Tegen piramidale bureaucratie
Om zo’n begrip als zelforganisatie in de vingers te krijgen, is het handig om na te gaan waar zoiets tegenover staat. Het moet een concept zijn dat in verzet is geboren. Twee plenaire sprekers lichten daarover in enkele bijzinnen de sluier op. In de moderne oorlogsvoering functioneert de traditionele piramidale structuren niet meer. De conflicten hebben tegenwoordig doorgaans zo’n turbulent en dynamisch verloop dat de top-down bevelstructuren en de bottom-up rapportagelijnen achterlopen bij de gebeurtenissen. Voor je het weet krijg je de verkeerde opdrachten uit de top, voor je het weet rapporteer je onvolledige en achterhaalde informatie. Dick Berlijn, generaal b.d. lichtte deze ontwikkelingen uit persoonlijke ervaring toe. Wie hierover meer wil weten kan inmiddels op wikipedia zijn eerste licht opsteken.
Ook Jaap van Ginneken, auteur van het onlangs verschenen boek De kracht van de zwerm, wees op deze grote ontwikkelingen in de twintigste eeuw. De klassieke bureaucratie waar we ons nu tegen afzetten, was het resultaat van de rijping van spoorlijnen en wegen. De grote mega-organisaties konden hierdoor ontstaan. Dat we ons hier nu tegen afzetten, is niet verwonderlijk. We leven in een tijd waarin de communicatie- en informatietechnologie rijpt. De klassieke organisaties van het verleden blijken te star en te stijf te zijn. Ze kunnen de dynamiek van de hedendaagse samenleving niet meer bijbenen.
Kritiseerden Berlijn en Van Ginneken de organisatievormen van het verleden met analyses en argumenten, Jaap Peters, organisatieactivist en inmiddels ‘stand up consultant’, ridiculiseerde met menig bon mot dezelfde verschijnselen. Zelfs tomaten blijken inmiddels een POP te hebben, een persoonlijk ontwikkelplan in de vorm van draden waarlangs zij moeten groeien. Afwijking en variatie zijn onmogelijk. De groei wordt helemaal van buiten af gestuurd, gemonitord en bijgestuurd net zoals nog in veel bedrijven en organisaties.
De impliciete moraal van zijn verhaal was, dat we nog steeds niet zijn afgekickt van het achterhaalde bureaucratische denken uit de twintigste eeuw. We grijpen terug op de oplossing van het verleden om de uitdagingen van het heden het hoofd te bieden: de manager die van buitenaf de organisatie stuurt.
Zelforganisatie als nieuwe oplossing
Wat dan wel? Als ‘vorken voor horken’ zijn, welk bestek is er dan voor ons, vernieuwers, weggelegd? Deze eerste Nationale Dag voor de Zelforganisatie bood een keur aan parallelle sessies om ook hierop antwoorden, suggesties, aanzetten te zoeken. Ze varieerden van ‘grondslagenworkshops’ met de fine fleur van hoogleraren van Nederland tot deskundigen met praktijkervaringen uit jeugdzorg en industrie. Ook de laatste spreker op deze dag, Carolyn Corvi, die een toppositie bij Boeing had, ging diep in op de vormen van zelforganisatie binnen haar fabriek bij Seattle. Die diverse uitwerkingen van zelforganisatie lieten zich keurig opdelen naar de mate van praktijkgerichtheid.
Modellen
De meest abstracte uitwerking van zelforganisatie troffen we aan bij de wetenschappers. Zij onderzoeken hoe complexe systemen in de natuur en de biologie ontstaan, die meer kunnen dan een enkel lid van het systeem in zijn eentje. Wat dan zo fascineert, is dat er geen manager aan te pas komt om te zeggen wat er moet gebeuren en hoe het moet gebeuren. Het lijkt alsof de organisatie vanuit zichzelf ontstaat.
Zo ‘weten’ termieten, aldus Postma, professor Kunstmatige Intelligentie, in zijn grondslagenworkshop hoe ze houtsnippers moeten verzamelen om samen een nest te bouwen. Elk diertje voert een simpel programmaatje uit: loop in willekeurige richting, kom je een houtsnipper tegen, pak die op, loop verder in willekeurige richting en als je weer een nieuwe houtsnipper tegenkomt, laat die je meedraagt daar vallen. Als alle termieten dit doen, ontstaat als vanzelf een complex product als een nest. Het geheel kan meer dan elk onderdeel afzonderlijk. Er ontstaat een collectieve nieuwe eigenschap in het systeem namelijk ‘nest bouwen’. Dit verschijnsel is nu ‘emergentie’. Onze wetenschappers bootsen dit proces in hun computersimulaties na en vergelijken dit met waarnemingen in de echte werkelijkheid.
Metaforen
Anderen zoals Jaap van Ginneken zoeken vooral naar nieuwe wegen van organiseren door ook naar andere organisatievormen in de dierenwereld te kijken. Hij vindt daar zijn inspiratie voor nieuwe organisatievormen. Hij onderzocht daarvoor apenhiërarchieën, kuddes, zwermen, mierennesten en virussen. Zo biedt het virusmodel, zoals dat inmiddels bekend is geworden in de nieuwe social media, aanknopingspunten om onze huidige communicatieprocessen anders in te richten. Het idee dat je een zender bent, die een boodschap naar een publiek stuurt, is een hiërarchisch model en is achterhaald. Dit werkt niet meer. Wij moeten nu uitgaan van het virusmodel, het griepmodel. Het blijkt dat we elkaar tegenwoordig met informatie ‘aansteken’. De buzz, de hype, organiseert zichzelf. Wie anderen wil bereiken zal succesvolle virals moeten maken. Dan Heath is in zijn boek De plakfactor nagegaan aan welke eisen succesvolle buzz voldoet. Die is simpel, concreet, geloofwaardig en emotioneel.
Nieuwe praktijken
Voor veel managers en professionals zal zelforganisatie vooral praktisch moeten zijn. Op een gegeven moment zullen zij willen weten wat ze moeten doen en vooral nalaten. Hoewel dit congres geen hands-on training was, eerder bijpraten wat de ontwikkelingen zijn, waren er wel wat lessen te destilleren. De wereldwijde nieuwe defensiepraktijken laten zien dat zelforganisatie alleen dan succesvol is als medewerkers over juiste en tijdige informatie over hun directe situatie beschikken. Alleen dan kunnen zij well-informed goede beslissingen nemen. De taak van het management is dan ook om te zorgen dat de netwerken goed onderhouden worden. Als je medewerkers zelf beslissingen nemen voor hun eigen situatie moeten ze wel handelen binnen de missie van het bedrijf. Er zal hieraan veel aandacht moeten worden besteed.
Zelforganisatie is niet iets, zo viel die dag diverse keren te beluisteren, dat je zomaar even doet. De manager die denkt dat hij alles over de muur kan gooien, komt bedrogen uit. Zelforganisatie vraagt om trainen, trainen en nog eens trainen. En innovatie vraagt dat management, staf en de medewerkers elkaar als ‘virale gemeenschap’ kunnen ontmoeten. Sociale media kunnen daarbij helpen maar ook simpele ‘ouderwetse’ ingrepen zoals bij Boeing. Daar werden staf en vliegtuigbouwers weer fysiek in één hal gezet, aldus Carolyn Corvi. Nieuwe trappen vergemakkelijkten het contact en dus de mogelijkheid om het productieproces van vliegtuigen permanent te verbeteren. Zo banaal, zo praktisch kan het dus zijn.
Tegengeluiden
Zo’n dag over zelforganisatie kan in een onkritische landdag ontaarden als je niet uitkijkt. Uit de vragen van de deelnemers in de zaal en de workshops hoorde je gelukkig ook tegengeluiden. Die lijken voor volgende edities van deze boeiende dag van belang. Ondergetekende tekende de volgende op: Is zelforganisatie altijd nodig of zijn er omstandigheden dat de piramide beter werkt? Zijn emergente eigenschappen altijd wel gunstig? Of kunnen er ook massaverschijnselen ontstaan die immoreel en slecht zijn? Wat moet je daarmee? Wordt er niet teveel uitgegaan van de redelijkheid van mensen? Kunnen die wel in hun eigen situatie altijd juiste beslissingen nemen? Vertrouwen we daar niet te veel op? Zijn onze cognitieve vermogens er wel geschikt voor?
Op 31 maart 2010 is er een symposium over zelforganisatie in de Zorg. De volgende Nationale Dag van Zelforganisatie wordt gehouden op 10 november 2010. Laten we hopen dat deze vragen uit het publiek dan ergens aan de orde worden gesteld.
(Meer informatie is te vinden op www.stichtingzelforganisatie.nl)
Over Joep Schrijvers
Joep Schrijvers doet onderzoek naar westerse advies- en lesboeken voor vorsten, bestuurders en managers van Homerus tot Covey. Hij is schrijver van succesvolle, kritische boeken en artikelen over management, mens en maatschappij.
