Als eerstejaarsstudent aan San Diego State University werd Tiago Forte op een ochtend wakker met een onbestendig gevoel in zijn keel. Hij dacht in eerste instantie een griepje onder de leden te hebben, maar zijn huisarts kon niets vinden. Eenmaal thuis ging de pijn van kwaad tot erger, tot het punt dat hij moeite had om te slikken, te spreken en zelfs te lachen. Terwijl medisch specialisten voor een raadsel stonden besloot Forte om zijn eigen onderzoek te doen. Hij verdiepte zich in de relatie tussen ademhaling, voedingspatronen, spraakgewoontes en het zenuwsysteem en herschikte zijn patiëntendossier, dat inmiddels uit honderden pagina’s bestond, in een digitaal archief dat hij makkelijk kon doorzoeken, delen en van aantekeningen kon voorzien.
Dit stelde Forte in staat om de projectmanager van zijn eigen aandoening te zijn, wat een enorme steun in de rug was. ‘Het gaf me de kans om afstand te nemen en mijn situatie vanuit een ander perspectief te bekijken,’ zegt hij vanuit zijn huis in Silicon Valley, waar hij inmiddels een succesvol adviesbureau leidt. Met hulp van zijn ‘tweede brein’ ontwikkelde Forte vervolgens een aantal experimentele therapieën waar zijn dokters nog niet aan gedacht hadden, zoals een speciaal dieet, regelmatige meditatie en een reeks oefeningen die hij van een stemtherapeut had geleerd. Hoewel de mysterieuze pijn nooit helemaal verdwenen, is de kwaal er wel hanteerbaar door geworden, zegt hij. ‘Mijn research leverde zoveel informatie op dat ik aanvankelijk het gevoel kreeg erin te verdrinken. Maar toen ik eenmaal het vermogen kreeg om die kennis extern en op een vertrouwde plaats te beheren, maakten die angstgevoelens plaats voor gemoedsrust.’
34 gigabyte
In het onlangs vertaalde Building a Second Brain legt Tiago uit hoe zijn systeem, dat hij in de loop der jaren steeds verder heeft verfijnd, is toe te passen op het bedrijfsleven. Want een tweede brein is volgens hem niet alleen geschikt voor persoonlijke projecten, maar ook een manier om kenniswerk te optimaliseren. ‘Ons professionele succes is rechtstreeks afhankelijk van ons vermogen om een informatiestroom te managen die steeds overweldigender wordt,’ zegt Tiago. ‘Volgens onderzoek van de New York Times consumeert de gemiddelde kantoorwerker inmiddels zo’n 34 gigabyte aan data per dag, wat neerkomt op 174 kranten. Dat is vijf keer zoveel als pakweg veertig jaar geleden.’
Om die gigantische hoeveelheid te organiseren nemen veel mensen hun toevlucht tot een groeiend assortiment van productiviteitstools, van papieren notitieboekjes tot apps op hun smartphone. Maar volgens Forte doen ze dit doorgaans niet op een systematische, doelgerichte manier, wat de versnippering alleen maar in de hand werkt. Met als gevolg dat kenniswerkers steeds meer tijd kwijt zijn aan het zoeken naar misplaatste notities en bestanden: ‘Van de veertig uur die we wekelijks aan ons bureau zitten, brengen we zo’n tien uur door met het zoeken naar informatie die we nodig hebben om ons werk te kunnen doen. En de helft van de tijd lukt ons zelfs dat niet eens.’
Bovendien heeft de kennis die wél efficiënt wordt opgeslagen weinig toegevoegde waarde, aldus Forte. ‘De informatie op het internet is voor iedereen beschikbaar, dus simpelweg weten waar je iets kunt opzoeken levert je geen concurrentievoordeel op. Een tweede brein geeft je een manier om die gegevens naar eigen inzicht te bewerken en ze te verzamelen in een domein waartoe jij alleen de toegang hebt.’
Informatiestroom
Forte vergelijkt zijn proces met het aanleggen van een kennistuin vol vertrouwde, kronkelende paadjes en geheime, afgelegen hoekjes, waarbij elke route het startpunt is voor potentieel nieuwe ideeën en perspectieven. Het aanleggen, cultiveren en onderhouden van zo’n hof is een creatief proces van vier stappen, waarvan de beginletters het acroniem CODE vormen: Capture (vastleggen), Ordenen, Distilleren en Expressie. ‘In de eerste fase duik je in de informatiestroom die je dagelijks over je heen gestort krijgt en verzamel je alleen datgene dat je aanspreekt,’ zegt Forte. ‘Dat kan allerlei mogelijke vormen aannemen, van een screenshot van een webpagina of een YouTube-filmpje tot een interessant tekstbericht, een krantencitaat of een gedachte die opeens in ons opkomt. De rest laat je voor wat het is.’
Het opslaan van al die informatie hoeft niet per se op je telefoon te gebeuren, al hebben de talloze notitie-apps die inmiddels op de markt zijn verschenen dat een stuk gemakkelijker gemaakt. Zelf maakt hij gebruik van Evernote, na eerst te hebben geëxperimenteerd met Microsoft Word en Google Docs. ‘Sommige mensen werken het liefst met papieren opschrijfboekjes die ze later inscannen en doorzoekbaar maken. Het belangrijkste is dat je tools multimediaal en handelingsgericht zijn, en een informeel karakter en een open einde hebben. Notities zijn per definitie rommelig.’
Keuken
Zodra we de ideeën die ons aanspreken hebben vastgelegd, is het zaak om ze te ordenen. Waar veel mensen de neiging hebben om informatie onder te verdelen in thematische mappen, adviseert Forte om te rangschikken op basis van actie en inzetbaarheid. Daarbij maakt hij een onderscheid tussen projecten waar hij op dit moment aan werkt, gebieden die zich uitstrekken over een langere periode, bronnen die afhankelijk van de situatie ingezet kunnen worden, en archieven die inactief blijven totdat hij ze nodig heeft. ‘Dat geeft een enorme helderheid, omdat je weet dat alles wat je bewaart ook echt een doel heeft, en met je prioriteiten strookt. Dat geeft je een duidelijk filter om al het andere te kunnen negeren.’
Om zijn punt te illustreren vergelijkt Forte het ontwerpen van een tweede brein met de inrichting van een keuken. ‘Net als bij het bereiden van een maaltijd is het bij het informatieverwerking van belang dat je bestanddelen zijn ingedeeld op toegankelijkheid. Archieven kun je hierbij vergelijken met een diepvries, waarin je items ijskoud bewaart tot je ze nodig hebt. Bronnen kun je vergelijken met de voorraadkast waaruit je vrijelijk kunt putten, maar die je daarna weer netjes afsluit. Je gebieden zijn als je koelkast: daar bewaar je de spullen die je op relatief korte termijn nodig hebt. En je projecten zijn de pannen die op het fornuis staan te pruttelen, de dingen waar je op dat moment mee bezig bent. Stel je nu een keuken voor waarin de ingrediënten zijn ingedeeld op basis van voedselsoort. Hoe efficiënt is het om vers fruit, gedroogd fruit, vruchtensap en ingevroren fruit allemaal op dezelfde plaats te bewaren, omdat ze toevallig allemaal van fruit zijn gemaakt?’
Convergentie
Waar het bij het vastleggen en ordenen van informatie belangrijk is om een open geest te houden, is het bij de volgende twee stappen juist zaak om de blik naar binnen te richten, aldus Forte. ‘Elk creatief proces is een samenspel van divergentie, het spontane maar rommelige stadium waarin we zoveel mogelijk nieuwe ideeën verzamelen, en convergentie, waarin we genoodzaakt worden om opties te elimineren, compromissen te sluiten en te beslissen wat werkelijk essentieel is.’
Hierbij wordt de distilleerfase nogal eens over het hoofd gezien, aldus Forte. ‘Veel mensen slaan hun informatie op en laten het daarbij. Dat werkt misschien bij papieren bestanden in een overzichtelijke dossierkast, maar in het digitale domein zijn er geen grenzen aan wat je kunt verzamelen, waardoor je al snel door de bomen het bos niet meer ziet. Vandaar het belang om elk stukje content dat je wil bewaren te voorzien van kleine samenvatting met daarin de belangrijkste of meest verrassende inzichten.’
Hiermee is Forte aangekomen bij het uiteindelijke doel van zijn boek: het verschaffen van een manier waarop we onze kennis en ideeën beter met anderen kunnen delen. ‘In de expressiefase gebruik je de nieuwe ruimte in je hoofd om je creativiteit en je verbeeldingskracht te verhogen. Je prestaties als kenniswerker hangen voor een groot deel af van de effectiviteit van je communicatie, of die nu de vorm aanneemt van tekst, spraak, beeld, of een beslissing. Met een tweede brein heb je daar het ondersteunend materiaal voor.’
Persoonlijke bots
Eenmaal aangelegd behoeft een kennistuin maar weinig onderhoud, aldus Forte. ‘Mijn tweede brein is inmiddels zo geïntegreerd in mijn dagelijkse werk dat ik er per dag maar een paar minuten extra aan kwijt ben,’ zegt Forte. ‘Bovendien hoef je niet bang te zijn voor fouten. Dat is het mooie aan de digitale wereld: je kunt dingen altijd bijstellen, helemaal met de komst van nieuwe productiviteitstools.’ Zo schat Forte dat kunstmatige intelligentie het vastleggen en ordenen van informatie respectievelijk vijftig en tachtig procent efficiënter zal maken, en dat de distilleerfase met bijvoorbeeld een AI-gestuurde samenvattingsknop in de nabije toekomst helemaal zal kunnen worden overgeslagen. ‘Maar omdat iedereen toegang heeft tot dezelfde technologie, levert dat waarschijnlijk geen concurrentievoordeel op.’ Interessanter vindt hij de mogelijke invloed van AI op het scheppingsproces. ‘Ik kan me een toekomst voorstellen waarbij we dingen gaan creëren samen met een bot die getraind is op basis van onze persoonlijke data. Daarmee zou een tweede brein pas écht het verschil kunnen maken.’
Over Jeroen Ansink
Jeroen Ansink is journalist in New York. Hij schrijft en schreef onder meer voor HP/De Tijd, Elsevier Weekly Magazine en Fortune.com. Voor Managementboek schrijft hij interviews. Ansink voltooide een vrij doctoraal in de Letteren aan de Radboud Universiteit in Nijmegen en behaalde het certificaat Business Journalism aan de Wharton Business School aan de Universiteit van Pennsylvania.
