Eerst maar eens de definitiekwestie. Wat is het wezenlijke verschil tussen een project en een programma?
In een project worden samenhangende werkzaamheden verricht die binnen een bepaalde tijd tot een concreet resultaat leiden. Een programma is feitelijk een verzameling projecten en andere werkzaamheden van verschillende organisaties en organisatieonderdelen waarmee binnen een bepaalde tijd getracht wordt een doel te bereiken.
Is daar toch te vaak begripsverwarring over?
Ja. Te vaak worden vraagstukken onvoldoende doorleefd. Een rondweg aanleggen gaat bijvoorbeeld niet om die weg, maar om de leefbaarheid van een kern. Het kan dan nodig zijn automobilisten daarover te informeren om te voorkomen dat ze tóch de korte route door het dorp blijven nemen. Tegelijkertijd: wat zijn de gevolgen voor winkels? Hoe communiceer je met de burger hierover? Als een burg over een rivier aanleggen tot gevolg heeft dat 10.000 mensen een uur minder hoeven te rijden, levert dat per burger twee jaar (!) levenstijd op. Wat gaan ze daarmee doen? Te vaak wordt onvoldoende beseft wat er echt op het spel staat. Als iets echt ingrijpt in het leven van mensen, heb je eigenlijk altijd met een programma te maken. Te vaak worden feitelijke programma’s als een project aangevlogen. Vroeg of laat kom je dan niet tot een optimaal resultaat.
Wat gaat er nog meer vaak mis bij projecten en/of programma’s?
Naast doorleven van het vraagstuk is het ook cruciaal om jouw specifieke situatie te doorgronden en een intelligent proces te bedenken. Wie, welke partij willen we waarbij betrekken? En op welke manier? Soms wordt er te lang gewacht met het delen van informatie met relevante stakeholders. Anderzijds, kan het ook juist nuttig zijn om bepaalde informatie juist niet te vroeg te delen. Het gaat om maatwerk in jouw specifieke situatie.
U pleit in uw boek voor een gestructureerde aanpak. Wat is het maatschappelijke perspectief? Wat is het individuele perspectief per deelnemende partij? Wat is het cultuur perspectief (hoe gaan we met elkaar om)? En welke middelen zijn nodig? Is dat een volgordelijk proces?
Ja en nee. Voorop staat dat elke situatie uniek is: de opgave verschilt, de belanghebbenden, de omstandigheden, politiek-bestuurlijke krachtsverhoudingen. Elk proces of elk programma is anders. Maar je kunt wel zeggen, dat je deze vier invalshoeken goed ingevuld moet hebben voor een succesvol project of programma. En ik merk in de praktijk wel dat ze grosso modo, ook in deze volgorde logisch zijn. Als je een ananas in een gerecht verwerkt, zal op enig moment de schil eraf moeten. Dat zul je meestal in het begin doen. Deze invalshoeken worden in dezelfde beweging keer op keer doorlopen, daarom zijn ze ook in een lemniscaat gepresenteerd.
Van veranderprocessen wordt altijd gezegd dat zeventig procent mislukt. Geldt dat ook voor projecten en programma’s?
Nee. Ik heb het over maatschappelijke opgaven, en die zijn bijna altijd langjarig. Gedurende dat tijdsbestek verandert er altijd zo veel, dat heel moeilijk is vast te stellen of een programma nu uiteindelijk gelukt is of niet. Dat rekeningrijden er bijvoorbeeld nog niet is, heeft ook te maken met politieke keuzes. Verkiezingen zorgen altijd voor een nieuw krachtenveld. Ik durf de stelling aan dat projecten en programma’s succesvol zijn als er geïnvesteerd wordt in het doorleven van en committeren aan een gezamenlijke visie èn er een project- of programmamanager is die ervoor kiest verantwoordelijk te zijn voor het realiseren van het beoogde resultaat of doel.
Geef eens een voorbeeld van hoe projecten en programma’s foutief worden aangevlogen?
Veel maatschappelijke opgaven zijn zo uniek en complex, of er staan zulke grote belangen op het spel, dat een zoekend proces nodig is. Neem de energietransitie. Er is een energieakkoord, daar is dus al een stap gezet in samenwerking tussen belanghebbenden. Maar veel mensen beseffen de impact van de energietransitie nog niet. Hoe gaan we verwarmen en koken zonder aardgas? Moeten we in de toekomst nadenken over wanneer de afwasmachine aankan of de elektrische auto opgeladen kan worden? Wat heeft ‘energieneutraal in 2050’ nu echt voor een impact op het leven van de bevolking? Die vraag is nog onvoldoende doorleefd. Hoe neem je de bevolking nu mee in je plannen als politiek? Het zijn tot op heden losstaande projecten die niet breed leven in de maatschappij. Of neem het verminderen van alcohol- en drugsgebruik door jongeren. Dat kan een gemeente niet alleen. Ook sportverenigingen, scholen, winkels, buurthuizen spelen daar een rol in. Je moet zo’n vraagstuk breder aanvliegen om uiteindelijk resultaat te bieden.
Voor wie is het boek geschreven?
Aanvankelijk voor projectleiders en programmamanagers die met maatschappelijke ambities realiseren. Met de uitgever zijn we tot de conclusie gekomen dat het ook als onderwijsboek geschikt is. Maar denk ook aan groepen burgers die in de “participatiesamenleving” iets willen realiseren. Een energiecoöperatie, samen internet aanleggen, zelf OV regelen in het dorp…. Die groepen mensen lopen vaak tegen muren aan. Dit boek helpt hen hun eigen aanpak scherp te krijgen en manieren te vinden om met hindernissen om te gaan. Of het ook voor profit-organisaties geschikt is? Ja, zeker als zij ook een maatschappelijke bijdrage willen leveren. Er zijn verschillen tussen profit en non-profit maar de aanpak hoeft niet wezenlijk te verschillen. Het efficiënter inrichten van werkprocessen is een project, maar wordt al gauw breder omdat er diverse afdelingen bij betrokken zijn. Ook hier geldt dat als je onvoldoende beseft wat er voor mensen in de gehele organisatie op het spel staat, zo’n vraagstuk niet echt doorleeft, het uiteindelijke resultaat suboptimaal zal zijn. Een organisatie zie ik dan als een samenleving in het klein. De aanpak van een maatschappelijke opgave is net zo complex als een expeditie in een donkere jungle met een klein zaklampje. Gezamenlijk doorleven waar het echt over gaat en verantwoordelijk zijn, maken niet dat de hele weg naar het resultaat of doel op voorhand in detail te zien is, wel maakt het dat je kunt vertrouwen dat de weg er is, en dat je hem zult vinden.
Over Ronald Buitenhuis
Ronald Buitenhuis is freelance journalist.
