Het team handboek (gebonden editie)

Handboek Soldaat voor Teams De eerste uitgave van 'The Team Handboek' verscheen in 1988. De auteurs werkten toen allen bij Joiner Associates in Madison, Wisconsin. In 2000 verscheen de tweede editie, en nu ook in 2002 de Nederlandse vertaling. In het voorwoord schets één van de auteurs het doel van het boek: 'We willen het handboek nuttig en toegankelijk maken, zoiets als uw favoriete oudere broer of zus die naast u staat om u een paar goede en praktische adviezen te geven'. Verder in zijn betoog noemt hij zich de 'vriendelijke adviseur'. Het handboek is niet alleen bestemd voor (management)teams, maar ook voor werkgroepen en projectgroepen, zeg maar teams met een meer tijdelijk karakter. In het boek zijn tal van adviezen, suggesties en praktische tips van de lezers van de eerste uitgave opgenomen. Veel aandacht is geschonken aan de lay-out van de pagina. Het handboek volgt een strak stramien van hoofdteksten, kaders, bijschriften en marges. Ook zien we ter illustratie een groot aantal cartoons. Het handboek bevat 7 hoofdstukken en vier bijlagen die ik hieronder in het kort zal bespreken. Nieuwe uitdagingen Hoofdstuk 1 luidt 'Werken met teams om nieuwe uitdagingen het hoofd te bieden'. Het hoofdstuk is te zien als een algemene inleiding, een context, zoals de auteurs het noemen. Het gaat over de vraag wat er geregeld moet zijn opdat een team goed kan functioneren. Hier komen veel tips aan de orde die ook te vinden zijn in een handboek projectmanagement. Zo moet het team volgens de auteurs een duidelijk gedefinieerd doel hebben en resultaten opleveren die voor de organisatie nuttig zijn. De sponsor van het team reikt die doelstelling aan. Ook geeft de sponsor randvoorwaarden als tijd, budget, middelen en verantwoordelijkheden. De sponsor stelt in overleg het handvest van het team samen. Dit handvest bevat niet alleen de doelen, maar ook het partnership (hoe gaan we met elkaar om) en aanwijzingen voor het proces. Het team moet bestaan uit mensen die over de noodzakelijke kennis en vaardigheden beschikken. Zij moeten goed met elkaar en met de organisatie communiceren. De auteurs willen duidelijk maken dat teamwerk niet op zichzelf staat. Zij introduceren het model 'De driehoek van Joiner' waarbij de hoekpunten de drie sleutelelementen aangeven die voor elke ondernemingsstrategie van belang zijn: Kwaliteit, Wetenschappelijke Benadering en Samen één Team. Teams worden vaak ingezet bij veranderingsprocessen. De lezer wordt geadviseerd rekening te houden met enkele 'wetten' van organisatieverandering. Een belangrijke wet is: 'Mensen zijn niet tegen verandering, mensen zijn tegen veranderd worden.' Een bijzondere kijk op weerstanden bij veranderingen. Methoden, goede raad en tips Na het eerste theoretische hoofdstuk wordt het boek vooral praktisch: In verschillende hoofdstukken worden tal van methoden uit de wereld van projectmanagement aangereikt. Zo gaat Hoofdstuk 2 over het omgaan met hulpmiddelen en leert de lezer achtereenvolgens hoe hij een proces moet tekenen (een LIPOK-diagram), hoe hij een stroomdiagram en een flowchart moet tekenen, hoe hij een Paretodiagram moet opstellen of een tijdkaart. Veel methoden en schema's zijn afkomstig uit de statistische bibliotheek van Deming. Voor studenten die met deze technieken niet vertrouwd zijn, zijn de beschrijvingen en toelichtingen zonder meer instructief. Hoofdstuk 3 wordt genoemd: 'De weg naar een succesvol project'. Tal van organisatorische vraagstukken rond projectmanagement worden beschreven, zoals de verantwoordelijkheden van de sponsor of de stuurgroep voor, tijdens en na het project. Belangrijk is te onderkennen welke organisatieproblemen projectmatig aangepakt moeten worden ('selecteren van projecten'). Na de relatie met de opdrachtgever of stuurgroep komen de relaties binnen de projectorganisatie aan de orde. De aanwijzingen in hoofdstuk 4 ('Werken in Teams') bevatten een scala van richtlijnen voor het leiden van een vergadering, voor het stimuleren van een gezonde discussie in het team, voor een adequate verslaglegging. Verder worden gesprekstechnieken besproken als brainstorming, multivoting en nominale groepstechniek. De auteurs geven veel aandacht aan het verloop van teamvraagstukken gedurende het project. Zo verschuiven - naar gelang het project vordert - de onderwerpen waarover binnen het team moet worden gesproken. Opmerkelijk is de 'draai' die het boek maakt na Hoofdstuk 4. De inhoud van de eerste vier hoofdstukken leunt nogal sterk op klassieke theorieën van projectmanagement, verpakt in een nieuw jargon. In Hoofdstuk 5 maken de schrijvers een sprong naar de methoden van kwaliteitsmanagement. Via de 7-stappenmethode van Joiner krijgt de lezer uitgelegd hoe een verbeterplan kan worden opgesteld. Hij moet dan wel eerst kiezen uit vijftien verbeteringsstrategieën. Die vijftien strategieën (waaronder Strategie 15: Het opruimen en organiseren van de werkplek) worden achtereenvolgens uitgewerkt. Belangrijk kenmerk is dat de genoemde strategieën sterk berusten op een rationeel empirische benadering. In het geval van strategie 15 is stap 1: 'Verwijder alle voorwerpen die niet onmisbaar zijn'. Was het maar zo eenvoudig. In Hoofdstuk 6 gaan we naar de klassieke wetten van de groepsdynamica ('forming, storming, norming, performing'). Je vraagt je af waarom het vaak zo problematisch is in projectteams: 'heldere communicatie, positief teamgedrag, duidelijk omschreven rollen, constructieve feedback, als iedereen zich houdt aan zijn of haar rol of taak kan er toch niets misgaan, zou je zo denken. Niet zonder reden sluit het boek af met Hoofdstuk 7: Omgaan met conflicten. De auteurs wijzen erop dat conflicten bron kunnen zijn van positieve en creatieve impulsen, en dat het omgaan met conflicten niet betekent: hoe duw ik conflicten de kop in! Ook hier weer na het presenteren van soorten conflicten in teams pagina's vol goede raad en tips over hoe te handelen. Werken met teams of projectmanagement? 'Het team handboek' is feitelijk een handboek projectmanagement, uit de hoek van het kwaliteitsdenken. Veel nadruk ligt op het overdragen van kennis uit de klassieke school, in die zin is het handboek niet vernieuwend. Ik kan me zo voorstellen dat 'Het team handboek' populair kan worden in het middelbaar en hoger beroepsonderwijs, omdat het door de vorm en de inhoud bijzonder geschikt is voor het leggen van een basis bij het werken in teams. Tegen een collega noemde ik dit boek het Handboek Soldaat voor het werken in teams.Voor de gevorderden heeft het boek weinig te bieden. In de afgelopen jaren zijn in Nederland tal van boeken verschenen die verder gaan waar 'Het team handboek' stopt. Ik denk daarbij ondermeer aan 'Projectmatig creëren' van Jo Bos e.a. en zeker ook aan 'Teamleren (theorie en facilitaie)' van Thijs Homan die een grondige theoretische onderbouwing van het werken in teams geeft.