Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20

Recensie

Mijn inbox is vol - 'Een concrete aanpak'

Mijn inbox is vol, hoe lean omgaan met e-mail? van Luc Chalmet is een prima hulpmiddel voor organisaties om naar een nieuw e-mail beleid toe te werken. De inbox wordt weer een geordende plek om je werk te doen en je te focussen op wat ertoe doet. 

Aukje Adams | 11 april 2018 | 3-5 minuten leestijd

Binnen het nieuwe systeem kun je prima zoeken naar informatie. Het Lean omgaan met e-mail betekent in het kort: continue werken zonder verspilling.

Altijd en overal online, ook in het weekend en tijdens onze vakanties zijn we continue bereikbaar. Mail negeren of toch maar beantwoorden? Hoeveel inboxen heb jij? Meer dan één? Dan stijgt het aantal berichten dagelijks razendsnel en is het noodzakelijk om efficiënt met mail om te gaan.
Herken je het probleem?

Dit boek biedt een concrete aanpak met heel veel tips, leest prettig en is mooi vormgegeven door de typografie, illustraties en cartoons. In een ‘boek voor lean omgaan met e-mail’, zoals de ondertitel van het boek luidt, mag de praktijk natuurlijk niet ontbreken. Die wordt beschreven en kun je zelf gewoon volgen en toepassen. Dus, aan de slag!

Mijn inbox is leeg!

Heb jij dat ook dat je inbox overloopt met ‘belangrijke’ berichten maar ook een veelvoud aan nieuwsbrieven en spam? Kortom, een bron van ergernis en stress. Mijn persoonlijke e-mail inbox was overvol met nieuwsbrieven junkmail etc. tot ik dit boek doornam. Er zijn veel mappen en submappen met opgeslagen e-mail die ik nooit meer inzie. Juist! Ik gebruik deze mappen als archief! Helemaal fout volgens de schrijver Luc Chalmet.

Een aantal adviezen uit het boek heb ik toegepast op één van mijn eigen e-mail accounts zodat ik door deze actie weet hoe de inbox leeg te maken maar ook leeg te houden. Eerlijkheid gebiedt te  vermelden dat er tijdens deze actie iets fout is gegaan. Maar het delen van je mislukkingen is helemaal in, falen is hot. Daarom wil ik deze ervaring met jullie delen.

Want hoe maak je jouw inbox nu helemaal leeg?

De poortwachter
Als eerste ben ik begonnen met het aangeven welke e-mails voor mij onbelangrijk zijn. Deze berichten komen mijn inbox niet meer in maar worden door slimme regels aan te maken verplaatst naar één map waar ik snel even door kan scrollen en met één muisklik daarna alle mail verwijder. Nog mooier is de optie AutoArchiveren waar je aangeeft dat de mail bijvoorbeeld na één week automatisch gearchiveerd of permanent verwijderd wordt. Ook de map verwijderde items kun je bij het afsluiten van het e-mailprogramma automatisch laten legen. Zo, dat ruimt op.

De lege inboxmethode
Nu het echte werk: ALLE inhoud van de inbox verplaatsen naar een andere map zodat de inbox ook echt leeg is.

?? Mijn inbox is leeg!! Waar het fout ging weet ik niet maar na deze actie was het niet meer mogelijk het e-mailprogramma (Outlook) te openen. Het probleem vinden en aanpakken was nog wel een dingetje.

Methode
Nadat de inhoud uit de inbox is verplaatst naar een nieuw aangemaakte map ga je gestructureerd met je inbox om door het gebruik van de 4D methode (delete, delegate, do, delay) zodat je aan het eind van elke nieuwe e-mailsessie daadwerkelijk een lege inbox overhoudt. Daarna kun je via de DRASTIC methode (het aanmaken en werken vanuit een nieuwe structuur) mails bewaren en terugzoeken. Je kunt jouw mails terugvinden door efficiënt te zoeken op bijvoorbeeld datum, naam, onderwerp etc. Ook belangrijk is het op gezette tijden je e-mails checken zodat het minder stress oplevert.

Werken met categorieën
Nog sneller werkt het met het indelen in categorieën. Elke mail krijgt één of meer categorieën toegewezen of een kleur. Alle mail wordt niet meer dubbel of driedubbel bewaard maar komt daarna in één archiefmap. Daarna kun je snel en overzichtelijk de gearchiveerde mail terugvinden.

Beheer van de map oude inbox
Het behandelen van de mail in de oude inbox kan het beste op gezette tijden uitgevoerd worden, bijvoorbeeld één maal per week tijd inruimen om mail te lezen en af te handelen. Ook is het verstandig om oude email ouder dan 3 tot 6 maanden automatisch te laten archiveren.

Daarnaast zijn er nog andere interessante hoofdstukken zoals het schrijven van e-mail, e-mail etiquette, het vermijden van verspilling en het Lean werken. Mijn inbox is vol is een prima boek met een concrete aanpak, de moeite waard om op jouw volle inbox toe te passen.

Over Aukje Adams

Aukje Adams is ondernemer en marketingprofessional die haar kennis inzet om grote en middelgrote bedrijven te adviseren en ondersteunen via haar bedrijf Working Service.

Deel dit artikel

Wat vond u van dit artikel?

0
0

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden