Wat is de kans dat wat je in een managementboek leest precies dát is wat je nodig hebt op precies dát moment? Die kans is klein. En dus proberen we die handige tips te onthouden, te bewaren, zodat we er ooit, in de toekomst, wat aan hebben. Helaas, onthouden gaat niet lukken, daar is het te veel voor. We moeten de kennis bewaren buiten onze hersenen: in een tweede brein. Zo maak je hersencapaciteit vrij om te denken en creatief te zijn. In dit buitengewoon praktische boek krijg je veel methoden, voorbeelden en tools voorgeschoteld.
Building a Second Brain stelt dat kennis is pas nuttig is als je er wat mee doet. Je tweede brein moet dus georganiseerd zijn rondom dat DOEN. Dat vereist bruikbare én snel vindbare brokjes kennis. Forte geeft hiervoor een aantal methoden: CODE (voor Capture, Organiseren, Destilleren en Expressie), PARA (voor het gebruiken van folders voor Projecten, Areas, Resources en Archief), en de Progressieve Samenvat Techniek.
Capture – de C van CODE
Ik vond Capture één van de nuttigste onderdelen van het boek. Het begint tenslotte met beslissen wat je bewaart … en wat niet. Nobelprijswinnaar Richard Feynman vertelde dat hij ’12 problemen’ als filter gebruikte, en alles wat hij tegenkwam daaraan toetste: heeft het een relatie met mijn 12 problemen? Zo ja, dan bewaren. Dat moeten wij ook kunnen: een aantal kwesties formuleren waar we antwoord op willen of nieuwsgierig naar zijn. Van maatschappelijke kwesties (Hoe kan Nederland duurzamer worden), tot persoonlijke kwesties (Hoe begin ik met het lezen van alle boeken die ik al heb, in plaats van steeds nieuwe te kopen).
Nu we de kwesties hebben, moeten we uit de gefilterde informatie die onderdelen selecteren die we willen bewaren. Stel, je vindt iets potentieel interessants op het internet. Maar: erg lang, 30 minuten leestijd. Nu lezen en later nog een keer is dubbelop. Nu niet lezen en bewaren voor later is zinloos, want je weet niet of wat er in staat wel bewaar-waardig is. De truc is om te lezen en slechts paragrafen of quotes als aantekeningen te bewaren, hoogstens 10% van het totaal, met een link naar het artikel. Bijna alle informatiebronnen hebben functionaliteit waarmee je stukken tekst of links naar je notes-app kunt sturen. Daarnaast moet je jezelf 4 vragen stellen:
- Inspireert (of motiveert) het me?
- Is het (nu of later misschien) nuttig?
- Is het persoonlijk? Hier gaat het om je eigen gedachten, gevoelens en herinneringen.
- Is het verrassend?
Valt een idee in één van deze 4 categorieën, stop het dan in je tweede brein. Analyseer dit niet kapot, maar beslis intuïtief. En: bewaar niet wat je al weet!
De ODE van CODE
Organiseren doen we met PARA, een systeem van folders voor Projecten, Areas, Resources en Archief, gebaseerd op wat je met de informatie gaat doen en wanneer. Dus op het hoogste niveau maak je niet per onderwerp een folder, maar per actie: wanneer heb je het nodig en waarvoor. Forte gebruikt een prima analogie: fruit. Berg jij vers fruit, vruchtensap, gedroogd fruit en vruchtenijs bij elkaar op? Nee toch?
De D van Destilleren gebruikt een andere methode van Forte: De Progressieve Samenvat Techniek. In 3 of 4 stappen breng je een groot blok informatie terug tot de essentie, zonder de context te verliezen. Dat ga ik zeker gebruiken!
De E van Expressie stelt dat álle kennis gebruikt moet worden. Schrijf een blog, gebruik het als bouwsteen voor een product, deel het met anderen, dóé er iets mee. Voor jezelf houden gaat uit van het idee dat er schaarste is, maar echt, er is informatie in overvloed. Als je kennis deelt wordt het meer, en rijker.
Bijzonder praktisch
Het boek is een bijzonder praktische toevoeging aan het domein Persoonlijk Kennismanagement. Prettig is dat Forte niet de digitale tools als uitgangspunt neemt, tenslotte zijn die al snel weer verouderd en is het gebruik ervan heel persoonlijk. Nee, Forte legt een basis voor Persoonlijk Kennismanagement met filosofische en organisatorische uitgangspunten. Voor het terugvinden van kennisbrokjes heeft hij een voorkeur voor simpele search- of browse-technieken boven tagging. (En misschien nu: GPT4?) In een bijlage, en op de bijbehorende website, worden wel tips voor ondersteunende digitale tools gegeven.
Het hele betoog is onderbouwd met de persoonlijke ervaringen van Forte, die zijn methoden ontwikkelde toen hij door bijwerkingen van medicijnen nauwelijks nog wat kon onthouden. Het leidde tot een populair blog en tot online cursussen, maar expliciete ervaringen van derden vind je nauwelijks terug in het boek. Echter, net als bij Getting Things Done kun je zonder al te veel moeite onderdelen van de methode adopteren en uitproberen. Veel doe je waarschijnlijk al, maar het kan altijd beter. De insteek om niet per onderwerp maar per actie te organiseren vond ik bepaald een eye-opener.
Over Elly Stroo Cloeck
Elly Stroo Cloeck is project- en interim-manager op het gebied van Finance, Internal Audit en Risk Management. Daarnaast schrijft ze recensies en samenvattingen van managementboeken.
