In deze businessroman volgen we Ronald Verhulst die directeur is van een grote keukenleverancier en geconfronteerd wordt met een reclame-uiting van de grootaandeelhouder. Die belooft dat keukens vanaf bestelling binnen twee weken geplaatst worden. En als het langer duurt, dan krijg je de keuken gratis. Klinkt goed! Ware het niet dat de huidige time-to-market bij Ronalds keukenleverancier twaalf of meer weken bedraagt. Ga er maar aan staan!
Enig idee hoe vaak een Formule I-team evalueert hoe ze bezig zijn en hoeveel verbeteringen er tussen twee races worden doorgevoerd? Dat is vaak en veel. Ronald krijgt een aantal adviezen vanuit een Formule I-team, en uiteindelijk weet hij die lessen te vertalen naar zijn eigen organisatie en ze bovendien stap voor stap in te voeren.
Voordat Ronald daadwerkelijk zelf met de adviezen aan de gang gaat, gaat hij eerst in zee met de Full Control Consulting Group, die Ronald helpen met het invoeren van Total Efficiency Management. Daarmee kunnen processen meetbaar versneld worden. In lijn met zijn eigen adagio ‘Vertrouwen is goed, controle is beter!' moet dat dus goed komen. Nee dus, maar het kost enige tijd om tot dat inzicht te komen en de Consulting Group de laan uit te sturen.
Uit een gesprek met de coureur en de teambaas van het Formule I-team weet Ronald een zevental lessen te destilleren (de auteurs noemen dit het theoriemodel dat bestaat uit zeven onderdelen, waarvan de beginletters samen het woord ‘versnel' vormen):
- Versimpel - de kunst van het weglaten en vereenvoudigen (Hierbij wordt verwezen naar professor Gary Hamels bureaucracy mass index)
- Eenduidige richting - een helder en inspirerend doel dat werkt als kompas
- Ritme in uitvoering - organiseren in een cadans van terugkerende interactiemomenten
- Snel en zelf beslissen - omkeerbare beslissingen en verdeelde autoriteit
- Natuurkunde toepassen - de eeuwenoude basisprincipes onder snelheid en versnelling
- Energieke en bevlogen teams - intrinsieke motivatie, autonomie en eigenaarschap
- Leren en bijsturen - van doen leer je meer dan van nadenken: wie het snelst leert, die wint
In het boek krijgen we van al deze lessen de vertaalslag naar de keukenleverancier en zien we het effect, maar ook het geworstel om de organisatie te winnen voor het maken van deze stappen. Bij de start zien we een silo-organisatie waarbij iedere afdeling efficiënt werkt, maar het resultaat van al die efficiëntie tegenvalt. Door aan de hand van de genoemde lessen te leren en op basis daarvan wijzigingen door te voeren wordt de doorlooptijd stap voor stap verbeterd. Uiteindelijk wordt een laatste drastische stap gezet. De muren tussen de afdelingen zoals sales, inmeten, plannen, inkoop, produceren, plaatsen en klantcontact worden afgebroken. Er ontstaan multidisciplinaire teams die van het eerste klantcontact tot de uiteindelijk oplevering van een keuken verantwoordelijk zijn. Het moge duidelijk zijn waar het uiteindelijk toe leidt. Er zijn nu teams die in een vaste cadans heel snel in staat zijn om keukens te plaatsen. Gevolg: heel veel tevreden klanten.
De gekozen insteek waarbij we leren van een Formule I-team en dat toepassen op een keukenleverancier laat zien dat je juist ook buiten IT veel kan (moet) doen om je organisatie wendbaarder te maken. Ook leren we wat dit betekent voor je rol als manager (o.a. loslaten en decentrale besluitvorming). Door de romanvorm leest Formule X makkelijk weg. Persoonlijk vind ik de beschrijving van de huidige situatie en van het ‘verbeteren' middels controlestappen te lang. Meer dan de helft van het boek gaat daarover en door dat stuk in te korten had het geheel aan kracht kunnen winnen. Neemt niet weg dat Formule X het lezen meer dan waard is en voldoende stof tot nadenken en uitproberen biedt!
Download hier een QRC van Formule X.
Over Henny Portman
Henny Portman is eigenaar van Portman PM[O] Consultancy en biedt begeleiding bij het invoeren en verbeteren van project-, programma- en portfoliomanagement inclusief het opzetten en verder ontwikkelen van PMO's. Hij is auteur en blogger en publiceert regelmatig artikelen.
