Flexibel ontwikkelen door te experimenteren wordt ook in veel organisaties al gedaan. Het leidt tot nieuwe uitdagingen voor het management. Hoe combineer je bijvoorbeeld lokaal ondernemerschap met corporate expertise- en schaalvoordelen en ben je nog wel in control als je agile werkt?
Een dynamische managementstijl vereist nieuwe spelregels. Deze bepalen hoe de visie van het management op de werkvloer wordt uitgevoerd. Als creativiteit en autonomie belangrijk zijn moeten medewerkers beschikken over de tijd en middelen om dat in de praktijk te brengen. Het is ook heel belangrijk dat ze daarvoor worden gewaardeerd. De gekozen tactiek wordt periodiek gevalideerd en geactualiseerd met nieuwe ervaringen en inzichten. Dynamische besturing vereist niet alleen nieuwe spelregels en periodieke evaluaties. Het vereist ook een nieuwe manier van vastleggen en structureren van gegevens. De benodigde informatie moet namelijk elk moment vanuit verschillende bedrijfsperspectieven beschikbaar zijn, zelfs als de omstandigheden ingrijpend veranderen. Het gaat niet alleen om een duidelijk totaalbeeld, maar ook om toegang tot de essentiële details zodat direct geacteerd kan worden. Dit zijn allemaal uitdagingen waar we bij het ontwikkelen van een dynamisch besturingssysteem mee te maken krijgen.
Modulaire verbinding maakt de aanpak behapbaar
Dat is nogal wat. Ik heb ervaren dat het mogelijk is om met ´modulaire verbinding deze uitdagingen behapbaar te maken zonder het geheel uit het oog te verliezen`. Het bedrijfsactiviteiten model (BAM) helpt om een gezamenlijk beeld te krijgen van de belangrijkste bedrijfsactiviteiten en de business drivers. Dit zijn modules met hun eigen spelregels en meetsystemen om resultaten te verbeteren en bij te sturen. Per module wordt dit uitgewerkt en bedrijfsspecifiek gemaakt. Als de verdiensten uit service-activiteiten centraal staan in het verdienmodel, zal het behalen van een groot marktaandeel bijvoorbeeld belangrijker zijn voor de verkoop, dan het realiseren van een hoge marge. Met oorzaak gevolg relaties wordt vastgesteld wat de business drivers op de werkvloer zijn en worden er voorspellingen gedaan over de resultaten, die op basis van praktijkervaringen steeds verder worden verfijnd.
De bedrijfsdimensies bepalen welke gegevens worden geregistreerd en hoe deze worden gestructureerd. Naast regelgeving, gaat het om het marktperspectief, de dimensie producten & diensten en het interne besturingsperspectief, zodat managers beschikken over het onderdeel van de organisatie waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Bij het registreren van bedrijfsgebeurtenissen met financiële consequenties wordt rekening gehouden met het effect dat het heeft op het gedrag van de medewerkers. Als blijkt dat projectmanagers, kiezen voor het inzetten van oude machines, omdat dat tarief lager is, wordt het tarief aangepast om dit ongewenste gedrag te voorkomen.
Aan de slag met dynamic control
Uitgangspunt van Dynamic Control is dat veranderingen steeds sneller gaan en ingrijpender worden. Om de kansen die dit biedt te benutten, worden andere eisen gesteld aan de besturing van organisaties. Deze moet niet alleen sneller, slagvaardiger en flexibeler worden. Hij moet ook beter worden doordacht. In het boek Aan de slag met dynamic control heb ik beschreven hoe dit met ´exploreren & industrialiseren´, ´empowerment´ en ´modulaire verbinding´ kan worden gerealiseerd. Daarnaast bevat het boek een raamwerk dat aantoont wat de belangrijke bouwstenen zijn voor het ´managen´, ´structureren´, ´registreren´ en ´informeren´ van een dynamische data gedreven besturing. Zowel de relevante theorie, praktijkvoorbeelden, de aanpak en praktijkervaringen met de implementatie komen voor elke component uitgebreid aan de orde. Dat laatste maakt dit boek uniek. Om dit goed te kunnen beschrijven moet je het namelijk wel zelf een keer hebben gedaan, en dat heb ik. Naast een heldere visie biedt dynamic control dus ook het gereedschap om ´eenduidige sturing´ en een ´gestroomlijnde informatievoorziening´ te realiseren.
Dit gereedschap kan natuurlijk ook worden gebruikt om meer managementvraagstukken op te lossen. Een paar voorbeelden die ik in de praktijk ben tegen gekomen staan hieronder.
Eenduidige sturing:
´Wij hebben heel veel kpi’s, performance indicatoren en dashboards´: Hoe zorg ik voor eenduidige sturing van strategie tot en met de werkvloer, met behoud van slagkracht en zonder bureaucratie?
Gestroomlijnde informatievoorziening:
´Er zijn heel veel rapportages en dashboards voor de operatie, de divisies en de groep’: Hoe zorg ik dat deze informatie naadloos op elkaar aansluit en iedereen beschikt over informatie die ze nodig hebben, zelfs als omstandigheden ingrijpend veranderen.
Masterdata management:
´De waarde van data wordt onderkend, er is ownership en de data governance is belegd.´: Hoe verbeter ik data kwaliteit data en richt ik masterdata management zo in, dat verkoop, productie en logistiek een zelfde beeld hebben van klanten, hun behoeften, productspecificaties en wat er nodig is om te leveren?
Agile in control:
´Agile wordt toegepast in R&D, engineering en voor IT projecten´: Hoe kan ik deze flexibiliteit behouden én in control blijven, zodat ik het ´in control statement´ kan tekenen?
Lokaal én centraal:
´De verschillende bedrijfsonderdelen hebben veel autonomie´: Hoe zorg ik ervoor dat de bedrijfsonderdelen elkaar versterken, met behoud van lokale slagkracht en ondernemerschap?
Forecasting met data analytics:
Er wordt geëxperimenteerd met data-analytics door
sales en voor predictive maintainence´: Hoe gebruik ik data-analytics voor de maandelijkse forecasts en bepaal ik de impact van marktontwikkelingen op mijn bedrijfsactiviteiten?
Fred Conijn is expert en ervaringsdeskundige op het gebied van finance & control, besturing van organisaties en de inrichting van informatievoorzieningen. Hij is de auteur van Aan de slag met Dynamic Control.