GRIP - 'De kracht zit hem in de totaalaanpak'

Vanaf de allereerste bladzijde ben ik gegrepen door GRIP van Rick Pastoor. In dit boek deelt hij namelijk zijn werkmethode, maar vooral ook zijn zoektocht om tot deze methode te komen. Voor mij is GRIP nu al het boek van het jaar. Want niet eerder las ik een boek waarin productiviteit en lifehacking zo helder samenkomen. Ik heb het met heel veel plezier gelezen, al herlezen en aan anderen aangeraden.

‘GRIP’ is namelijk super concreet en heel praktisch. Je kunt al lezende de tips toepassen en daar meteen mee aan de slag. Maar vergis je niet. GRIP is niet alleen een boek met slimme tips. De kracht van GRIP zit hem in de totaalaanpak. Aanleiding voor Pastoor is de constatering dat we nooit echt hebben leren werken. Er wordt gewoon verwacht dat je dat kunt. Ken je dat gevoel dat je op je werk de hele dag brandjes aan het blussen bent en het gevoel hebt dat je alleen maar ad-hoc bezig bent? Je probeert steeds aan iets te werken, maar wordt continue afgeleid door nieuwe informatie. Als je dit herkent dan is de kans groot dat je reactief handelt en je laat leiden door de waan van de dag. Dan ben je druk bezig, sterker nog, je bent continue druk bezig. Maar vooral met datgene wat jouw omgeving op dat moment van je vraagt. Daardoor bepalen anderen hoe jouw werkdag verloopt in plaats van dat jij dat zelf doet. Rick Pastoor zet je weer achter het stuur geeft je daarmee grip en regie over je eigen werk. En dat begint met je agenda. Die is heilig. Als daar al je afspraken én werkzaamheden in zet voor de werkweek en je kunt ervan op aan dat wat erin staat klopt, dan kun je er blind op vertrouwen. En dat geeft rust. En grip. Het boek is in drie delen onderverdeeld:

1 Grip op je week;

2 Grip op je jaar;

3 Grip op je leven.

Hoe je jouw agenda op korte termijn in zo’n krachtige tool verandert, legt Rick Pastoor stap voor stap uit in het eerste deel, Grip op je week. Zo maakt hij onder meer gebruik van de volgende 3 vragen:

1 Heeft deze activiteit je prioriteit?

2 Klopt de balans tussen wat belangrijk en urgent is?

3 Heb je voldoende focus aangebracht?

Omdat we vaak overschatten hoeveel werk we in een week kunnen verzetten, ga je al schrappend nogmaals je activiteitenlijst langs. Als je Getting Things Done kent van David Allen zal veel je wellicht bekend voorkomen, maar het gaat erom dat je handelt naar hetgeen waarvan je weet dat het je helpt. Pastoor legt zijn werkwijze stap voor stap, heel laagdrempelig uit, toegespitst op de praktijk. Grip op je week bestaat uit drie pijlers:

1 Je agenda, begin met wat er in je agenda staat;

2 Je takenlijst, als er niks in je agenda staat, doe je taken die daar op staan

3 Je e-mail, verwerk je e-mail als je geen taken meer hebt openstaan.

Hoe je een takenlijst maakt die je ook echt afwerkt legt Pastoor natuurlijk ook goed uit. Dit doet hij in zes stappen:

1 Kies je ideale systeem;

2 Zet al je taken in één lijst;

3 Transformeer taken naar acties;

4 Bundel acties tot projecten;

5 Hang labels aan acties (energie, locatie, personen);

6 Definieer werkgebieden.

En zorg voor onderhoud. Reserveer elke week een halfuur in je agenda om je agenda te ordenen en je takenlijst op te schonen. Het is het vangnet onder je werk en zorgt dat je grip houdt.

In deel twee, Grip op je jaar, staat het waarom centraal. Pastoors eerste vraag is dan ook:

‘Waar kom jij je bed voor uit?’ Ontdek wat je beweegt door antwoord te geven op deze 3 vragen:

1 Wat vind ik leuk? (passie)

2 Wat kan ik goed? (vaardigheid)

3 Wat vind ik belangrijk? (missie)

Zo leer je doelen stellen die je aan twee vragen toetst:

1 Word ik er enthousiast van?

2 Weet ik precies wanneer ik mijn doel bereikt heb?

Daarbij kijk je niet verder dan drie maanden vooruit. Projecten die meer tijd beslaan, kun je beter opsplitsen. Formuleer tussendoelen die concreet zijn en zorg ervoor dat je precies weet wanneer je ze bereikt hebt. Ook dit kun je onderhouden, en wel door middel van een jaarreview. Dit terugkijken doe je door je agenda door te nemen en twee lijsten te maken:

Eentje met positieve activiteiten en eentje met de werkzaamheden waar je alles behalve energie van kreeg. Ook introduceert Pastoor in dit deel de accountability partner. Iemand die je aanmoedigt en scherp houdt. Om van te leren.

In het derde en laatste deel Grip op je leven. Staat jezelf verbeteren centraal. Je zelfbeeld beïnvloedt je gedrag en reacties, wat je zelfbeeld vervolgens weer bevestigt. Als je ervan overtuigd bent dat je niet creatief bent, dan gedraag je je daarnaar, wat natuurlijk invloed heeft op hoe jouw omgeving je ziet en behandelt. Pastoor beschrijft hoe hij zelf stappen heeft genomen, die onder andere hebben geresulteerd in dit boek. Persoonlijke overwinningen komen voort uit een lange lijst van kleine acties. Een mooie samenvatting van dit boek!

Als je bekend bent met de boeken Getting Things Done van David Allen en De zeven eigenschappen van effectief leiderschap van Stephen Covey dan zullen veel dingen die in dit boek aan de orde komen je bekend voorkomen. Het bijzondere is echter dat Pastoor de essentie uit alles haalt, dat combineert met de praktijk, eigen inzichten toevoegt tot een logisch en heel leesbaar geheel. En je hoeft het niet alleen te doen. Als bonus bouwde Pastoor een app die je, per e-mail, bij de hand neemt en stap voor stap helpt om de ideeën uit GRIP toe te passen. Daarnaast kwam ik zelf nog een fijne podcast tegen, geheel geweid aan GRIP. De ‘Hoe krijg je het voor elkaar’ podcast. Ik ben nog lang niet klaar met GRIP!