Leidinggeven op afstand - 'Herkenbare voorbeelden'

Flexibel werken is nog niet zo makkelijk, is het uitgangspunt van het prettig leesbare boekje 'Leidinggeven op afstand' van Gonny Vink. Het boek gaat over flexibele werktijden, flex-werkplekken, thuiswerken en echt voornamelijk op afstand werken. Het is breder dan ‘leidinggeven' en ook breder dan alleen ‘op afstand'.

In deel 1 ‘Werken op afstand', komt aan de orde wat de uitdagingen van werken op afstand vraagt van de leidinggevende en de medewerkers en hoe je op resultaat moet gaan sturen. Ik pik er wat items uit:

- Bij (veel) werken op afstand mis je de sociale contacten (niet het geroddel, natuurlijk) en daarom is het goed een ‘sociaal minimum' af te spreken: wanneer kom je fysiek bij elkaar, wat is minimaal nodig om goed te kunnen samenwerken.
- Ook belangrijk: thuiswerkers hebben de neiging veel langere dagen te maken dan kantoorwerkers, en dat is slecht voor de werk-privé-balans.
- Bij het op afstand werken moeten werknemers (meer) de regie nemen, en dat past goed bij een growth mindset: gericht op groei, op leren, op experimenteren. Mensen met een fixed mindset hebben de motivatie en bevestiging van de omgeving nodig, en werken daarom liever in de buurt van leidinggevende en collegae.
- Voor leidinggevenden is het lastig om voornamelijk telefonisch contact te hebben, je mist zo veel non-verbale communicatie. Je moet meer afgaan op de stem en wat iemand vertelt, je hebt dus meer sociale vaardigheden nodig.
- Als je situationeel leiderschap toepast, zul je merken dat het lastiger is om mensen die sturing nodig hebben op afstand te leiden, coachen op afstand is makkelijker.
- Ook is het belangrijk om bij flexibel werken zelf het goede voorbeeld te geven: als manager heb je óók een flexplek. En zeg je niet ‘goedemiddag' als iemand wat later begint.
- Sturen op resultaat begint met vertrouwen geven, duidelijke opdrachten formuleren, vooraf goede afspraken maken.

Deel 2 ‘Samenwerken, communiceren en kennisdelen op afstand' gaat dieper in op Afspraken maken, Samenwerken, Informatie delen, Communiceren en Sociale cohesie. Weer een paar items als voorbeeld:

- Er komen veel tools aan de orde die het samenwerken makkelijker maken en kennisdelen faciliteren. Denk aan Microsoft Teams, Evernote, Trello. Interessant is Microsoft Delve, dat kende ik nog niet. Hierin kun je zien wie aan welke documenten werkt.
- Transparantie over wat je wanneer doet is cruciaal, dus: altijd je agenda up-to-date èn open voor iedereen.
- Kennis delen is makkelijk als je gewoon in de kantoortuin kunt meegenieten van de telefoontjes van je collegae. Zo weet je precies waar die mee bezig is. Maar dat leidt ook verschrikkelijk af. Bij flexwerken moet je dit dus anders organiseren. Denk aan een (online) weekstart, of een blog of webinar als iemand op cursus is geweest. Of het digitaal maken van notities, die je dan met iedereen via Evernote deelt.
- Online vergaderen kan prima, tenzij het gaat om complexe zaken, zoals de toekomst van de organisatie.
- Een interessant hoofdstuk gaat over het ‘continue bereikbaar' moeten zijn. Mag je (als leidinggevende) wel emails versturen na werktijd? Moeten anderen daar dan ook direct op reageren? De auteur komt met een creatieve suggestie: om te zorgen dat niet iedereen na werktijd email hoeft te checken op urgente zaken en om duidelijk te maken wat urgent is en wat niet, gebruikt zij een Whatsappgroep die alleen wordt ingezet bij superurgente zaken. Dáár moet altijd direct op gereageerd worden, de rest is aan jezelf om te plannen wanneer je de berichten afhandelt. Tijdens of buiten werktijd, dat is jouw eigen keuze en verantwoordelijkheid.
- Wat mij betreft is de kern van het ‘leidinggeven op afstand' verwoord in het hoofdstuk sociale cohesie. Hoe blijf je in verbinding met elkaar, als je elkaar nauwelijks nog ziet? Interessant is Vink's aanpak: bepaal eerst hoe je met elkaar samenwerkt, voordat je bepaalt hoe je in verbinding blijft. Heb je elkaar nodig, zoals een voetbalteam? Dan is fysiek overleg prettig. Of wil je alleen sociaal contact houden omdat je allemaal onafhankelijk van elkaar je eigen ding doet, als een stel zevenkampers? In het laatste geval is af en toe een borrel genoeg om de sociale cohesie in stand te houden. En allerlei varianten daar tussenin.

Dit soort praktische voorbeelden maken het een nuttig boek voor iedereen die flexibel kan of moet werken. Het is vlot geschreven met vele, voor iedereen herkenbare voorbeelden, en een wrap-up bij elk hoofdstuk. Wel wordt er veel aandacht besteed aan leiderschap en samenwerken in het algemeen, wat iedereen bekend voor zal komen. Denk aan ontwikkelplannen, doelen alignen met de organisatie, elkaars drijfveren kennen, feedback geven, etc., inclusief de slechte gewoonte om als leidinggevende tijdens een vergadering veel informatie te delen: dat kun je beter schriftelijk doen, vooraf, en de (on-line of off-line) vergadering zelf gebruiken voor vragen of discussies daarover. Door die algemene insteek is er minder tekst specifiek gewijd aan de uitdagingen van ‘op afstand'. Voor de leidinggevende binnen een multinational met medewerkers op locatie in 40 landen, om eens wat te noemen, geeft het net wat te weinig houvast.

Aan de andere kant: er zijn zat leidinggevenden die de basisvaardigheden van leidinggeven nog niet beheersen. En collegae die doen aan ‘handdoekje leggen' op de flexplek, met koffiebekers, papieren, etenswaren. Geef hen vooral Leidinggeven op afstand van Gonny Vink cadeau!