Het begrip multitasking lijkt aan populariteit in te boeten, de laatste tijd lees ik steeds meer artikelen over de onmogelijkheid van multitasken. Toch blijven we vaak de druk voelen om direct te reageren op mails die binnenkomen, berichtjes op je telefoon en op vragen van collega’s. Het is ten slotte ook efficiënt om de taakjes die je meteen kan wegwerken, direct af te handelen. Daarna kan je jezelf weer volledig richten op grotere taken die meer concentratie vereisen, toch?
Nee. Althans, dat beweert Devora Zach, een Amerikaanse businessconsultant en schrijver. Multitasken is inefficiënt omdat het van je vergt om steeds opnieuw in een concentratiemodus te komen bij het uitvoeren van een taak, zegt Zach.
Multitasken leidt niet tot een verhoogde productiviteit, maar juist tot het maken van fouten. Afwezigheid tijdens vergaderingen, bijvoorbeeld door bezig te zijn met je mobiele telefoon, zorgt bovendien voor een deuk in je zakelijke imago. Door anderen wordt dit volgens Zach namelijk gezien als een gebrek aan respect, aandacht, luistervaardigheid en leiderschap. S
ingletasken daarentegen bespaart tijd, verhoogt je productiviteit en verbetert zakelijke resultaten en relaties. Volgens Zach kan je succesvol singletasken door aan de ene kant jezelf en je eigen gedachten te managen en aan de andere kant je omgeving aan te sturen. Het credo is: singletask en laat singletasken. Ze haakt met haar theorie aan op het populaire boek van schrijver David Allen ‘Getting things done’ en voegt daaraan toe ‘one thing at the time’.
Het boek ‘Singletasking’ bevat veel praktijkvoorbeelden en tips en de luchtige toon die Zach aanslaat maakt het makkelijk leesbaar. Door het boek heen staan korte quizzes die inzicht geven in onderbewuste multitask-momenten en bovendien een prettige onderbreking zijn bij het lezen. Zach is een schrijver met een missie, ze wil de lezer overtuigen van de ondoelmatigheid van multitasken. Veel ruimte in het boek wordt daarom ingenomen door pogingen om de lezer te overtuigen van de noodzaak van singletasken.
Veel van de lezers van het boek zullen echter in zekere mate al overtuigd zijn van het nut van singletasking. Zach had naar mijn mening daarom beter verder kunnen ingaan op wetenschappelijke onderbouwing van haar argumenten en meer praktijkvoorbeelden en praktische tips kunnen geven. Desalniettemin, heeft het boek me inzicht gegeven in mijn eigen werkgewoontes en helpen de tips die Zach geeft om mijn productiviteit op de werkvloer te verhogen.
Doordat de tips simpel en praktisch zijn, zijn deze gemakkelijk toe te passen in de praktijk. Twee voorbeelden die voor mij goed werken: (1) mail korte vragen aan collega’s in plaats van deze in real life te stellen. Zo leidt dit hen niet onnodig af en kunnen collega’s antwoorden als zij daar tijd voor hebben. (2) Tijdens het werken aan een project dat meer concentratie vergt, houd ik een lijstje bij van kleinere taakjes die me te binnen schieten, per mail binnen komen of collega’s stellen. De projecten zijn zo sneller af en de to-do-lijst is daarna ook zo weggewerkt. Zach heeft dus zeker een punt: door één ding tegelijk te doen, krijg je meer voor elkaar.
