‘Alle werknemers CEO van hun eigen winkel’

Holacratie komt van het Griekse woord holos, dat ‘geheel’ betekent. Wat houdt de term precies in?
Holacratie is een alternatieve benadering om een bedrijf te organiseren. Het vervangt de traditionele managementhiërarchie met een nieuw mechanisme van zelforganiserende teams die zowel autonoom opereren als afhankelijk zijn van het geheel. Een van de kenmerken is dat individuen hun collega's kunnen attenderen op zaken in de organisatie die beter kunnen. Daarbij moet je denken aan kwesties als wie wat doet, wat we van elkaar kunnen verwachten, wie de besluiten neemt, en andere functies die we normaliter uitbesteden aan managers. Holacratie biedt een proces waarin die suggesties vertaald kunnen worden in een structuurverandering van het team. Op die manier wordt de verantwoordelijkheid en de beslissingsbevoegdheid bij de direct betrokkenen op de werkvloer gelegd. Niet de hiërarchie is bepalend, maar de rollen die de werknemers in het team vervullen.

Wat is er mis met hiërarchie?
Die vraag is eigenlijk niet relevant. Een holacratische structuur is in zekere zin te vergelijken met het menselijke lichaam: daar is ook niet één bepaalde cel die de baas speelt over andere cellen. Ons lijf kent geen hiërarchie, net zo min als er sprake is van een soep zonder ordening. In plaats daarvan zijn er autonome cellen die zich groeperen tot organen, die op hun beurt weer deel uitmaken van een systeem. Zo werkt het ook in holacratie. De teams bakenen de grenzen af tussen de afzonderlijke taken, geven autonomie aan de verschillende rollen, en bepalen tegelijkertijd hoe de bedrijfsprocessen zich tot elkaar verhouden. Is dat hiërarchisch, of juist een voorbeeld van een platte organisatie? Geen van beiden, en tegelijkertijd allebei. De vergelijking gaat eigenlijk mank.

Toch maakt holacratie korte metten het concept van managers.
Managers zijn in het algemeen niet goed in het scheppen van duidelijkheid. De meeste laten hun mensen onbekommerd hun gang gaan en komen pas in actie als ze het gevoel krijgen dat er iets misgaat. Op die momenten ontpoppen ze zich vaak als micromanagers, waar ook niemand bij gebaat is. Het is constructiever om problemen ter plekke te diagnosticeren en op te lossen. Daarmee bereik je veel sneller een heldere bedrijfsstructuur dan wanneer je de zaken overlaat aan managers.

Managers die holacratie implementeren maken zichzelf in feite overbodig. Leidt dat niet tot weerstand?
Minder dan je zou verwachten. De meeste managers willen oprecht wat het beste is voor hun team. Als ze kunnen bijdragen aan een betere manier, dan doen ze dat graag, ook al staat dat op gespannen voet met hun ego. Dat wil overigens niet zeggen dat er voor hen geen rol is weggelegd. In een holacratische organisatie kunnen managers waarde toevoegen door zich op te stellen als ondernemers, bijvoorbeeld door nieuwe structuren te bouwen en nieuwe vormen van klantwaarde te creëren. In het beste scenario vormen ze het bedrijf om tot een organisatie van CEO's, waarbij iedere medewerker de baas is over zijn of haar rol. Zoals in het lichaam de lever verantwoordelijk voor het afbreken van gifstoffen, en het hart de baas is over het rondpompen van bloed, zo krijgt in een holacratische organisatie elke werknemer de vrijheid om zijn eigen winkel te runnen. En zeg nou zelf: wie is er niet liever ondernemer dan manager?

Welk type onderneming is het meest gebaat bij holacratie?
In principe elk bedrijf dat het talent van zijn werknemers niet volledig benut, bijvoorbeeld omdat het wordt afgeremd door vergaderingen en bureaucratie. Daarnaast elke organisatie die te maken heeft met complexiteit. De huidige managementhiërarchie stamt nog uit een tijd waarin de telegraaf de belangrijkste communicatietechnologie was, en er nog geen noodzaak was om per ommegaande op nieuwe ontwikkelingen te reageren. In een wereld waarin de veranderingen zo snel gaan als de onze voldoet die structuur niet meer. Wat dat betreft ben ik het volledig eens met Tony Hsieh, CEO van de online schoenenverkoper Zappos, die zijn bedrijf meer als een stad, en minder als een bureaucratie wil runnen. Naarmate een stad groeit, gaat de innovatie per inwoner namelijk omhoog. Maar een uitdijende bureaucratie leidt juist tot minder productiviteit per werknemer.

Zappos is tevens het grootste bedrijf dat tot nog toe is overgestapt op holacratie. Dit heeft volgens de Wall Street Journal vooral tot ‘verwarring’ geleid. Heeft Zappos het concept succesvol geïmplementeerd?
Het is te vroeg om dat te beoordelen. Dit is een transformatie die minstens vijf jaar in beslag neemt. Je morrelt namelijk aan de machtsstructuur van het bedrijf, en alles wat daar bovenop is gebouwd, of het nu gaat om operationele processen, evaluatiesystemen, of het personeelsbeleid. Dat is de grootste transformatie die je je maar kunt voorstellen. Dat gezegd hebbende denk ik niet dat Zappos grote blunders heeft gemaakt. Het bedrijf is al doende aan het leren, en past zich prima aan de nieuwe omstandigheden aan.

Toch schijnt de implementatie met zoveel frictie gepaard te gaan dat inmiddels al een zesde van de werknemers is opgestapt.
Dat is in de pers volledig verkeerd geïnterpreteerd! Tony wist dat zijn plannen op een mate van weerstand zouden stuiten, net als bij willekeurig welke andere bedrijfsorganisatie. Hij heeft die kosten vooraf willen incalculeren door zijn werknemers drie tot twaalf maanden salaris te bieden om te vertrekken. Op die manier wist hij zich verzekerd van mensen die volledig achter de transformatie staan, en niet halverwege de kont tegen de krib gooien.

Toch is de manier waarop Zappos holacratie invoert voor veel bedrijven waarschijnlijk een stap te ver.
Je kunt holacratie ook gedeeltelijk implementeren. Zie het als een besturingssysteem voor je onderneming. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met het effectiever maken van vergaderingen. Op die manier kun je je bedrijfsprocessen één voor één upgraden. Net zolang totdat je je hele organisatiestructuur hebt vernieuwd.