Het is een wirwar van softwaretools/applicaties die je kunnen helpen bij de uitvoering van je werkzaamheden. Denk aan de tools van Microsoft, Google, SAP et cetera et cetera. Er zijn er zoveel op de markt, voor zoveel verschillende doelgroepen dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Als klein bedrijf weten we het ook niet, we hebben gekozen voor tools die we kenden. Zoals Hubspot, maar Tools die werken lezende realiseerde ik me dat we maar een klein deel van de mogelijkheden van deze applicatie gebruiken. En dat geldt voor andere applicaties wellicht ook wel.
Tools
Team VDM, een team van uitgeverij Van Duuren Media, heeft in kaart gebracht over welke applicaties zij enthousiast zijn, die veel gebruikt worden en die van toegevoegde waarde zijn. Waarbij het uitgangspunt is dat de applicaties cloudgebaseerd zijn en draaien in de browser. Zo komen ze tot een selectie van 13 softwaretools. Met daarin bekende tools zoals Zoom, Trello en Canva. Maar ook, voor mij in elk geval, wat onbekendere tools zoals Notion, Zoho CRM en Asana. Uiteraard ontbreken ook ChatGPT en Zapier niet!
Deze 13 applicaties worden geanalyseerd en beschreven. Daarbij volgt elk hoofdstuk dezelfde opbouw, waarbij wordt uitgelegd wat de tools is, wie de gebruikers zijn en wat de toevoegde waarde is. Wat mij opvalt is dat een deel van de tekst geschreven lijkt te zijn met ChatGPT, vanwege herhalingen. Maar dat is niet storend. Als je de paragrafen los leest in je zoektocht naar een softwaretool, heb je wel alle info.
inzicht in functionaliteiten
Verwacht geen diepgaande gebruikershandleiding, daar is het boek niet voor bedoeld. Wel geeft het boek inzicht in de aanwezige functionaliteiten in een app, dus als je een selectie wil uitvoeren is dat erg handig. Maar ook als je een applicatie al gebruikt kan dit boek nuttig zijn. Ik heb zelf van een aantal apps, zoals Hubspot en Canva, nieuwe functionaliteiten leren kennen. En dus nu zeker ga onderzoeken. Want het kan me helpen om de efficiëntie te vergroten, daarvan ben ik overtuigd.
veelgemaakte fouten
Naast inzicht in functionaliteiten bevat elk hoofdstuk ook een paragraaf over veelgemaakte fouten en oplossingen. Ook dat helpt je als gebruiker van een of meerdere van deze applicaties om eens naar je eigen gebruik te kijken. Schoon jij wel op? Of gebruik je teveel velden in een tabel? De 13 applicaties worden beschreven, maar elk hoofdstuk gaat ook in op alternatieven. Ben je dus niet helemaal tevreden over een applicatie of biedt die niet precies wat je zoekt, heb je informatie om verder te zoeken.
Voor een snelle selectie mis ik eigenlijk nog wel een totaaloverzicht, bijvoorbeeld een tabel met welke functionaliteiten een applicatie biedt. Ik heb dat even geprobeerd met de chatbot, waar je als koper van het boek toegang toe hebt, dat lijkt wel te werken. Uiteraard moet je van tevoren wel weten wat je wil, anders blijft het erg lastig selecteren, door de grote wirwar van applicaties.
Het leesbaar geschreven boek Tools die werken met als ondertitel ‘productiviteitsverhogende tools voor werk en communicatie’ kan je zeker helpen bij je zoektocht. Het boek geeft een overzicht van de huidige functionaliteiten van de beschreven applicaties. Door dit boek als uitgangspunt te nemen heb je al een eerste selectie gedaan. Zoals altijd bij een software gaat de doorontwikkeling verder, dat geeft een risico op veroudering. Maar voor de komende jaren verwacht ik dat je als lezer het boek heel goed kan gebruiken voor een selectie van een of meerdere tools.
Over Jan Hoogstra
Jan Hoogstra heeft meer dan 25 jaar ervaring als IT-adviseur en IT-auditor bij grote accountants- en adviesbureaus. Tijdens zijn loopbaan heeft hij veel opdrachten gedaan op het gebied van informatiebeveiliging en optimalisering van de inzet van IT. Jan is directeur bij CognoSense, dat gespecialiseerd is in de menselijke kant van IT.