Voorwoord 11
I.
Waarom organiseer je je evenement? 15
Waarom? 15
Events als onderdeel
van de marketingmix 20
Wat is een evenement? 21
Eventdoelstellingen 22
Soorten doelen 22
Doelstellingen formuleren 24
Return On Investment 25
ROI-model 26
Meten 27
Waarde creëren 27
Doelgroep 30
Subdoelgroepen 31
Eén of meerdere doelgroepen? 31
Profiel 32
Aantal gasten 33
II.
Team, draaiboek en
projectmanagement 37
Organisatieteam 37
Zelf organiseren of uitbesteden? 37
Intern team 41
Externe leveranciers 42
Een mix van intern en extern? 45
Draaiboek 45
Hoe omvangrijk
moet een draaiboek zijn? 48
Projectmanagement voor events 50
De ‘klassieke’ projectaanpak 50
De ‘agile’ projectaanpak - Scrum 52
III.
Evenementenlogistiek 57
Denken in processen 57
Processen in een keten 58
Capaciteitsberekeningen 62
IV.
Budget 65
Budget opstellen 65
Functionele kostenindeling 65
Vaste en variabele kosten 66
Doorrekening volgens programmaonderdelen 66
Combinatie van kostenindeling 67
Ticketprijs en strategie 67
Businesscase 68
Cashflow 69
Creatieve businessmodellen 69
Sponsoring 71
Checklist budget 72
V.
Datum, duur en tijdstip 75
Datum 75
Doelgroep 75
Ongunstige periodes 76
Welke dagen? 76
Concurrentie 77
Duur 80
Tijdstip 80
VI.
Eventprogramma en concept 83
Eventprogramma 83
Thema 87
Eventconcepten en beleving 87
The hero’s journey 91
Gamification 96
Concepten bedenken 98
Hybride evenementen 99
Waarom hybride
evenementen? 100
Format 101
Interactie 102
Businessmodel 103
VII.
Briefing 105
Bedrijf 105
Evenement 106
Leverancier 106
Budget 107
VIII.
Promoot je evenement 109
Gastenlijst 109
Uitnodiging 110
Onmisbare informatie 111
No-show 113
Medium 115
Dresscode 116
Checklist uitnodigingstraject 118
Marketing 120
Marketingplan 121
Mediaplan 122
Content marketing 124
Growth hacking 125
Website 128
E-mailmarketing 131
Marketing automation 133
Google 134
Analytics 135
Social media 136
Pers 145
IX.
Drukwerk en branding 151
Lay-out en visuele identiteit 151
Drukker 153
Papiersoort 155
Formaat 155
Tickets drukken 156
Beeldmateriaal 157
Checklist drukwerk 158
Uitnodigingstraject 158
Op het evenement 158
Na het evenement 158
X.
Locatie 161
Locatie kiezen 161
Checklist locaties 162
Originele locaties 166
Tenten 166
Openlucht 168
Capaciteit en zaalopstellingen 169
Vergaderingen en congressen 170
Feesten 171
Evenement in het buitenland 173
Toegankelijkheid 174
XI.
Catering 177
Welke partycateraar? 177
Culinaire invulling 181
Vegetarisch, allergieën en intoleranties 184
Aantallen en gemiddelden 185
Drank 185
Hapjes 186
Bediening 187
Aantal gasten 188
Gezonde en duurzame catering 188
XII.
Vervoer 191
Eigen vervoer 191
Routebeschrijving 191
Parking 192
Fietsers 194
Pendeldienst 195
Georganiseerd vervoer 196
Bus 196
Trein 198
Boot 198
Taxi 198
Limousines 199
Vliegtuig of helikopter 199
Overig 200
XIII.
Entertainment en sprekers 203
Functies 204
Checklist entertainment 209
Sprekers en dagvoorzitters 211
Geweldige sprekers … en hoe ze te vinden 213
Presentatievormen 214
Presentatietips 216
Dagvoorzitters 219
XIV.
Decoratie 223
Locatie als decor 224
Decorstukken 224
Bloem- en groendecoraties 225
Themadecoratie 229
Meubilair 230
Verlichting 231
XV.
Eventtechniek 235
Audio 237
Geluidsinstallatie 237
Microfoons 237
Vertaalinstallatie 239
Visueel 240
Projector/beamer 240
Projectiescherm 242
Visualizer 242
Smartboards 243
Plasma- en LCD-schermen 244
Videowalls 244
Ledschermen 244
Licht 245
Podia 246
Special effects 247
Lasershow 248
Videoshow 249
Vuurwerk 249
Recente ontwikkelingen 250
(Live) foto- en videocaptatie 250
Drones 252
Internet 253
Capaciteit? 254
Interactieve stemsystemen 257
Event-apps 257
iBeacons 259
Videoconferentie 260
XVI.
Beveiliging, EHBO en hostesses 263
Beveiliging en bewaking 263
Beveiliging door personen 264
Crisiscommunicatie en
rampenmanagement 269
Crowd- en verkeersmanagement 271
Verkeersstromen 273
Brandbeveiliging 275
EHBO en artsen 275
Veiligheid boven alles 276
Weerbewaking 277
Hostesses 277
Registratie 280
XVII.
Vergunningen en verzekeringen 283
Vergunningen 283
Evenementenvergunning 284
Auteursrechten
en billijke vergoeding 284
Geluidsoverlast 284
Plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribunes 285
Sluitingsuur 285
Sterke dranken 285
Voeding 286
Vuurwerk 286
Verzekering 286
Burgerlijke aansprakelijkheid 287
Materiële schade 288
Annulering 288
Lichamelijke ongevallen 291
Geld 292
Transport 292
XVIII.
Groene evenementen 295
Afval 296
Techniek 296
Catering 297
XIX.
Productie 299
Productiekantoor 301
Keep calm! 302
XX.
Evaluatie en afwikkeling 305
Afhandeling 305
Evaluatie 306
Voorbereiding 310
Evenement 310
Afwikkeling 311
XXI.
Volg de trends ... 313
eventplanner.PRO 313
eventplanner.tv 314
EventMonitor 314
Get Inspired Events 314
Vakbeurzen 315
Downloads 315
Literatuur 316
Dankwoord 318
