In Agile Managen, met de subtitel ‘Snel en wendbaar werken aan continue verbetering in organisaties’ laat consultant, onderzoeker en docent Mike Hoogveld zien wat organisaties kunnen leren van slimme start-ups en andere succesvolle innovatieve organisaties. Aan de hand van wetenschappelijke inzichten en tal van praktijkvoorbeelden beschrijft de auteur hoe je je organisatie agile maakt door te focussen op continue verbetering, aldus de tekst op de achterzijde van het boek.
De auteur begint het boek met een persoonlijk voorwoord waarin hij schrijft dat hij moeite heeft met sommige sporten omdat hij vanwege zijn lengte en lichaamsbouw niet zo snel, lenig en wendbaar is als vrienden of tegenstanders. Zou het zo zijn, zo vroeg de auteur zich als adviseur en onderzoeker af, dat die eigenschappen van snelheid, lenigheid en wendbaarheid ook van belang zijn voor organisaties? Dat bracht de auteur op het spoor van ‘agility’. De auteur lijkt in ieder geval een sportliefhebber gezien de parallellen met sport die in het boek voorkomen.
Met agile managen wordt in het boek de werkwijze bedoeld die voor agility zorgt. Volgens de auteur laat ‘agility’ zich letterlijk vertalen als de vaardigheid om vlug en makkelijk te bewegen. Het doel van agility, volgens de auteur uit te spreken als ‘edzjility’, is adaptiviteit: het responsieve vermogen van de organisatie om zich flexibel aan te passen aan nieuwe vereisten. Aanpassingsvermogen staat centraal. De auteur verwijst hierbij naar Charles Darwin die ooit verklaarde dat alleen de soorten die zich het beste weten aan te passen, zullen overleven.
Het boek is 256 pagina’s dik en bestaat uit twee delen. In deel 1 komen de theorie en essentie van agile management aan bod. Toegelicht worden de noodzaak, het ontstaan en de belangrijkste blokkades voor de adoptie van agile management. Deze blokkades zijn handig om te weten, want de invoering van een agile werkwijze is een veranderingsproces op zich. Ook komt het nut van experimenteren en falen aan bod evenals de acht principes van agile management, die verderop vermeld worden. Het eerste deel wordt afgesloten met een belangrijk onderwerp, namelijk dat bij agile managen een andere cultuur en andere vormen van leiderschap en samenwerking nodig zijn om het te laten slagen. De auteur laat zien hoe je dat in de praktijk kunt doen aan de hand van een interessante casebeschrijving van muziekstreamingdienst Spotify.
In deel 2 komt de praktijk aan bod. Ingezoomd wordt op een agile werkwijze waarbij, zo schrijft Hoogveld, op basis van hypothesen kleine aanpassingen worden aangebracht in bijvoorbeeld processen, producten, diensten of ervaringen. Als eerste volgt er een toelichting op het organiseren van agile management via zelforganiserende multidisciplinaire teams met de praktijkcase van ING als inspirerend voorbeeld. Deze Nederlandse bank gaat van afdelingen, teams en managers naar tribes, squads en product owners. Hoewel zelforganiserende teams en de juiste aansturing daarvan de kurk vormen waarop een agile werkwijze drijft, worden deze onderwerpen beknopt besproken. Wel kun je een Agile Assessment invullen om vast te stellen hoe agile jouw eigen werkwijze is. Dit geeft een goed beeld van de verschillende aspecten die een rol spelen.
Daarna volgt het agile managementproces waarbij de denk-doe-leer-cyclus als kapstok fungeert. Hierbij wordt voortgeborduurd op bekende leercycli als de plan-do-check-act (PDCA)-cyclus. De denkfase bestaat uit het vaststellen, prioriteren en plannen van verbeteringen en het vaststellen van prestatie-indicatoren (KPI’s) om resultaten te kunnen meten. De doe-fase gaat over het bouwen en testen van verbeteringen via een ‘minimum viable product’. In de leerfase staat het evalueren en leren centraal door in gesprek te gaan met de interne en/of externe klant (‘voice of the customer’) over de opgeleverde aanpassing. Hierbij kun je drie vervolgstappen doen: de nieuwe aanpak als nieuwe standaard hanteren, op zoek gaan naar (betere) alternatieven of de ingeslagen weg heroverwegen (pivoteren). Het boek sluit af met een kort samenvattend hoofdstuk over hoe je vanuit de huidige situatie de omslag kan maken naar een toekomstbestendige organisatie. Ieder hoofdstuk in het boek sluit af met een kort overzicht van de belangrijkste punten.
Kort samengevat zijn de acht principes van agile managen:
1. Waarde creëren door eenvoud en kwaliteit van (ver)nieuw(d)e producten en diensten voor interne en externe klanten: werkende, relevante oplossingen die lean worden gebouwd op basis van ‘minimum viable products’.
2. De klant begrijpen om waarde voor hem te kunnen creëren: gebruiken van ‘voice of the customer’ bronnen om zijn wensen, behoeften en gedrag continue te analyseren.
3. Alignment van betrokkenen uit alle relevante afdelingen: door in multidisciplinaire teams samen te werken aan één gemeenschappelijk doel komt de klant écht centraal te staan.
4. Empowerment van teams door het geven van end-to-end verantwoordelijkheid en het wegnemen van belemmeringen: het geven van vertrouwen faciliteert hun autonome zelforganisatie.
5. Synchroon en visueel communiceren: teamleden werken fysiek bij elkaar in hun eigen ruimte en overleggen en plannen in workshopvorm met elkaar.
6. Leren van experimenteren door het volgen van de Denk-Doe-Leer cyclus: er wordt gewerkt met hypotheses, metingen, analyses en evaluaties, waarbij falen een ingecalculeerd risico is en teamleden zich veilig kunnen falen.
7. Snelheid en flexibiliteit in de planning door te werken met korte iteraties: het team voert de verbeteringen in een ‘pull’ stroom uit door deze te prioriteren op waarde en inspanning.
8. Accountability van alle activiteiten: na iedere iteratie worden de inspanningen en resultaten op transparante wijze geëvalueerd om continue te leren en zo toekomstige prestaties te verbeteren.
De door de auteur beschreven denk-doe-leer-werkwijze herbergt een mix van specifieke agile-methoden zoals Scrum, Sprint en Kanban (afkomstig uit de agile-softwareontwikkeling) en gangbare modellen zoals de Ansoff matrix, Business Model Canvas, Lean en Customer Journey Mapping.
Het boek is actueel, relevant en bevat veel theorieën, modellen, onderzoeken, geschiedenisuitstapjes, sportparallellen en aansprekende praktijkvoorbeelden. Het boek geeft een breed overzicht van de vele aspecten die een rol spelen bij het toepassen van een agile werkwijze. Door de vele onderwerpen en invalshoeken kan het lastig zijn om het overzicht en de rode draad vast te houden. Het afwisselend en gecombineerd (‘agilean’) gebruiken van Engelse en Nederlandse termen, waarmee vaak hetzelfde wordt bedoeld, maakt het de lezer niet altijd gemakkelijk.
De auteur laat in Agile Managen zien hoe je met behulp van zelforganiserende teams en een verzameling ‘agile’ werkmethodieken en tools sneller en flexibeler kunt opereren. De cruciale vraag ‘hoe vergroten we onze wendbaarheid?’ wordt in het boek voor een deel beantwoord, daar waar het gaat om operationele wendbaarheid door zelforganiserend teamwork (de dingen goed doen). Als het gaat om ‘strategische wendbaarheid’ (de goede dingen doen) wordt deze cruciale vraag niet beantwoord. Voor een toekomstbestendige organisatie zijn echter zowel operationele wendbaarheid áls strategische wendbaarheid nodig. Maar de eerste klap is ook hier een daalder waard en het is zoals Frederick Douglas in het boek zegt: ‘If there is no struggle, there is no progress.’
Over Sjors van Leeuwen
Sjors van Leeuwen (Indora Managementadvies) is adviseur, auteur en spreker op het gebied van klantgericht ondernemen, strategie en marketing. Door zijn ervaring is hij goed thuis in vele strategische vraagstukken en het toenemend belang van de ‘de klant’ als onderscheidende factor. Sjors schreef o.a. Wendbare strategie op één A4, Zorgmarketing in de praktijk en CRM in de praktijk.
