trefwoord
Toleranties in projectmanagement
Toleranties vormen een essentieel onderdeel van modern projectmanagement. Deze vooraf gedefinieerde marges geven aan binnen welke grenzen een project mag afwijken van de geplande koers voordat escalatie naar een hoger managementniveau noodzakelijk wordt. Met name in PRINCE2-methodologie spelen toleranties een centrale rol bij het 'managen by exception' principe, waarbij projectmanagers de vrijheid krijgen om binnen vastgestelde grenzen zelfstandig beslissingen te nemen.
Toleranties worden doorgaans vastgesteld voor zes aspecten van een project: tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico's en baten (benefits). Deze grenzen helpen bij het delegeren van verantwoordelijkheden en creëren een gecontroleerde maar flexibele werkwijze binnen projecten.
Boek bekijken
Soorten toleranties en hun toepassing
Bij projectmanagement worden zes soorten toleranties onderscheiden:
Tijd: De toegestane vertraging of versnelling op de planning.
Kosten: De toegestane budgetoverschrijding of -onderschrijding.
Kwaliteit: Toegestane afwijkingen van kwaliteitscriteria.
Scope: Flexibiliteit in de te leveren producten of diensten.
Risico: Toegestane afwijkingen in risicoprofielen.
Baten: Marges in de te realiseren projectvoordelen.
Vooral binnen agile werkomgevingen zien we een verschuiving in hoe toleranties worden toegepast, met name bij de variabele scope versus de vaste tijd en kosten.
Boek bekijken
SPOTLIGHT: Michiel van der Molen
Boek bekijken
Het 'managen by exception' principe
Toleranties zijn onlosmakelijk verbonden met het 'managen by exception' principe, een kernaspect van PRINCE2. Dit principe stelt dat hogere managementniveaus alleen betrokken worden wanneer er buiten de vooraf afgesproken tolerantiegrenzen wordt getreden. Dit zorgt voor:
- Efficiënt gebruik van managementtijd
- Heldere rapportagestructuren
- Duidelijke verantwoordelijkheden
- Gecontroleerde autonomie voor projectmanagers
Door dit mechanisme is het mogelijk om projecten te managen zonder constante interventie van hogerhand, wat leidt tot snellere besluitvorming en minder bureaucratie.
Boek bekijken
Toleranties in een agile context
Met de opkomst van agile projectmanagement is er een interessante evolutie gaande in hoe toleranties worden toegepast. Waar traditionele projectmanagementmethoden vaak alle zes aspecten van toleranties als variabel beschouwen, zien we in agile een specifieke benadering:
- Tijd en kosten worden vaak gefixeerd (timeboxing)
- Scope wordt bewust flexibel gehouden
- Kwaliteit blijft niet-onderhandelbaar
Deze verschuiving vraagt om een andere benadering van toleranties, waarbij de nadruk meer ligt op het managen van scope dan op het managen van tijd en kosten.
Boek bekijken
Waarom doen we dit eigenlijk? - De businesscase (business case) als succesfactor voor projecten Een cruciale les uit dit boek is dat toleranties altijd moeten worden afgeleid van de businesscase. Standaardtoleranties (zoals de vaak gebruikte 10% marge) zijn zelden effectief. Toleranties moeten de prioriteiten in het project weerspiegelen en functioneren als alarmgrenzen die tijdig waarschuwen als de businesscase in gevaar komt.
Toleranties op verschillende managementniveaus
Een belangrijk aspect van toleranties is dat ze worden toegepast op verschillende niveaus binnen de projectorganisatie:
Corporate of programmaniveau: Toleranties voor het project als geheel, vastgesteld door de opdrachtgever.
Projectniveau: Toleranties voor fases, vastgesteld door de projectboard.
Faseniveau: Toleranties voor werkpakketten, vastgesteld door de projectmanager.
Werkpakketniveau: Toleranties voor de uitvoering, vastgesteld voor de teammanager.
Deze gelaagdheid zorgt ervoor dat ieder niveau precies weet binnen welke grenzen zij zelfstandig beslissingen kunnen nemen.
Boek bekijken
"Toleranties zijn de toegestane afwijkingen van de doelstellingen in een plan, waarbinnen niet geëscaleerd hoeft te worden naar een hoger managementniveau. Ze vormen de hoeksteen van het 'managen by exception' principe." Uit: Projectmanagement op basis van PRINCE2
De businesscase als basis voor toleranties
Een vaak over het hoofd gezien aspect van toleranties is dat ze niet willekeurig moeten worden bepaald, maar direct gerelateerd moeten zijn aan de businesscase van het project. Effectieve toleranties:
- Weerspiegelen de prioriteiten van het project
- Zijn afgestemd op de risicopreferentie van de organisatie
- Bieden voldoende flexibiliteit zonder de businesscase in gevaar te brengen
- Zijn verschillend per projectaspect (tijd, kosten, etc.)
Standaardtoleranties (zoals een vaste 10% op alle aspecten) zijn zelden effectief en kunnen leiden tot onnodige escalaties of juist te late interventies.
Boek bekijken
Conclusie: Het belang van weloverwogen toleranties
Het concept toleranties mag dan technisch lijken, maar het is in feite een krachtig mechanisme dat de balans bepaalt tussen controle en autonomie in projecten. Goed gedefinieerde toleranties bevorderen:
- Heldere verantwoordelijkheden en mandaten
- Efficiënte besluitvorming
- Tijdige escalatie van problemen
- Focus op de businesscase
- Flexibiliteit binnen vastgestelde kaders
Of het nu gaat om traditionele, agile of hybride projectomgevingen, het begrip en de juiste toepassing van toleranties blijft een essentiële vaardigheid voor effectief projectmanagement.
