Terug naar simpel biedt een aantrekkelijke mix van het gedachtengoed van Wouter Hart (terug naar de bedoeling), Martin Seligman (positieve psychologie), en Gallup (focus op sterke punten), meer autonomie op de werkvloer en het gebruik van technologie om eenvoud simpelweg af te dwingen. Veel voorbeelden in zijn boek komen uit productie- en verkoopafdelingen, maar kunnen ook inspiratie opleveren voor bijvoorbeeld vermindering van administratieve taken in de zorg. Prima boek dus voor op het nachtkastje van de top van de zorgverzekeraars. Of die van de Belastingdienst ....
Terug naar simpel heeft twee delen. Je proces, afdeling, bedrijf, simpel maken (deel 1) en simpel houden (deel 2).
Simpel maken
In deel 1 vinden we hoofdstukken over lef hebben, een purpose en narratief hebben, de huidige situatie kennen, bedenken wat je zou doen als je opnieuw kon beginnen met je organisatie-ontwerp, het grondig aanpakken, en als mooie afsluiter: zorgen dat je na de simplificatie niet terug kunt naar de oude situatie, al zou je het willen. Uit deze hoofdstukken pikte ik een aantal interessante zaken op.
Onderdeel van dingen simpel maken is het weglaten van onnodige handelingen en processen. Wat onnodig is, wordt bepaald door het doel of de bestaansreden van de organisatie. De why, de bedoeling, de purpose. Maar een enkel woord of een wat abstracte slogan is vaak niet genoeg om die bestaansreden over te brengen, je hebt een verhaal nodig. Let op: geen wollige zinnen opgesteld door consultants, maar een concreet en herkenbaar verhaal vanuit de oprichter en de werkvloer.
Je doet een soort nulmeting door naar de huidige situaties te kijken, en inventariseert eens hoeveel verschillende dashboards er worden gebruikt. Hoe meer dashboards, hoe onoverzichtelijker het proces is. Bij een simpel proces is de uitkomst duidelijk en kun je met één dashboard op de werkvloer volstaan. Belangrijk is dat er geen onduidelijkheid is over wat goed (8 van de 10 taken af!) of fout (2 van de 10 taken niet af!) is.
In het hoofdstuk ‘Grondig aanpakken’ staat een zeer nuttig overzicht hoe je kunt versimpelen: door (1) het wegnemen van verstoringen (administratie, vergaderingen, regelgeving, fouten, verschillende werkwijzen, dubbel werk) en (2) het versterken van de eenvoud (beslissingsbevoegdheid laag in de organisatie neerleggen, transparantie van acties, slimme indeling van processen, afhankelijkheden wegnemen). Dit alles gelardeerd met voorbeelden en verbeteropties.
Simpel houden
Deel 2: Simpel houden gaat in op iedereen laten doen waar hij goed in is (sterke punten-benadering, leren en trainen), simpel organiseren (van zelfverantwoordelijkheid, via zelforganisatie naar zelfsturing), KPI’s , wat je wel en niet vastlegt, en de topper wat mij betreft: de ‘simpelmonitor’. ‘Als iedereen zich zou beperken tot waar hij goed in is, dan zou de wereld een stuk mooier zijn’. Aldus een quote van Wiko himself. Met dit deel doen we een stapje naar het ‘zich zou kunnen beperken’, een mooi streven.
Het hoofdstuk getiteld Simpelmonitor gaat over de kracht van domme vragen. Die worden vaak gesteld door nieuwe medewerkers, en duiden op zaken die niet (meer) simpel zijn. Dus, moedig de nieuwe medewerkers aan om de domme vragen te stellen én om ze de eerste maand vast te leggen in een ‘domme-vragen-boekje’. Bespreek ze en ga aan de slag met de waardevolste. Maar je hebt niet altijd nieuwe mensen in huis, en je moet dus het stellen van domme vragen borgen in de organisatie, zorgen voor een nieuwsgierige cultuur. Zelf rondlopen op de werkvloer, luisteren en observeren is key. En misschien kun je het aanjagen en de coördinatie bij één persoon neerleggen: de Simpelmonitor, á la de Kwaliteitsmanager, met toegang tot de directie. Ik zie een leuke klus voor de Bedrijfsnar!
Relevant boek
Wiko (Mocking) heeft een uiterst relevant boek geschreven dat inspiratie kan geven om terug te gaan naar de bedoeling en alle overbodige processen en bureaucratie weg te snijden. Efficiënter werken en meer werkplezier zal hier het resultaat van zijn, en wie wil dat nu niet? Hoewel het onderwerp niet nieuw is, zijn betoog niet verrassend, en zijn oplossingen bestaand, is het goed om eenvoud blijvend op de radar te hebben. Dit boek kan daar zeker een bijdrage aan leveren.
Het boek ‘walks the talk’: het is ook qua uitvoering fijn simpel: Geen jargon, simpel taalgebruik, handige samenvattingen aan het eind van elk hoofdstuk en regelmatig een kader met bullets om een stuk betoog te recapituleren. Simpele plaatjes die elk een hoofdstuk representeren en zo de rode lijn van het boek duiden. Daar is goed over nagedacht.
Wiko gebruikt veel voorbeelden, die vaak niet erg diep gaan (té simplistisch vond ik), behalve wanneer hij uit eigen ervaring put. Die voorbeelden hebben vaak te maken met toepassingen van zijn Tablet Sales App, en vond ik (wat) verkapte reclame. Ze zijn wel heel nuttig om te beschrijven hoe je techniek kunt gebruiken om variëteit te beperken: laat het IT-systeem formats en mogelijkheden voorschrijven en zorgen dat data maar één keer vastgelegd wordt.
Wiko refereert regelmatig naar boeken, artikelen en websites, er is een redelijk uitgebreid register met bronnen. Heel goed, dat maakt Terug naar simpel des te geloofwaardiger en dus bruikbaarder, want je kunt je verder verdiepen. Want dat we moeten versimpelen, is duidelijk, en dat we anders moeten organiseren óók. Terug naar de bedoeling!
Over Elly Stroo Cloeck
Elly Stroo Cloeck is project- en interim-manager op het gebied van Finance, Internal Audit en Risk Management. Daarnaast schrijft ze recensies en samenvattingen van managementboeken.
