Maar in de dagelijkse praktijk van de tientallen organisaties waarin ik met managers en teams werk, blijkt het lastig om snel vooruitgang te boeken met nieuwe (strategische) plannen en doelstellingen. De bottleneck? Organisaties maken onvoldoende organisatiecapaciteit vrij voor de nieuwe plannen en initiatieven.
Het kan en moet radicaal anders
In organisaties zijn twee schaarse middelen: geld en organisatiecapaciteit, die bestaat uit collectieve tijd en talent. Maar waar de meeste organisaties hun financiën strak managen, geldt dat niet voor organisatiecapaciteit. Dat leidt tot een grote verspilling. Mijn ervaring is dat het om gemiddeld maar liefst 20 procent van de totale organisatiecapaciteit gaat, en recente publicaties in onder andere Harvard Business Review bevestigen dat. Dat kan en moet radicaal anders.
Een extra dag per week
In FreeCapacity leg ik mijn methode uit om organisatiecapaciteit vrij te maken. De organisaties waarmee ik gewerkt heb, maakten hiermee binnen twee maanden voor alle medewerkers maar liefst een complete werkdag vrij, oftewel 20 procent per week. Die konden ze vervolgens inzetten op hun topdoelstellingen. En in de meeste gevallen is een investering van enkele dagdelen al voldoende om dat resultaat te bereiken.
Herken je deze capaciteitsverslinders?
Waar gaat toch al die organisatiecapaciteit ongemerkt aan op? Dit zijn een paar grote en herkenbare capaciteitsverslinders (maar vergis je niet, er zijn er nog veel meer!):
- Stapelgedrag
Nieuwe plannen en activiteiten komen boven op de bestaande. Daardoor neemt de organisatieproductiviteit af, want je kunt nu eenmaal niet alles tegelijk doen.
- Meetingmadness
Ik kom zelden in een organisatie waarin meetings geen verslinders zijn van organisatiecapaciteit. Er zijn er te veel, ze duren te lang, er worden regelmatig te veel mensen voor uitgenodigd, er worden te veel agendapunten opgevoerd en als ze niet strak worden geleid, lijden ze onder herhaling van al besproken punten en genomen besluiten.
- Activiteiten en projecten blijven onnodig lang doorlopen
Met iets beginnen is vaak makkelijker dan iets stopzetten. Daardoor verspillen organisaties capaciteit aan activiteiten en projecten die niet genoeg meer opleveren. Om te groeien, moet je regelmatig snoeien.
Organisatiecapaciteit vrijmaken in vijf stappen
Het is de hoogste tijd om deze verspilling te lijf te gaan. Met de FreeCapacity-aanpak doe je dat in vijf stappen:
1. Doel
Denk na over wat je met de vrijgespeelde capaciteit gaat doen. Dat is een cruciale vraag, want wie zich echt realiseert welke mogelijkheden er ontstaan als er capaciteit vrijkomt, gaat heel anders aankijken tegen de inspanning die daarvoor nodig is.
2. Focus
Breng focus aan. Stel prioriteiten heel scherp en houdt dit vast in het dagelijkse werk door de hele organisatie.
3. Reality check
Waar besteedt de organisatie nu werkelijk haar schaarse tijd en talent aan? Deze reality check laat zien waar capaciteit wordt verspild en waar dus volop mogelijkheden zijn om capaciteit vrij te spelen.
4. Organisatiecapaciteit vrijmaken
Nu is het tijd om daadwerkelijk capaciteit vrij te spelen. De FreeCapacity-matrix is daarvoor een belangrijk hulpmiddel. Dit is een tool om gestructureerd en met volledige focus op jacht te gaan naar de verspilling in de organisatie.
5. Organisatiecapaciteit managen
Door de organisatiecapaciteit voortdurend te managen, zorg je ervoor dat de organisatie wendbaar (agile) blijft en snel capaciteit kan verplaatsen naar nieuwe prioriteiten.
Concurrentievoordeel
De beloning voor het doorlopen van de vijf stappen is groot. Organisaties die echt goed worden in het managen van capaciteit, werken niet alleen efficiënter, maar bouwen ook een concurrentievoordeel op. Zij kunnen hun schaarse middelen het snelst verplaatsen naar de grootste kansen. Wat zou jij doen als je direct 20 procent capaciteit vrij beschikbaar hebt?
Frans van Loef is eigenaar van FreeCapacity. Hij helpt organisaties om scherp te focussen en hun capaciteit optimaal te benutten. Ook is hij partner en chef d’équipe bij Bolster, een boutique consultancybureau dat op een highimpactwijze organisaties helpt bij succesvolle transformaties. Hij is de auteur van FreeCapacity.
Over Frans van Loef
Frans van Loef is eigenaar van FreeCapacity. Hij helpt organisaties om scherp te focussen en hun capaciteit optimaal te benutten. Ook is hij partner en chef d’équipe bij Bolster, een boutique consultancybureau dat op een highimpactwijze organisaties helpt bij succesvolle transformaties.
