Je zal er maar werken - ‘Helpt organisaties te doorgronden en  ontwerpen’

Het doorgronden en ontwerpen van organisaties is verplichte kost, stelt de auteur. Ik sluit hierbij aan. Je zal er maar werken is verplichte kost voor iedereen die verantwoordelijk is voor, of adviseert over, de manier waarop organisaties werken, zijn ingericht of moeten veranderen. Kennis van ‘ordentelijk ontwerpen’ is het ondergeschoven kindje van het organisatieadviesvak. We kijken vooral in de mens en naar de relaties tussen hen. Het zwaartepunt ligt bij (sociale-)psychologie, leiderschapsontwikkeling, (team)coaching en systemische interventies; alles met de nadruk op veranderen. Kennis van de context waarbinnen allerlei fenomenen zich voordoen - en die daarvan dikwijls de oorzaak is - ontbreekt vaak.

Dit boek verbindt. Brechtje Kessener gaat terug naar een traditie en verrijkt deze. Ze verenigt de wereld van design met organisatieontwerp; knoopt ontwerpen en systemisch denken aan elkaar; brengt scholen samen en is liaison tussen verschillende groepen adviseurs. En tot slot brengt ze het theoretisch kader met uitgewerkte praktijkcasussen tot leven.

Integratieve theorie

In dit boek presenteert de auteur haar ‘integratieve theorie’. Een alles wat ik weet-, deed- en leerde theorie over organisatiediagnose en -ontwerp. Deze is nodig, stelt ze, omdat individuele theorieën geen antwoord geven op de uitdagingen van deze tijd. Het bundelen van theorieën uit bedrijfs- en organisatiekunde met systeemdenken, ontwerpleer en veranderkunde, doet dit wel. Die maakt het mogelijk de vereisten uit de omgeving en interne organisatie te wegen en te integreren.

Zo’n allesomvattende theorie wekt verwachtingen en die worden waargemaakt. Deze wordt gestructureerd aangereikt, in beknopte en heldere taal. Maar het brede karakter zorgt er wel voor dat dit geen eenvoudig boek is. Geen dertien in een dozijn, maar een duurzaam boek, om op terug te grijpen en in laagjes te lezen; even snel, oppervlakkig, of langzaam. Elke keer opent zich een nieuw perspectief. Zo krijgt de lezer dieper inzicht in de werking van organisaties en raakt bekend met de betekenis van het ontwerpproces en het organisatieontwerp. En dat is een serieuze zaak; ‘een bewust en weloverwogen proces’. En precies hier zit de grote betekenis van dit boek.

Lichtzinnig ontwerpen

Organisatieontwerpen ontstaan vaak lichtzinnig, is mijn ervaring. In een schemerproces waarin intuïtie, meningen, politieke processen, en eigenbelang dominant zijn. Daarbij krijgen managers de bureaucratische principes van Weber en het scientific management van Taylor, met de paplepel ingegoten in opleiding en praktijk. Zo worden steeds weer organisaties ontworpen die de verwachtingen niet waarmaken, die leiden tot achterblijvende resultaten en het modern times effect: medewerkers raken gedesoriënteerd en knel tussen de tandwielen van de organisatie.

Het boek

Je zal er maar werken bestaat uit 4 delen. Je kunt ze al naar gelang kennis, ervaring en interesse in verschillende volgorde lezen. Deel 1 vormt de inleiding. Hierin legt de auteur het belang van goed organiseren uit. In deel 2 wordt de bedrijfskundige blik op organisaties verrijkt met kennis uit het systeemdenken. Deel 3 stelt het ontwerpproces en de vereisten aan een goed ontwerp centraal. Hier worden lessen uit ‘design thinking’ en veranderkunde toegevoegd. Ten slotte bevat deel 4 beschrijvingen van uitgevoerde opdrachten.

Een goed ontwerp is belangrijk, leren we in deel 1. Onhandig organiseren leidt tot gedoe; tot minder werkplezier en betrokkenheid, vervreemding en verzuim. Een ondermaats ontwerp vertaalt zich naar organisatiegedrag, de som van al het individuele gedrag. Matige dienstverlening, producten en ontevreden klanten, bewoners, patiënten en leerlingen zijn het resultaat.

Wanneer de auteur schrijft over ontwerpkenmerken als machtsverschillen, hiërarchische lagen en functionele ordening, moet ik denken aan actuele vraagstukken als sociale veiligheid en inclusie. Deze eigenschappen kunnen leiden tot machtsmisbruik en eenkennigheid op de eigen taak, taal en groep en deze in de hand werken.

Na deel 1 stapte ik over naar 4. Dit deel bevat 7 rijke beschrijvingen van opdrachten die door de auteur zijn uitgevoerd. Deze helpen de betekenis van het diagnose- en ontwerpproces te begrijpen. En ook als je eerdere delen nog niet hebt gelezen, biedt dit inzicht. Hier is de aanpak aan het werk. Met kleurige pictogrammen worden de praktijkvoorbeelden en de theorie verbonden.

De basis

Na deel 4 las ik 2 en 3. Hier wordt de basis gelegd om organisaties te begrijpen en ontwerpen. Wat zijn het toch ingewikkelde dingen; het zijn ‘producten van gewoontevorming, waarbinnen identiteiten, onderlinge verhoudingen en betrekkingen ontstaan, die leiden tot herkenbare stabiliteit, continuïteit en robuustheid’. Zo’n zin, daar moet ik even op kauwen; conceptueel en theoretisch is het van hoog niveau. Het verdiept. En dat is logisch. De auteur is voorganger in haar eigen theorie, die werelden samenbrengt. De meeste lezers zullen hun tradities kennen in een van deze scholen; niet in meerdere. Dat geldt voor mij tenminste. Naast de brede theoretische achtergrond, gaat de theorie zowel over het doorgronden van organisaties, het ontwerpproces, als wel over het ontwerp zelf. Dat is een breed palet. Dit maakt het leerzaam, soms lastig en ook spannend. Het vergt mentale lenigheid om eigen overtuigingen, praktijk en achtergrond te onderzoeken, bevragen en aan te vullen.

Levende systemen

Kessener beschrijft organisaties als levende systemen waarbinnen 3 ‘aspectsystemen’ zijn te onderscheiden’: de politieke structuur, de technische architectuur en de sociale cultuur. Deze zijn onlosmakelijk verbonden en beïnvloeden elkaar. Elk systeem vraagt een andere manier van begrijpen en ontwerpen. Daarbij is er altijd een externe-omgeving. Deze bestaat uit ‘archetypische’ belanghebbenden, voor elk waarvan de organisatie een andere functie heeft . Het politieke systeem is gericht op eigenaren of bestuurders; het technisch systeem heeft betrekking op de afnemers van producten en diensten. En het sociale systeem focust zich op de werknemers. Ontwerpen is een ‘balanceer-act’ om de verschillende systemen op elkaar en op de eisen van de belanghebbenden af te stemmen. Een organisatie die veel geld wil verdienen en goedkope producten wil aanbieden en kwaliteit wil leveren en die wil dat medewerkers klantgericht zijn, kan gedoe verwachten.

Jammer vind ik dat ‘de structuur’ hier wordt teruggebracht tot het organigram; een veel voorkomend misverstand. Als structuurontwerper moet ik steeds weer uitleggen dat structuur meer is dan de hark, maar gaat over alle im- en expliciete afspraken die vormgeven aan samenwerking binnen organisaties. Het horizontaal en verticaal verdelen van werk, de coördinatie tussen die verdeelde taken, het sturen hierop en het nemen van besluiten.

Organisaties ontwerpen

Na het doorgronden van de organisatie als systeem, worden het ontwerpproces en het organisatieontwerp beschreven. In het ontwerpen van het politieke en technische systeem herken ik mijn eigen wortels in de socio-techniek. Een traditie met een mooi Nederlands randje. Doel van het ontwerpproces is de eisen van de verschillende belanghebbenden te vertalen naar vorm. Traditioneel gaat dit proces via een stappenplan om van probleemdefinitie, via een grof- en fijn-ontwerp naar realisatie te komen. Dit proces wordt verrijkt met kennis uit de ‘ontwerpleer’ of ‘design thinking’. Er is  sprake van gelaagdheid en schaalniveaus waarop wordt gewerkt; van divergeren en convergeren en het afwisselen van denken en doen. Daarbij is er aandacht voor een specifieke ontwerphouding, die dit ondersteunt. Het denken vanuit de principes van adaptive design thinking (Eoyang) kan helpen tot een manier van ontwerpen te komen, waarin ‘ontwerpproces en resultaat versmelten’.

De auteur stelt dat ontwerpen een continu proces moet worden, om zo een serieus antwoord te geven op de complexiteit en het noodzakelijke aanpassingsvermogen van organisaties. Is het verlangen hier de vader van de gedachte? Er is geen bezwaar tegen in te brengen. Maar voorwaarde hiervoor is het even zwaar wegen van de verschillende belangen. In de praktijk zie ik dat het werknemersbelang over het hoofd wordt gezien, of  ondergeschikt wordt gemaakt aan dat van eigenaren of bestuurders en klanten. Daarbij vindt een, naar het lijkt ook uit de casussen, deel van het ontwerpwerk plaats binnen (semi)publieke organisaties. Juist hier beperken wetgeving en praktische bezwaren de continuïteit van het ontwerpproces. Vaak is dat terecht en borgen juist deze het werknemersbelang. 

Motivatietheorie

Een paar keer haalt de auteur de motivatietheorie van McClelland aan. Elk mens kent, zegt deze theorie, de basisbehoeften om te presteren; aan macht; er bij te horen en het vermijden van onprettige situaties. Organisaties begrijpen en ontwerpen aan de hand van menselijke drijfveren gebeurt weinig. Socio-technici doen dit bijvoorbeeld wel door regelruimte, de handelingsvrijheid van medewerker of team, te koppelen aan intrinsieke motivatie. Wat mij betreft is het een interessant idee om verder uit te werken en de theorie mee te verrijken. Ik pleit er dan voor een meer eigentijdse en breder onderzochte en bewezen theorie te hanteren, zoals de zelfdeterminatie theorie (Deci & Ryan, van den Broeck e.a.). Hieruit kan de relatie worden gelegd tussen de kwaliteit van het ontwerpproces en organisatieontwerp en de psychologische basisbehoeften aan autonomie, betrokkenheid en het gevoel zich competent te voelen.

Veelomvattend

Kessener heeft een veelomvattende theorie ontwikkeld. Die breedte verdient een meer uitgewerkte index. Dat helpt (terug)zoeken. Bij de lezer zullen, al naar gelang achtergrond en ervaring, delen van de theorie bekend of minder bekend zijn. Ik vind het bijvoorbeeld zelf een uitdaging om de systemische concepten en taal, zoals recursiviteit, homeostase, en emergente eigenschappen, direct te vertalen naar praktijk. Dat geldt ook het ontwerpen van het sociale systeem. Bijvoorbeeld, hoe kan ik bijdragen  aan ‘het vormen van een passend stelsel van betekenissen, waarden en normen als richtingwijzer voor het oplossen van conflicten in het organiseren, zodanig dat ideeen en handelingen coherent worden’? Of wat doe ik om ‘navolgbare geneste identiteiten voor organisatiedelen te realiseren’? Dat vraagt peinzen, puzzelen en herlezen.

Gelukkig hebben veel adviseurs zich afgelopen jaren in het systemisch werken verdiept en zal deze denkwijze bij hen goed aansluiten. En ook biedt Je zal er maar werken heel praktische handreikingen. Zo bevat het een overzicht met vragen die helpen de relatie met de verschillende belanghebbenden te onderzoeken. En ook krijgen aspecten die aandacht vragen voor de verschillende belanghebbenden concreet betekenis. Bijvoorbeeld: bepaal doelen; richt informatiestromen in; focus op waarde voor afnemers; organiseer taakverdeling horizontaal en verticaal; zorg voor regelruimte en met het oog op het sociale systeem: vul leiderschap voorbeeldig in en hou teamomvang behapbaar.

Bewust organiseren en ontwerpen

Organisaties ontwerpen is geen lichtzinnige bezigheid. De waarde van het boek zit in het leren, reflecteren en het toepasbaar maken van de - brede - begrippen in de weerbarstige praktijk. In systeemtaal is de optelling van de theorieën ‘meer dan de som der delen’. Daarmee begrijpt de lezer steeds beter waarom het gaat het zoals het gaat. Je zal er maar werken is ‘een pleidooi voor bewuster organiseren en ontwerpen’. Die missie is geslaagd. Aan de hand van haar integratieve theorie helpt de schrijfster organisaties te doorgronden en zo te ontwerpen dat de verzuchting uit de titel, een verlangen wordt: je zal er maar werken!