De mailbox opent, et voila! De teller begint te lopen, als een levende takenlijst waar geen einde aan komt. Want zelfs als je hem hebt weggewerkt, kan er ieder moment een nieuwe boodschap binnenkomen. Toch nog iets te doen.
Irritant? Stressvol? Zeker. En duur ook, zo blijkt uit een rekensommetje van een kinderarts, eerder dit jaar. Dr. Ian Paul hield bij hoeveel mails hij in een jaar kreeg (2.035), en hoeveel afkomstig waren van het medisch centrum (1.501), zijn afdeling (450) en de universiteit (84). Uitgaande van 30 seconden leestijd en een gemiddeld salaris van de dokters op het instituut, kostten de emails ongeveer 1650 dollar per dokter per jaar. Met 629 dokters kostte e-mailen het medisch centrum dus meer dan een miljoen dollar per jaar.
Dat is nog een conservatieve inschatting in vergelijking tot onderzoek van McKinsey. Volgens het onderzoeksbureau besteden ‘high-skill knowledge workers’, waaronder managers, 28 procent van hun werkweek aan het managen van hun email. Dat is dus bijna anderhalve dag per week! Het implementeren van betere sociale technologieën dan email in een bedrijf zou volgens McKinsey al tot een waardestijging van een miljard kunnen leiden in verschillende commerciële sectoren in de Verenigde Staten. En volgens een onderzoek worden kantoorklerken ongeveer elke drie minuten onderbroken door een email en dan kan het wel 23 minuten duren voordat deze werknemer weer zijn originele taak oppakt.
Er is dus nogal wat aangelegen om het emailmonster te kooien. In Een werkweek van 4 uur schreef Timothy Ferriss al een vurig pleidooi voor het terugbrengen van de email overload. Het lukte hem, als baas van een bedrijf in supplementen, om het lezen en beantwoorden van e-mails terug te brengen naar een uur in de week. Zijn aanpak komt erop neer dat hij een automatische antwoord instelt waarin hij vertelt dat hij maar een keer in de week zijn mails checkt. Dat schrikt voldoende mensen af, zegt Ferriss. Andere email-goeroes richten zich op een helder doel: het leegmaken van de inbox dat als een soort heilige graal wordt gepresenteerd (bijvoorbeeld in Efficiënt e-mailen).
In een recent artikel (‘311 ongelezen emails: wat nu?’) in NRC verdiept journalist Charlotte van ’t Wout zich in de tips voor emailmanagement. Ze zette drie tips op een rij die werkten:
1. Krijg die inbox leeg
‘Probeer minimaal eens in de drie dagen al je mail weg te werken. Drie dagen is de maximumtijd dat je de zender op antwoord kunt laten wachten. Je inbox leegmaken betekent mail ‘verwerken’. Dus van nieuwste naar oudste lezen, beantwoorden en vervolgens verwijderen.’
2. Beantwoord de mail gelijk na het lezen
‘Het klinkt heel vermoeiend, maar is eigenlijk de beste tip die ik ooit heb gehad. Zo’n 99 procent van mijn mails vraagt een kleine actie.’
3. Schuif de verantwoordelijkheid van je af
‘Soms is gelijk reageren moeilijk, omdat je gewoon even niet weet wát je moet antwoorden. Negeren lijkt de makkelijkste optie, alleen blijft er dan een knagend schuldgevoel achter en moet je vervolgens in de gang de bewuste collega’s ontwijken, omdat je nog niet geantwoord hebt. Dus leer jezelf aan om ook op dit soort mails gelijk actie te ondernemen.’
Twee tips werkten niet voor Van ’t Wout:
1. Maak mapjes zodat je organiseert
‘De meeste experts, zoals David Allen, raden aan dat je mails categoriseert in functie: alles wat om een actie vraagt in de ene map, alles wat alleen ter kennisgeving is in een andere.’
2. Niet vaker dan drie keer inbox openen
‘Echt diehards raden zelfs een automatisch antwoord aan, zoals: bedankt voor je mail, maar ik bekijk alleen mail tussen 9-10 uur, dus bel me bij dringende zaken. Dit vond ik moeilijk en ik kan me voorstellen dat voor veel mensen dit niet gaat werken. (...) Deels omdat ik denk dat mijn mails zo belangrijk zijn dat ik ze niet een uur te laat kan antwoorden, deels omdat een groot deel van mijn werk nou eenmaal uit mailen bestaat.’
