‘De middagdip kan dodelijk zijn’

Wat zijn de grootste misverstanden over timing?
Dat het ‘wanneer’ minder belangrijk zou zijn dan het ‘wie’, het ‘wat’, of het ‘hoe’. Met name het bedrijfsleven heeft de neiging om resultaten te zien in termen van personen, handelingen en processen. Terwijl onze prestaties voor twintig procent worden bepaald door het tijdstip waarop we actief zijn.

Hoe laat zich dat verklaren?
Daarvoor moeten we een uitstapje maken naar de chronobiologie, de wetenschap die onze biologische ritmes bestudeert. Ieder mens is gekoppeld aan een zogeheten chronotype, dat bepaalt op welk moment van de dag we in welke activiteiten het meest productief zijn. Sommige werknemers zijn uitgesproken vroege vogels. Bij hen zie je dat hun energieniveau ‘s ochtends op zijn hoogst is, na de lunch een duikeling maakt en daarna weer wat toeneemt. Andere mensen zijn juist nachtbrakers, en pieken pas laat in de avond. De meeste van ons zitten er ergens tussenin en vertonen een golfbeweging van piek, dip en herstel. Een goede manier om je eigen chronotype vast te stellen is door te kijken naar wanneer je uit jezelf naar bed gaat, hoe laat je opstaat en wat het middelpunt is van die twee tijdstippen. Kom je uit op vóór drie uur 's nachts, dan ben je een vroege vogel, valt het gemiddelde na zes uur, dan hoor je bij de nachtbrakers.

Wat betekent dat voor de werkvloer?
Dat managers zonder ook maar een cent te investeren de productiviteit van hun mensen wezenlijk kunnen verhogen. Gewoon door bepaalde verantwoordelijkheden naar andere momenten van de dag te verschuiven. De piekmomenten, die doorgaans in de ochtend plaatsvinden, zijn bijvoorbeeld uitermate geschikt voor analytische taken en het nemen van belangrijke beslissingen. Dan is de meerderheid onder ons het meest alert en kunnen we ons het best concentreren. In de herstelperiode verbetert onze stemming ten opzichte van de dip, maar blijken we minder waakzaam dan tijdens de piek. De combinatie van die twee factoren is juist gunstig voor creatieve en inzichtelijke taken.

En wat doen we na de lunch?
De middagdip is voor elk chronotype een slecht, en soms zelfs dodelijk, moment. Niet alleen worden er tijdens twee en vier uur 's middags veel meer medische fouten gemaakt, het blijkt ook significant gevaarlijker op de weg. Het is verstandig om na de lunch belangrijke beslissingen even te mijden en de tijd te reserveren voor admistratieve zaken, zoals het beantwoorden van emails en het invullen van formulieren. Of beter nog, voor een nappuccino.

Een wat?
Een combinatie van een nap en een cappuccino. Als één ding me tijdens het onderzoek voor dit boek duidelijk is geworden, dan is het wel hoezeer een middagdutje van een minuut of twintig je prestaties kan verbeteren. Helemaal als je vlak voordat je slapen gaat nog even een kopje koffie drinkt. Het duurt namelijk zo'n vijfentwintig minuten voordat caffeïne in je bloedbaan komt, waardoor je wakker wordt met nóg meer energie. En voor beroepen waarbij dutjes geen optie zijn: het inlassen van een pauze is ook goed, helemaal als je met anderen naar buiten gaat om een luchtje te scheppen. Zelf dacht ik altijd dat het nemen van rust iets voor softies was. Maar het blijkt dat werkonderbrekingen geen afleiding zijn van het arbeidsproces, maar er juist een wezenlijk onderdeel van uitmaken.

Zijn er al bedrijven die rekening houden met het chronotype van hun werknemers?
Nog niet specifiek. Wel als experiment: de Duitse chronobioloog Till Roenneberg heeft een onderzoek uitgevoerd met een Duits staalbedrijf waarin hij mensen de mogelijkheid gaf hun ploegendiensten af te stemmen op hun biologische ritme. Dat leidde, niet verbazingwekkend, tot meer productiviteit, minder stress en een hogere werkvreugde. Maar dat idee is nog niet in praktijk gebracht. Voor de meeste bedrijven speelt timing nog steeds een secundaire rol, helemaal als ze ervan overtuigd zijn dat ze de juiste mensen en de juiste strategie hebben. 

Wat kunnen leiders doen?
Om te beginnen moeten ze onderkennen dat een bepaald chronotype geen keus, maar een biologisch gegeven is. Zo is bijna iedereen tussen de veertien en vierentwintig jaar een nachtbraker. Dat heeft niets met luiheid te maken - het is gewoon een levensfase. Wie veel met millennials werkt, dient dan ook te beseffen dat vergaderingen om zeven uur ‘s ochtends wellicht niet zo'n goed idee zijn. Managers kunnen timing daarnaast gebruiken om in hun team een gevoel van verbondenheid en betekenis te creëren. Zo zijn samenwerkingsverbanden gevoelig voor wat ik het ‘o jee effect’ noem. Projecten blijken namelijk óók hun eigen ritme te hebben: teams maken eerst een stadium van inertie door, gevolgd door een transitiefase waarin dramatische vooruitgang wordt geboekt. Het interessante is dat die uitbarsting, ongeacht het project of de tijd die het team ter beschikking heeft, op dezelfde momenten plaatsvindt: namelijk precies halverwege de eerste vergadering en de officiële deadline. Het beste wat een manager in dat geval kan doen, is zeggen dat het project ietsje achterloopt op het schema. Dat inzicht komt uit de basketbalwereld. Teams die tijdens de rust voorstaan, worden vaak overmoedig, terwijl spelers die duidelijk aan het verliezen zijn gedemoraliseerd raken. Maar het team dat slechts een paar punten achterstaat, is juist extra gemotiveerd om alles op alles te zetten, en blijkt vaak nog te winnen ook.

U lijkt daarnaast te suggereren dat ondernemingen een koor moeten oprichten.Elk bedrijf zijn eigen koor gaat misschien wat ver, maar inderdaad: een gesynchroniseerde activiteit als samen muziek maken heeft tal van voordelen. Uit onderzoek blijkt dat zingen in een koor niet alleen tot een betere stemming leidt, maar er ook voor zorgt we ons meer gaan open stellen voor anderen. Mensen die net uit een koorrepetitie komen blijken bovendien een verbeterde immuunrespons in hun bloed te hebben. Timing kan in dat opzicht zelfs het ziekteverzuim helpen verlagen.