Professioneel inkopen

Deel 1
Inkoop als bedrijfsfunctie 15
1 Professionele inkoop 17
1.1 De inkoopfunctie 18
1.1.1 Begripsbepaling 18
1.1.2 Verschillen tussen het koopgedrag van organisaties en dat van consumenten 19
1.1.3 Het belang van de inkoopfunctie 20
1.1.4 De ontwikkeling van de inkoopfunctie 21
1.1.5 Visies op de inkoopfunctie 22
1.1.6 Duurzaam inkopen 23
1.2 Hoe wordt ingekocht? 30
1.2.1 De fasen van het inkoopproces 30
1.2.2 Het verloop van inkoopprocessen 37
1.2.3 Koopsituaties 38
1.3 Wat wordt gekocht? 40
1.3.1 Indeling van producten 41
1.3.2 Primaire inkoop 45
1.3.3 Facilitaire inkoop 48
1.4 Wie koopt in? 51
1.4.1 De decision making unit (DMU) 51
1.4.2 Rollen en functies binnen DMU’s 52
1.4.3 De problem solving unit (PSU) 54
1.4.4 Inkoopafdeling en inkoopfunctie 54
1.4.5 Organisatie van de inkoop 55
1.5 Inkoop als beroep 57
1.5.1 Over het imago en de status van inkopers 57
1.5.2 Beroepscode voor de inkoper (NEVI) 59
1.5.3 Van beroepscode naar inkoopcode 61
1.5.4 Competenties en inkooprollen 63
1.6 Inkopen door de overheid 65
1.6.1 Aandacht en professionalisering 65
1.6.2 Bijzondere kenmerken 66
1.6.3 Organisatie van inkoop bij overheidsorganisaties 68
1.6.4 Gezamenlijke inkoop 70
Samenvatting 72

2 E-procurement 75
2.1 Vormen van elektronisch inkopen 76
2.2 E-ordering 78
2.2.1 Traditioneel en elektronisch inkopen 78
2.2.2 De componenten van een elektronisch inkoopsysteem 79
2.2.3 De catalogus 81
2.2.4 De keuze van een catalogussysteem 83
2.2.5 Voor- en nadelen 85
2.3 E-auctions 87
2.3.1 Soorten veilingen 88
2.3.2 Voor- en nadelen 90
2.4 E-market places 92
2.4.1 Soorten marktplaatsen 92
2.4.2 De toegevoegde waarde van marktplaatsen 95
2.4.3 Het revenu-model 97
2.5 Lock in en switching costs 99
2.6 E-procurement? Alleen onder voorwaarden 100
Samenvatting 103

3 Relaties met andere functionele gebieden 105
3.1 De inkoopfunctie: van ‘stand-alone-functie’ naar ‘teamplayer’ 106
3.1.1 Naar een proactieve en strategische Inkoop 106
3.1.2 Het interne-klantperspectief 107
3.1.3 Ontwikkelingen in de functionele organisatiestructuur 108
3.1.4 Cross-functional teams 110
3.2 De relatie tussen Inkoop en Logistiek 112
3.2.1 Ontwikkeling van de interactie 112
3.2.2 Goederenstroombesturing 113
3.2.3 Manufacturing resource planning (MRP-II) 115
3.2.4 Just-in-time-management (JIT) 118
3.2.5 Ketenintegratie 120
3.3 De relatie tussen Inkoop en Kwaliteitsmanagement 121
3.3.1 Ontwikkeling van de interactie 122
3.3.2 Het interne-klantperspectief 123
3.3.3 Kwaliteit: aandachtspunten voor Inkoop 124
3.4 De relatie tussen Inkoop en Productontwikkeling 125
3.4.1 Ontwikkeling van de interactie: QFD 126
3.4.2 Betere productinnovatie met Inkoop 127
3.4.3 Relativering 129
3.5 De relatie tussen Inkoop en Marketing 130
3.5.1 Natuurlijke tegenstelling? 130
3.5.2 Ontwikkeling van de interactie 132
Samenvatting 134

4 Inkoopplanning en inkoopprofessionalisering 137
4.1 Inkoop: plan en beleid 138
4.2 Een inkoopplan maken 139
4.2.1 Analyse van de huidige situatie 140
4.2.2 Het gewenste inkoopbeleid 149
4.2.3 Doelstellingen 151
4.2.4 Het inkoopplan opstellen en implementeren 153
4.2.5 De inkoopprestaties meten 155
4.3 Voordelen, valkuilen en aandachtspunten 158
4.3.1 Voordelen 158
4.3.2 Valkuilen en aandachtspunten 159
4.4 Professionalisering van de inkoopfunctie 160
4.4.1 Purchasing Excellence 160
4.4.2 Het MSU-model 161
4.4.3 Purchasing Sophistication en World Class Purchasing 164
4.4.4 Het managen van strategische verandering in inkoop 167
Samenvatting 170

Deel 2
Relatiemanagement 173
5 Inkoop en strategie 175
5.1 De ondernemingsstrategie: dynamiek en complexiteit 176
5.1.1 Strategisch management 176
5.1.2 Business-units 178
5.1.3 Functionele gebieden 179
5.2 Interactie tussen inkoop- en ondernemingsstrategie 182
5.2.1 Concurrentiestrategie: de uitgangspunten 182
5.2.2 De concurrentiedriehoek 185
5.2.3 Strategic sourcing 188
5.2.4 Het belang van de inkoopfunctie 191
5.2.5 De link tussen ondernemingsstrategie en inkoopstrategie 193
5.3 Inkoopstrategie 197
5.3.1 Inkoopdoelstellingen 197
5.3.2 Inkoopstrategie: drie strategische acties 198
Samenvatting 199

6 Make-or-buy? 203
6.1 Aanleidingen voor make-or-buy-studies 204
6.2 Toepassingsgebieden 206
6.3 Ontwikkelingen in het denken over make-or-buy 207
6.4 Make-or-buy-beslissingen 210
6.4.1 Strategische overwegingen 211
6.4.2 Toeleveren en uitbesteden 212
6.4.3 Operationele overwegingen 214
6.4.4 Beslissingsmodellen voor het capaciteitsprobleem 216
6.4.5 De break-evenanalyse 219
6.5 Implementatie en gevolgen van make-or-buy-beslissingen 219
6.6 Mogelijkheden en beperkingen van make-or-buy-analyses 221
6.7 Inkoop uitbesteden? 222
Samenvatting 224

7 Leveranciersmanagement 227
7.1 De portfoliobenadering van Kraljic 228
7.1.1 Indeling in categorieën 228
7.1.2 Strategische aanbevelingen 230
7.1.3 Praktische problemen 231
7.2 Stappenplan voor de Kraljic-benadering 231
7.2.1 Voorbereiding 232
7.2.2 Ontwerpen en invullen van de matrix 232
7.2.3 Interpreteren van resultaten 235
7.2.4 Strategische acties 236
7.2.5 Evaluatie en vervolgacties 241
7.3 Category-management: portfolio in handelsorganisaties 242
7.3.1 Van traditionele inkoop naar category-management 243
7.3.2 Relevante ontwikkelingen 243
7.3.3 De category-manager 244
7.4 Sourcing-strategieën 246
7.4.1 Single sourcing versus multiple sourcing 246
7.4.2 Network-sourcing en parallel sourcing 248
7.4.3 Local sourcing versus global sourcing 249
7.5 Leveranciersbeoordeling 254
7.5.1 De leveranciersprestatie meten 255
7.5.2 Vendorrating 256
7.5.3 Benchmarking 260
7.5.4 Systeemaudit en procesaudit 263
7.6 Leveranciersreductie 264
7.7 Leveranciersontwikkeling 266
Samenvatting 269

8 Samenwerking en partnerships 273
8.1 Redenen voor samenwerking 274
8.1.1 Drie redenen voor samenwerking 274
8.1.2 Kosten, product en flexibiliteit 276
8.1.3 Dynamiek in de concurrentiedriehoek 279
8.2 Het belang van de context 279
8.2.1 Algemene contextfactoren 280
8.2.2 Situatie-specifieke contextfactoren 282
8.3 Macht en afhankelijkheid 283
8.3.1 Samenwerking: een genuanceerde blik 283
8.3.2 Symmetrische versus asymmetrische relaties 285
8.3.3 Dynamiek in relaties 287
8.4 Samenwerkingsvormen 288
8.4.1 Arm’s length relationships 288
8.4.2 Drie typen partnerships 289
8.4.3 Joint ventures 293
8.4.4 Verticale integratie 294
8.5 Een breder perspectief 294
8.6 Supply chain management 295
8.6.1 De externe supply chain 296
8.6.2 SCM: een definitie 297
8.6.3 Machtsbalans 299
8.6.4 Het ontwerpen van robuuste supply chains 301
8.7 Samenwerking in netwerken 303
Samenvatting 305

Deel 3
Transactiemanagement 309
9 Specificeren 311
9.1 Specificeren en het inkoopproces 312
9.2 Budget, planning en verantwoordelijkheden 313
9.3 Het programma van eisen 315
9.3.1 Zeven groepen van eisen 315
9.3.2 Eisen en wensen 318
9.3.3 Specificatie van de leverancier 319
9.3.4 ISO 9000 320
9.4 Waar moet een specificatie aan voldoen? 322
9.4.1 Efficiënte probleemoplossing of behoeftevoorziening 322
9.4.2 Volledig en eenduidig 324
9.4.3 Haalbaar en realistisch 325
9.4.4 Voldoende commerciële ruimte 326
9.4.5 Offertebeoordeling mogelijk maken 327
9.5 De praktijk: problemen, missers en tips 328
9.5.1 De gebrekkige specificatie 328
9.5.2 De veranderende specificatie 329
9.5.3 De overspecificatie 330
9.6 Prestatiegericht inkopen 331
9.6.1 De klassieke manier van aanbesteding 331
9.6.2 Performance-Based Contracting 332
9.6.3 Best Value Procurement 334
Samenvatting 338
Bijlage Bouwstenen van een specificatie – een checklist

10 Offreren en selecteren 343
10.1 Interne procedures 344
10.2 Wanneer vragen we een offerte aan? 344
10.3 Pre-kwalificatie 346
10.3.1 Marktonderzoek 346
10.3.2 Kwalificatiecriteria 347
10.3.3 Leveranciersrelaties 348
10.4 Leverancierslijsten 349
10.4.1 Soorten leverancierslijsten 349
10.4.2 De bidders-list 350
10.4.3 Openbare en onderhandse aanbesteding 351
10.5 Het aanvragen van offertes 354
10.5.1 Een offerte 354
10.5.2 Hoe vragen we offertes aan? 355
10.6 De selectie 356
10.6.1 De offertebeoordeling 357
10.6.2 De offerte-evaluatie 357
10.6.3 Beoordeling van offertes voor diensten 360
10.6.4 De selectie van de leverancier 361
10.7 Aanbesteding van overheidsopdrachten 361
10.7.1 Het gelijkheidsbeginsel en proportionaliteit 362
10.7.2 Aanbestedingsprocedures 363
10.8 Europees aanbesteden 365
10.8.1 Doelstellingen van de aanbestedingsrichtlijnen 365
10.8.2 Basisbeginselen 365
10.8.3 Wie moet Europees aanbesteden? 367
10.8.4 Drempelbedragen en uitzonderingen 368
10.8.5 Gunnings- en selectiecriteria 369
10.8.6 Problemen en sancties 370
Samenvatting 372
Bijlage Checklist ten behoeve van de prekwalificatie

11 Onderhandelen 377
11.1 Verkenning en begripsbepaling 378
11.1.1 Herkennen van onderhandelingssituaties 378
11.1.2 De balans tussen vechten en toegeven 379
11.1.3 Integratieve en distributieve onderhandelingen 379
11.1.4 Niet alleen onderhandelen over de prijs! 380
11.2 Onderhandelen: strategie en tactiek 382
11.2.1 Over strategie en tactiek 382
11.2.2 Onderhandelen en de inkoopstrategie 383
11.2.3 Tactieken in inkooponderhandelingen 384
11.3 Voorbereiden op onderhandelen 387
11.3.1 Feiten verzamelen 387
11.3.2 Machtsposities vaststellen 387
11.3.3 Een onderhandelingsteam samenstellen 390
11.3.4 Nadenken over BATNA’s 391
11.3.5 Belangen en doelstellingen bepalen 392
11.3.6 Draaiboeken en scenario’s 394
11.4 Het onderhandelingsproces 395
11.4.1 Opening en procedures 395
11.4.2 Exploreren 395
11.4.3 Het openingsbod 396
11.4.4 Loven en bieden (concessies) 397
11.4.5 De afsluiting 398
11.5 Onderhandelen in andere culturen 398
11.5.1 De culturele context 399
11.5.2 Interculturele communicatie 399
11.5.3 Ideeën over contracten 400
11.6 Gedragsregels en ethiek 401

12 Contracteren 405
12.1 De (koop)overeenkomst en het verbintenissenrecht 406
12.2 Het tot stand komen van een (koop)overeenkomst 407
12.2.1 Vijf juridische eisen 407
12.2.2 Aanbod en aanvaarding 408
12.2.3 Vier wilsgebreken 410
12.2.4 Aanvullend recht 412
12.2.5 De precontractuele fase 414
12.3 Contractvoorwaarden en -vormen 416
12.3.1 De rol van een contract 416
12.3.2 Prijscondities 418
12.3.3 Andere commerciële voorwaarden 420
12.3.4 Raamovereenkomsten en mantelcontracten 423
12.3.5 Contractbeheersing 424
12.4 Algemene voorwaarden 425
12.4.1 Inkoop- en verkoopvoorwaarden 426
12.4.2 Wanneer algemene inkoopvoorwaarden? 426
12.4.3 Het vernietigen van algemene voorwaarden 427
12.4.4 Wilsovereenstemming en algemene voorwaarden 429
12.4.5 Wiens voorwaarden gelden? 430
12.4.6 Het vermijden van the battle of forms 432
12.4.7 Het opstellen van algemene voorwaarden 432
12.5 Kopen in het buitenland 433
12.5.1 De rechtskeuze 433
12.5.2 Internationale regelingen 434
12.5.3 Incoterms 2010 435
12.5.4 Documentair krediet 437

Samenvatting 439
Literatuuroverzicht 440
Illustratieverantwoording 452
Register 453