Koplopers in de zorg: Samenwerking & automatisering

Bedrijfsprocessen

De meeste koplopers hebben de afgelopen jaren geïnvesteerd in het op orde brengen en stroomlijnen van hun bedrijfsprocessen/bedrijfsvoering. Eigenlijk is het de bekende trits: input > throughput > output > outcome. De zorg in zijn algemeenheid worstelt nog duidelijk met deze andere wijze van denken. Het denken in structuren is kortom vaak nog dominant. Ook is nog vaak onduidelijk welke kengetallen daadwerkelijk de mogelijkheid bieden om mee te sturen. Als verstorende factor wordt bovendien de regeldruk van overheid en zorgverzekeraars gezien die eisen dat allerlei informatie in het kader van de transparantie moet worden aangeleverd. De aldus ontstane brei aan informatie leidt echter zelden tot de gewenste transparantie, maar wel tot een toenemende bureaucratisering. En hiermee lekt veel energie weg die nodig is voor creativiteit en innovatie.

Terwijl de onderzochte ‘koplopers’ aan de ene kant laten zien dat men goed in staat is om de bedrijfsprocessen te stroomlijnen met vaak internationaal erkende methodieken, worden aan de andere kant veel van deze methodieken slechts mondjesmaat toegepast in de zorg als geheel. Lean Six Sigma is een van die beproefde methodieken. Deze methodiek optimaliseert bedrijfsprocessen en ontdoet deze van fricties die tijd (en gedoe) en ‘rework’ (en dus geld) kosten. De methodiek leidt tot een breed gedragen cultuurverandering gericht op continue kwaliteitsverbetering van de bedrijfsprocessen. Winst wordt omgezet in meer tijd voor de cliënt en tijd voor meer cliënten. Belangrijk is dat naast kostenbesparingen de tevredenheid van cliënten en medewerkers in aanmerkelijke mate toeneemt omdat men meer vat krijgt op de eigen dienstverlening. Lean Six Sigma wordt nog maar weinig toegepast in de zorg terwijl deze zich uitstekend leent voor toepassing binnen alle zorgsectoren.

Daarnaast zie je langzaam maar zeker de overgang van ‘input/boekhoudkundig denken’ naar meer ‘output- en outcome/management gericht denken’. Dit vereist een geheel andere visie of kijk op de bedrijfsprocessen en de informatie die deze moeten opleveren. Met name de worsteling om ‘outcome gerichte informatie’ te verzamelen in plaats van het aantal geleverde uren, is duidelijk herkenbaar binnen organisaties. Er worden hier voorzichtige stappen gezet naar een geheel nieuwe wijze van informatieverzameling en focus op de cliënt en datgene wat écht bijdraagt aan zijn of haar gezondheid en welbevinden.

Samenwerking in ketens

In toenemende mate zijn organisaties in staat om door samenwerking hun bedrijfsprocessen buiten de organisatie te laten beginnen en intern voort te zetten zodat zij een totaalpalet kunnen aanbieden van lichte ondersteuning in de thuissituatie (care) tot intensieve zorg (cure) en weer terug naar de thuissituatie. Het is in feite het ‘one stop shopping’ concept maar dan uitgaande van de vraag van de cliënt en niet van het gecombineerde aanbod van de deelnemende partijen. Door de cliënt centraal te stellen leidt dit tot geheel andere inzichten over waar de cliënt nu écht behoefte aan heeft. De participanten blijken daarnaast in staat allerlei samenwerkingsrelaties op te bouwen (seriële samenwerking) met andere organisaties als opleidingsinstituten, woningbouwcoöperaties, of bedrijfsleven. De effecten zijn kwaliteitsverhoging en het voorkomen van fricties in integrale bedrijfsprocessen (en dus weer ‘gedoe’), en daardoor het besparen van kosten. Duidelijk is wel dat dit geheel andere eisen stelt aan de betrokkenen. Voorheen dienden die alleen met hun eigen organisatie rekening te houden, maar nu dienen ze in al dan niet complexe verbanden met elkaar visies en toepassingen te ontwikkelen. In het kader van de participatiemaatschappij zullen steeds meer van dergelijke ketens gaan ontstaan, waarbij de bestaande organisaties meer en meer naar de achtergrond zullen verdwijnen.

Digitalisering/Informatisering

Digitalisering/informatisering wordt door veel organisaties gezien als een antwoord op een steeds complexer wordende bedrijfsvoering. Observaties bij de geanalyseerde koplopers laten zien dat er geen quick fix bestaat en dat het dus belangrijk is om een heldere visie te hebben op het gebied van digitalisering en informatisering en deze visie stapsgewijs en gedurende langere tijd op te bouwen. Daarnaast is het zaak om medewerkers te betrekken bij dit langetermijnproces omdat de gegenereerde business intelligence hén moeten ondersteunen (en niet andersom). De ervaring leert dat informatie niet als centralistisch sturingsinstrument gebruikt moet worden omdat het proces dan vaak vastloopt. Goed toegepast kunnen de resultaten, gecombineerd met zelfsturing, indrukwekkend zijn.

Blended care is een van de andere uitingsvormen van de toepassing van moderne technieken. Bij blended care vindt een deel van de behandeling/begeleiding plaats via internet en een deel via face-to-face contacten, afhankelijk van het type aandoening en het type cliënt. Het levert voor alle partijen veel tijdswinst op zonder afbreuk te doen aan kwaliteit. Skype vindt ook steeds breder toepassing, bijvoorbeeld bij de begeleiding van cliënten in beschermende woonvormen. Terwijl in het verleden de begeleider fysiek langs moest komen, met alle logistieke bewegingen van dien, kunnen cliënt en begeleider elkaar nu via Skype ‘ontmoeten’. Dit natuurlijk gecombineerd met face-to-face contacten. Dit hele terrein houdt vele beloftes in, we zijn benieuwd hoe de ‘koplopers’ en hun collega’s hier mee om zullen gaan.

In de volgende aflevering zullen we ingaan op de succesfactoren Kwaliteits- en risicomanagement en Structuurinnovaties.

Meer weten? De toekomst van de GGZ, de GGZ van de toekomst

Naar aanleiding van het project Koplopers in de zorg is ons van meerdere kanten gevraagd om na te denken over meer onderwerpen om te onderzoeken of over het ontwikkelen van toekomstvisies. Omdat dit laatste onderwerp (toekomstvisies) op dit ogenblik bijzonder actueel is, willen we dit als eerste oppakken en wel op het terrein van de GGZ. Relatief veel GGZ-organisaties doen mee aan het ‘Koplopersplatform’ waardoor er een breed beeld is ontstaan van de sector. Met het project ‘De toekomst van de GGZ. De GGZ van de toekomst’ willen we invulling geven aan het idee van het gezamenlijk ontwikkelen van een toekomstvisie. We zullen samen met de participanten de uitgangssituatie van de sector bepalen, en vervolgens toekomstige ontwikkelingen schetsen en formuleren welke effecten en de impact die deze gaan hebben op de GGZ. Ook bij dit project staat de combinatie inhoud en uitstraling centraal en dient er een breed palet van aansprekende verhalen te ontstaan.

Dit project dient als opstapje naar een permanent platform dat gericht is op het monitoren van actuele en toekomstontwikkelingen en innovaties in de GGZ. Te denken valt aan de effecten van de participatiemaatschappij. Op dit ogenblik doen al negen organisaties mee, de verwachting is dat het uiteindelijke aantal rond de vijftien zal liggen.

Meer informatie: www.koplopersindezorg.nl