Goldratts Regels van projectmanagement - ‘Waardige opvolger’

Het boek Het doel heeft grote indruk op mij gemaakt. Daarin vertelde Eliyahu Goldratt het verhaal van een manager die zowel zijn bedrijf als zijn huwelijk probeert te redden. Gaandeweg het boek wordt de theory of constraints uitgelegd. Deze methodiek is goed bruikbaar in productiebedrijven, waar je de bottlenecks in een proces in kaart kan brengen en verhelpen. Het managen van afhankelijkheden en het toezien op het grote geheel leidt tot het meest effectieve proces.

Handschoen

Goldratt had als grote droom om dit ook voor projecten te kunnen doen. Zijn instituut heeft hier onderzoek gedaan, ook na zijn overlijden in 2011. Zijn dochter, Efrat, heeft jaren met hem samengewerkt, kent zijn gedachtengoed tot in de haarvaten. Ze heeft de handschoen opgepakt rondom projectmanagement, wat heeft geleid tot het boek Goldratts regels van projectmanagement. Dat ze wil meeliften op het succes van Het doel blijkt uit de ondertitel: ‘de principes van Het doel toegepast op projecten’.

Projectmanagement

Dat meeliften was voor mij niet nodig geweest. De inhoud staat als een huis! In Goldratts regels van projectmanagement lezen we het verhaal van manager Mark Wilson. Mark werkt in het familiebedrijf, waar zijn vader eigenaar van is. Dit familiebedrijf heeft het moeilijk, de projecten worden later opgeleverd dan beloofd, tegen hogere kosten. Dat leidt tot ontevreden klanten en financiële problemen. Zijn vader wil het bedrijf verkopen, maar Mark wil het in de familie houden. Hij gaat een MBA volgen met daarin een college over projectmanagement.

Elk college wordt een bepaald onderwerp uitgediept dat de studenten dan voor hun organisatie moeten uitwerken. Uiteraard zitten er ook irritante studenten in de klas en speelt er ook een liefdesverhaal door het boek heen. Dat maakt het boek ook lekker leesbaar en herkenbaar.

Toegevoegde waarde

Maar het gaat om de inhoud, de theorie. En die is van toegevoegde waarde! Ik mag regelmatig projecten aansturen en heb hier wel een en ander van opgestoken. Het begint vrij eenvoudig, met de stelling dan veel bedrijven te veel projecten doen. Men kijkt onvoldoende naar de noodzaak en toevoegde waarde van projecten. Ofwel moeten we DEZE projecten doen en moeten we die NU doen. Het is beter om een paar projecten goed te doen, dan veel gelijktijdig te laten uitvoeren.

Multitasken

Medewerkers moeten dan gaan multitasken, dan gaat er veel tijd verloren. Met als gevolg dat er veel dubbel werk wordt gedaan. Belangrijk is bij projecten triage te doen, het bepalen of de projecten van voldoende toegevoegde waarde zijn.  Vaak kun je dan al veel projecten schrappen of pauzeren, waardoor de beschikbare capaciteit beter ingezet kan worden. Belangrijk is dan wel om iets af te maken, voordat je met iets nieuws begint. En aan de voorkant zorgen dat je alle informatie beschikbaar hebt. Als je bijvoorbeeld niet alle specificaties hebt, zul je dit bij de klant moeten navragen. En dat kost weer tijd en doorlooptijd. Zorg ervoor dat als je eraan kan beginnen qua volgorde, je ook echt kan beginnen!

Dosering

Daarbij is dosering belangrijk. Het kan bijvoorbeeld efficiënter zijn om periodiek onderhoud aan vliegtuigen te doen, dan te wachten tot de onderhoudsbeurten van specifieke onderdelen. Als je dit goed doseert, heb je per saldo minder opstoppingen in het proces. 

Een manier om herwerk te minimaliseren is het gebruik van standaarden. Waarom beginnen we bij een project vaak vanaf nul te werken? Terwijl er al veel standaarden zijn, templates. En is in de offerte al veel informatie opgenomen, die we vaak niet meer goed begrijpen of kunnen plaatsen. Dus gaan we met de klant weer opnieuw in overleg. Overdracht tussen de fasen is dan wenselijk, nee zelfs noodzakelijk. En tolpoorten, zodat we toetsen of een project voldoende klaar is om de volgende fasen in te gaan.

Synchronisatie

Een onderdeel van de methodiek gaat over synchronisatie. Je moet processen afstemmen op de doorlooptijd van de belangrijkste resources. Dit wordt in het boek mooi uitgewerkt, aan de hand van het kerstdiner. De kalkoen is daarin de belangrijkste factor, de overige gerechten worden daarom heen gepland. 

Natuurlijk komt de theory of constraints ook naar voren. Projecten worden vaak begroot met veiligheidsmarges per fase of per activiteit, maar dat stapelt dan wel erg op. Probeer een veiligheidsmarge aan het eind in te bouwen en toets bij uitloop van een activiteit of deze veiligheidsmarge in gevaar komt. En waak voor het studentensyndroom. Ik had er nog nooit op deze manier over gehoord, maar het was erg herkenbaar. Als je voldoende tijd hebt, begin je ook later, je verknoeit eigenlijk de tijdsbuffer voordat het project is begonnen. Een tegenhanger is de wet van Parkinson: ‘de hoeveelheid werk neemt evenredig toe met de beschikbare tijd’. Vaak treft dit de perfectionisten, die het werk blijven verfraaien en aanpassen tot alle tijd voorbij is. Als projectmanager zul je op beide moeten toezien, niet te laat beginnen maar ook zorgen dat er tijdig wordt afgerond.

Enthousiast

De vader van Mark blijkt alles van een afstandje gevolgd te hebben, alle veranderingen die Mark binnen het bedrijf heeft doorgevoerd. En is enthousiast, hij herkent dat alle problemen die hij vroeger niet kon oplossen met het projectmatige werken nu ineens zijn opgelost. 

Samenvattend is Goldratts regels van projectmanagement een prettig leesbaar managementboek, waarin een theorie uit de doeken wordt gedaan aan de hand van praktijkcases. Die zijn heel herkenbaar voor iedereen die met projecten werkt. De theorie wordt eenvoudig en helder uitgelegd, waardoor je er als projectmanager gelijk mee aan de slag kan! Een waardige opvolger van ‘Het doel’!