontdekken. Je zorgt bovendien voor veiligheid in het proces, legt niets op, zodat de deelnemers hun eigen verantwoordelijkheid kunnen nemen. Betrokkenen krijgen dus geen dwingende adviezen, niet van de initiatiefnemers maar ook niet van de procesbegeleider. Zij bepalen zelf met elkaar wat hen te doen staat.
Wat zijn werkateliers?
Een werkatelier is een bijeenkomst waarin iedereen die bij een complex vraagstuk is betrokken of er een belang bij heeft elkaar in één ruimte ontmoet om samen actief aan een gezamenlijke vraagstuk te werken. De bijeenkomsten vinden plaats in kleine groepen van tien tot honderd mensen of in grote groepen van honderd tot duizend mensen. Werkateliers maken het mogelijk om zaken te verbinden die in verticale kokers zijn georganiseerd zoals kennis, bestuur, beleid, organisaties en afdelingen. Werkateliers brengen de kokers bij elkaar, diversiteit is het uitgangspunt. De deelnemers worden op een persoonlijke manier uitgenodigd en over het programma is zorgvuldig nagedacht. Bij complexe vraagstukken bepaalt de duur van het werkatelier de duurzaamheid van de effecten. Onze ervaring is dat een meerdaags werkatelier verdeeld over aaneensluitende dagen het meeste effect oplevert.
Over Peter Spijker
Peter Spijker is freelance journalist. Hij schrijft regelmatig artikelen voor Managementboek.nl
