Een aantal jaren geleden kreeg ik voor het eerst met de A3-methodiek te maken. Na een baanwisseling miste ik in mijn nieuwe situatie de focus op het realiseren en uitvoeren van jaarplannen. Daarom introduceerde ik de A3 Jaarplan methode.
Na een eerste seizoen ‘oefenen’ ontstond er de behoefte aan meer kennis en vaardigheden om de methode goed te kunnen hanteren. Daarnaast was er de wens ook digitaal het jaarplan en resultaten te kunnen delen. De vraag was hoe een integraal ontwikkeld en gedragen jaarplan te realiseren dat helpt in de planning en controlcyclus. Maar ook, hoe werkt de methodiek en hoe kan die helpen de jaarplannen meer richting te geven bij het realiseren van de organisatiedoelstellingen? Welke stappen zijn daarbij van belang en wat is daarvoor nodig?
In een A3 Jaarplan kan men in één oogopslag zien waar de organisatie (onderdeel) het komende jaar voor staat en wat er gedaan gaat worden om de doelen te bereiken. Het format biedt overzicht en focus. De alom bekende tien aandachtsgebieden van het EFQM- of INK-managementmodel liggen aan de basis van het A3 Jaarplan. Er wordt gestart met de missie, visie en SBF (Succes Bepalende Factoren), die in het plan worden opgenomen.
De primaire doelstelling van de organisatie is vertaald in de missie en is meestal niet snel aan verandering onderhevig. De missie heeft te maken met de identiteit van de organisatie, wie we willen zijn. Een visie vertegenwoordigt een dynamisch gewenst beeld van de toekomst, is inspirerend, geeft richting en geeft antwoord op de vraag wat we zouden willen bereiken. Een SBF is datgene wat de organisatie succesvol maakt, beschouwd vanuit de visie en door de ogen van de verschillende belanghebbenden.
Het opstellen van het plan vindt plaats in dialoog met de medewerkers en is het eerste onderdeel van de methode. In het A3 Managementgesprek, als tweede onderdeel in de methode, staat het verbeteren en vernieuwen van de aandachtsgebieden uit het INK-model centraal. Hierin worden successen, zorgpunten en nieuwe ontwikkelingen besproken in een context van gelijkwaardigheid, vertrouwen en waarderend leiderschap. Het gaat erom invulling te geven aan de A3 methodiek.
De digitale webapplicatie, www.A3methodiek.nl, waarin alle onderdelen van het A3 Jaarplan kunnen worden ingevoerd en alle benodigdheden kunnen worden gegenereerd om een goed A3 Managementgesprek te voeren kunnen is het praktische derde onderdeel van de methode. Een jaarplan, in A3 formaat, dat beter afgestemd is op de organisatiedoelen, waardoor beter gestuurd kan worden en concrete resultaten geboekt kunnen worden zijn in de kern de voordelen van de methode. Bovendien is het een jaarplan dat sneller gemaakt is en slechts uit twee A-viertjes (is één A3) bestaat. Een jaarplan met meer aandacht voor de interactieve kant van de totstandkoming ervan.
Leiders die deze methode toepasten, doen dat niet vanachter hun bureau, maar maken er vaak een collectieve actie van, vaak ook nog in meerdere rondes. ‘A3 methodiek’ van Henk Doeleman, Lucian van Heumen en Manon Diepenmaat biedt een uiteenzetting van de methode en doet recht aan de meedenkende en participerende medewerker van deze tijd die een waardevolle bijdrage wil en kan leveren aan de totstandkoming van een jaarplan. Het boekje is geschikt voor managers, leidinggevenden en beleidsmedewerkers, die zich bezig houden met de ontwikkelingen en opstellen van jaarplannen op organisatie of afdelingsniveau.
Vanwege mijn gemis aan kennis ben ik een door Kluwer georganiseerde cursus gaan volgen om de A3 jaarplan methodiek beter te leren beheersen. Zoals ik in de praktijk al had gemerkt is de vertaalslag van de visie naar succes bepalende factoren (SBF’en) een lastige klus. Na de inleiding en het uiteen gaan in subgroepjes, veel meer werkvormen kent een gemiddelde trainingsdag kennelijk niet, ontstaat er de behoefte in breder verband met de aanwezigen te oefenen in het omzetten. Dat lukt, met de nodige discussie, mondjesmaat.
De behoefte aan praktijkvoorbeelden is groot bij de aanwezigen. Dit vraagt om oefening, wellicht meer voorbeelden en aanvullende training op locatie. Dat laatste wordt door Kluwer ter introductie en kennismaking gedaan. Ook is er aanvullend leesmateriaal ‘Generatie A3’ waarin bestuurders en managers van verschillende typen organisaties aan het woord zijn. A3 Methodiek en Generatie A3 zijn wat mij waardevolle documenten die bestuurders, managers, beleidsmedewerkers en leidinggevenden prima in staat stellen om hun jaarplan focus te geven en te houden.
Over Peter Bosma
Peter Bosma is werkzaam als manager in een revalidatiecentrum. Hij is gefascineerd door en gespecialiseerd in de onderwerpen leiderschap en verandermanagement. Tevens is hij werkzaam als geregistreerd supervisor en coach. Hij haalde zijn MBA aan Business School Nederland, de Action Learning MBA.
