Reflecteren voor commissarissen en toezichthouders

Reflecteren voor commissarissen en toezichthouders van Yvonne Burger en Carla van der Weerdt-Norder biedt een handreiking om vorm te geven aan de verplichte reflectie van Commissarissen en toezichthouders.

Burger en van der Weerdt-Norder hebben een heldere en begrijpelijke schrijfstijl. In hun boek delen de auteurs praktische tips voor het voeren van 'het goede gesprek'. Die gesprekken zijn soms lastig, maar daardoor niet minder noodzakelijk.

Aan bod komen zeven onderwerpen. Het betreft ontwikkelingen en kwaliteit van toezicht, de raad als team, onderzoeken en bespreken van de onderstroom, handvatten voor een goed gesprek (reflecteren), de voorzitter als procesbegeleider, de rol van externe coaching en ten slotte de zelfevaluatie.

Het onderwerp ‘onderzoeken en bespreken van de onderstroom' trok meteen mijn aandacht. Dat is actueel omdat ook wij als bestuurders en toezichthouders nu al meer dan een jaar vrijwel alleen digitaal communiceren. We treffen elkaar maar zelden in den lijve. Hoe maak je dan de onderstroom bespreekbaar en wiens rol/taak is dat om te doen? Van de voorzitter of is het een verantwoordelijkheid van alle leden?

De auteurs delen vier manieren en momenten waarop je de onderstroom bespreekbaar maakt. Ten eerste kan dat bij het jaarlijks uitspreken van verwachtingen. Ten tweede door gebruik van metaforen en door de inzet van kennis over groepsprocessen. Ten derde kun je zo nu en dan reflecteren op wat het primaire proces en de cultuur van de organisatie als vanzelfsprekend voorschrijven, en de effecten hiervan op de Raad. Tot slot raden de auteurs het gebruik van het model van Vroomen uit 2017 aan. In dat model onderscheidt Vroomen verschillende stadia van teamontwikkeling. Wat ontbreekt is een handreiking wanneer je welke methode hanteert. Duidelijk is wel dat de voorzitter bij alle vier de manieren een belangrijke rol speelt, en dat reflectie een collectieve verantwoordelijkheid is.

De auteurs reiken de lezer vragen aan die kunnen helpen bij het reflecteren. Bijvoobeeld als het gaat om besluitvorming: ‘Wat te doen en wat zijn daarbij de overwegingen?' Deze praktische handleiding zou wat mij betreft nog aan kracht kunnen winnen door een concrete casus uit te werken waardoor de, terecht, gestelde vragen in dit boek meer context en daardoor zeggingskracht krijgen.

Dit boek is zeker ook geschikt voor andere functionarissen die een goed gesprek willen voeren. Immers in elk gesprek binnen elke groep kan er sprake zijn van een of meer onderstromen. Zeker daar waar het gaat over personen en budgetten blijkt het vaak lastig om hetgeen onder de tafel ligt (de ijsberg) , ook daadwerkelijk op tafel te krijgen om zo het goede gesprek te voeren.

En ja, het goede nieuws is dat een goed gesprek ook prima digitaal kan plaatsvinden. Immers alle geboden handvatten zijn ook geschikt voor digitaal gebruik. Daar hebben mijn collegas en ik al in de afgelopen tijd goed gebruik van kunnen maken.

Naast deze in dit boek gepresenteerde manier zijn er natuurlijk nog vele andere manieren om te reflecteren; in je eentje, met zijn tweeën, in een homogene of diverse groep. Er zijn evenzovele methoden om dat te doen. Ik noem slechts de affectieve reflectie, de 3-staps reflectie, de vrije reflectiemethode en het ABCD-reflectiemodel.
De doelen van het voeren van reflectiegesprekken kunnen ook divers zijn zoals zicht krijgen op én inzicht krijgen in het eigen individuele functioneren; hoe functioneer je in een groep; hoe functioneert de groep? En vooral wat gaat er goed en wat kan er beter.

Mocht dat toch ingewikkeld blijken dan kun je nog altijd een externe procesbegeleider inschakelen om de onderstroom zichtbaar én bespreekbaar te maken; al dan niet in aanwezigheid van de bestuurder. De keuze is aan u om deze handschoen op te pakken!