Hyperactief, omdat we continue 'aan staan'. Collectief, omdat we elkaar overal om input vragen. Dat klinkt goed, en efficiënt, omdat je zo de beste oplossingen krijgt. Maar het ís niet goed, omdat de specialisten onder ons steeds lastig gevallen worden met vragen en zo niet meer goed kunnen focussen op hun eigenlijke werk. Newports oplossing: helemaal stoppen met email! De oorspronkelijke titel van dit boek is dan ook: A world without email.
Stoppen met email
Dat is radicaal! En hoe communiceren we dan? Hiervoor heeft Newport een aantal oplossingen, die allemaal bekend zijn. Maar, zo stelt hij, helemaal stoppen met email is geen oplossing als je dat in je eentje doet, de hele organisatie moet dit doen. Daar zijn gelukkig een aantal voorbeelden van.
Ook geeft hij toe dat helemaal stoppen vaak gewoon niet kan, omdat email zo ontzettend verweven is met ons leven. Daarom geeft hij ook een flink aantal tips hoe je beter met email kunt omgaan, het beter en anders kunt gebruiken. Heel nuttig! Natuurlijk wijst hij er ook op dat F2F contact altijd veel beter en veel efficiënter is dan email: met één gesprek voorkom je tig emails (email-pingpong, ha ha). Het organiseren van werk via email is superinefficiënt als je het op organisatieniveau bekijkt, omdat de duurste mensen teveel worden afgeleid.
Email is efficiënt, toch?
Verder maakt Newport een heel zinnig onderscheid tussen autonomie hebben over de werkinhoud en over de organisatie van dat werk. Daar heb ik nooit zo over nagedacht, dit is echt een eye-opener. Hoe heerlijk als de workflow en de communicatie over je werk helemaal geregeld is en je je kunt concentreren op het werk zelf! In dat kader is het stukje ontstaansgeschiedenis van email heel interessant: het begon met de buizenpost, rond 1950 uitgevonden omdat men elkaar via telefoon slecht kon bereiken (men bleef maar heen-en-weer bellen) en het postkarretje veel te lang duurde. Van synchroon naar asynchroon communiceren bleek efficiënt! De eerste vorm van email was een nóg efficiëntere versie van die asynchrone post: men liet in een database berichtjes voor elkaar achter. Verrassend was het effect ervan: bij de introductie zag men geen efficiëntie van informatie-uitwisseling, omdat er door het gemak ervan juist veel meer van die stromen ontstonden! En zo zijn we aan de email-overload gekomen, het is namelijk (veel te) makkelijk om zelf geen uitzoekmoeite te doen maar alles gewoon aan een ander te vragen….
Origineel èn vertrouwd
Dit boek greep direct mijn aandacht, omdat de stelling 'helemaal stoppen met email' bepaald origineel is. De oplossingen voor het minderen zijn dat dan weer niet, maar dat is waarschijnlijk juist goed, omdat ze zo haalbaar en als best practices overkomen. Die oplossingen zijn varianten van Getting Things Done van David Allen, Sprints (via het boek van Jake Knapp), Scrum, Agile, etc. Newport onderbouwt al zijn stellingen met wetenschappelijk onderzoek, oud en nieuw, sommige voor mij bekend en vele ook weer niet. Ik vond het een prettig geschreven, praktisch en superrelevant boek met veel nieuwe inzichten. Tip voor mezelf: remote werken kan met minder emailen ... en zo ben ik veel productiever. Dat ga ik zeker proberen (je bent gewaarschuwd)!
Over Elly Stroo Cloeck
Elly Stroo Cloeck is project- en interim-manager op het gebied van Finance, Internal Audit en Risk Management. Daarnaast schrijft ze recensies en samenvattingen van managementboeken.
