Als Structuurjunkie ben ik altijd bezig met hoe het nog gestructureerder, nog efficiënter en nog sneller kan. Niet harder, maar slimmer werken. In mijn boek Goed werk leer ik je hoe je in minder tijd meer kunt bereiken met behulp van mijn Structuurjunkie-methode. Goed plannen is daarbij de basis.
Ik deel de vijf grootste valkuilen bij het plannen, zodat jij die kunt ontwijken.
1. Jezelf niet meenemen in je planning
Als we plannen, denken we al snel aan alles wat ‘moet': vooral werktaken, maar ook verantwoordelijkheden in het om het huis. Die plannen we vervolgens keurig in, maar daarbij vergeten we onszelf. Het resultaat is dat we steeds vermoeider raken doordat we geen tijd nemen om op te laden. Dus: plan eerst je belangrijke afspraken in, en daarna direct tijd voor jezelf. Je kunt denken aan een les bij de sportschool, een wandelpauze of een uurtje lezen. Je andere taken plan je daaromheen.
2. Reistijd, voorbereidingstijd en verwerktijd vergeten
Een afspraak inplannen kunnen we allemaal. Maar je moet er ook nog naartoe, je moet de afspraak meestal voorbereiden én nadien is er altijd wat tijd nodig om de input te verwerken. Dat kan zo meer dan een uur van je tijd kosten. Als je die tijd niet inplant, kom je in de knoop. Noteer dus ook de (reis)tijd rondom een afspraak in je planner!
3. Te strak plannen (en te veel willen)
Geen ruimte houden voor speling of onverwachte zaken is een recept voor een planning die in de soep loopt. Het leven overkomt je terwijl je andere plannen maakt, toch? Niet alles loopt altijd zoals je vooraf bedenkt - ook niet bij mij. Daarom reserveer ik elke dag wat ruimte in mijn planning. Of het nu een spoedklusje is dat tussendoor moet of een taak die simpelweg uitloopt - no stress.
4. Taken niet inplannen
Veel mensen gebruiken hun planner of agenda puur voor hun afspraken én dingen die ze echt niet moeten vergeten. Verder maken ze ellenlange takenlijsten of werken ze ad hoc en kijken ze wel wat er die dag in de mailbox belandt.
Het resultaat daarvan is dat je heel proactief werkt, waardoor je niet toekomt aan wat jíj deze werkdag wilt doen. Ook zul je eerder blijven hangen in oppervlakkige acties en werk je niet gericht naar je doelen toe.
Plan dus de taken van je takenlijst ook in, net als de afspraken. De kans is dan veel groter dat je ze daadwerkelijk doet en je zult veel productiever zijn.
5. Te veel schuiven
Als jij constant aan het schuiven bent met je taken en afspraken, ben je een speelbal van de omstandigheden. Houd de regie over jouw planning. Dat betekent niet dat je star en inflexibel moet zijn, wel dat je je grenzen moet aangeven.
Hoe het wél moet? Zodat je echt meer tijd over gaat houden. Je werkdag eerder kunt afronden. Kunt doen waar je écht zin in hebt, zodat je de dag met een voldaan gevoel kunt afronden. Dat lees je in Goed werk.
Over Cynthia Schultz
In zeven jaar tijd runde Cynthia Schultz twee succesvolle websites, schreef ze meer dan vijfduizend blogposts, maakte zo'n zevenhonderd video's, bracht ze een boek uit, werkte ze voor diverse tijdschriften, had ze een eigen tv-show en organiseerde ze jarenlang een beauty-event voor meer dan 10.000 bezoekers. Ze is de auteur van Goed werk.
