Door ze te visualiseren. Mensen laten zich overtuigen door cijfers en door verhalen. Als we die twee combineren en het verhaal van de cijfers kunnen uitbeelden, hebben we een sterk communicatiemiddel. Gegevens die zijn verzameld, worden geloofwaardiger als ze in beeld worden gebracht. Als we de gegevens grafisch weergeven, komt het verhaal tevoorschijn dat erin besloten ligt.
Grafieken zijn een uitstekend middel om gegevens te onderzoeken en ze zijn essentieel om resultaten te presenteren. Ze kunnen zo oogstrelend mooi worden gemaakt, dat mensen zich erop blind staren. Toch is het doel van visualisatie in organisaties niet om zo mooi mogelijke grafieken te maken, maar om effectieve grafieken te maken. Dat wil zeggen: grafieken die een heldere boodschap vertellen. Het grafisch weergeven van gegevens is bedoeld om ermee te communiceren. In dit boek beschrijf ik hoe u Excel hiervoor kunt inzetten.
Het beste van twee werelden
Ik probeer in dit boek twee dingen te bieden: inzicht in datavisualisatie en kennis van de mogelijkheden van Excel.
Ik help u kritisch na te denken over grafieken en andere manieren van grafische vormgeving. Ik nodig u uit om u af te vragen: welke boodschap wil ik nou precies overbrengen, en hoe breng ik die boodschap dan zo helder mogelijk over? Na het lezen van dit boek zult u grafieken die op de tv en in kranten verschijnen, niet meer voor zoete koek aannemen. U zult ontdekken dat ze vaak niet deugen en u gaat kritisch naar de vormgeving kijken.
Met Excel kunt u uw gegevens effectief visualiseren. Ik laat u diep onder de motorkap kijken, zodat u alle technieken benut die het programma in huis heeft. Met een paar klikken hebt u een simpele standaardgrafiek, maar daar zult u geen genoegen meer mee nemen. Want als u even doorklikt, maakt u grafieken die veel meer zeggingskracht aan uw verhaal geven. Daarnaast komen de mogelijkheden van sparklines (minigrafiekjes) en voorwaardelijke opmaak aan de orde.
De inhoud overzien
Dit boek is praktisch opgezet. U kunt meteen aan de slag en hoeft niet eerst een dosis theorie door te werken.
In het eerste deel leest u algemene tips over het maken van grafieken, over het aanpassen en opmaken ervan, hoe u sparklines inbouwt en over het werken met voorwaardelijke opmaak.
In het tweede deel vertel ik over de manier waarop u data kunt visualiseren, afhankelijk van het soort gegevens. Wilt u een ontwikkeling in de tijd volgen, dan ligt een lijngrafiek voor de hand, maar een Gantt-grafiek en een watervalgrafiek geven ook een interessant beeld.
Om aantallen te vergelijken zult u meestal kolommen nemen, speciale vormen daarvan zijn het histogram, de pareto-grafiek en het trechterdiagram. Ook vertel ik hoe u twee grafiektypes (bijvoorbeeld een kolom en een lijn) binnen een en dezelfde grafiek combineert, of zelfs drie.
Wilt u een deel vergelijken met het geheel, dan kan dat met een taartdiagram, maar u kunt daarvoor ook een thermometer maken, een voortgangsbalk, een snelheidsmeter of bullet graphs. Helemaal bijzonder is het Sankeydiagram; nergens anders leest u hoe u deze in Excel maakt. Voor verspreid liggende gegevens neemt u een spreidingsdiagram. Of er tussen die losse gegevens een verband bestaat, ontdekt u met regressie-analyse. Ook komen hier het spreidingsplot en de box-and-whisker aan de orde.
In deze hoofdstukken vertel ik steeds hoe u de betreffende gegevens niet alleen visualiseert met grafieken, maar ook met sparklines of met voorwaardelijke opmaak. Soms moet er een tussenstap worden gemaakt met berekeningen. De formules daarvoor geef ik ook.
In het derde deel mondt het boek uit in het presenteren van uw visualisatie en de boodschap die u wilt overbrengen. Welk type grafiek brengt uw verhaal zo goed mogelijk over? En waarom zou u die boodschap niet meteen boven in de grafiek zetten? Ik besteed een hoofdstuk aan liegen met grafieken, want grafieken worden vaak misbruikt om de waarheid te verdraaien; hoe ontmaskert u dat en trapt u niet zelf in de valkuil? U leest hoe u uw visualisatie met een dashboard presenteert of met PowerPoint, ook kunt u met een draaigrafiek interactief presenteren, en met selectievakjes of keuzerondjes laat u bepaalde reeksen wel of niet zien.
Bij de uitleg van al deze mogelijkheden noem ik steeds hoe het werkt in Excel 2007, 2010, 2013, 2016 en 365.
Aanvullend kunt u van internet een pakket van 70 oefenbestanden downloaden.
Wim de Groot heeft de afgelopen jaren talloze workshops in Excel geschreven voor het populaire tijdschrift Computer Idee. Hij is de auteur van Experthandboek Datavisualisatie in Excel.Over Wim de Groot
Wim de Groot (1959) schrijft boeken over Excel bij van Duuren Media en heeft een vaste rubriek Excel-leren in het populaire tijdschrift ComputerIdee. Als freelance auteur heeft hij al vele lezers weten te boeien met dit rekenprogramma. Hij verstaat de kunst om zaken die ingewikkeld lijken, helder uiteen te zetten.
