Programmacanvas - ‘Waardevol visueel hulpmiddel’

Ongeveer acht jaar geleden heb ik al eens het boek Program Canvas van een van de auteurs beoordeeld, waarin ik toen al vaststelde dat het canvas een nuttig hulpmiddel is. Destijds was mijn belangrijkste opmerking dat ik graag de noodzakelijke transities explicieter had gezien, vooral om de stap van projectoutput naar vermogens te verduidelijken. Ik ben benieuwd of deze nieuwe canvas daarin een stap verder gaat.

In de inleiding van het boek staat dat er nu twee canvassen zijn: de nieuwe versie die in dit boek beschreven wordt en de oudere uit Program Canvas. De auteurs geven aan dat de tijd zal leren of de vernieuwing aanslaat. Persoonlijk vind ik dit wat vreemd. Durven de auteurs geen keuze te maken, of zijn ze niet zeker van hun eigen aanpak? Het boek is dus blijkbaar geen herziene versie van het program canvas.

Opbouw boek

Het boek is opgebouwd uit drie delen. In het eerste deel worden de basisprincipes van programmamanagement kort besproken, in lijn met het boek Werken aan programma’s. Hierin komen onder andere aan bod: wat een programma is, de kenmerken van programma’s, de rol van programma’s binnen organisaties en de principes van de auteurs voor een programmatische aanpak. Daarnaast wordt kort stilgestaan bij de levenscyclus en thema’s van een programma. De levenscyclus omvat vier fasen: verkenning, opbouw, uitvoering en afbouw. Binnen de uitvoeringsfase worden kortere cycli onderscheiden: het uitvoeren van inspanningen, het ontwikkelen en opleveren van vermogens, het gebruiken en verbeteren van vermogens, het verzilveren en beoordelen van baten, en het bijstellen van de koers. De thema’s die aan bod komen zijn: kiezen, vormgeven, organiseren, sturen, beslissen, samenwerken, leiden en ontwikkelen. Dit deel sluit af met een uitleg over de plaats en functie van het canvas binnen de levenscyclus van een programma.

In het tweede deel wordt het programmacanvas geïntroduceerd, waarop ik later in meer detail zal ingaan. Het laatste deel gaat dieper in op de levenscyclus van programma’s, de stappen die je daarin doorloopt, de rol van het programmacanvas (dat echter slechts summier aan bod komt) en de vier kernrollen: programma-eigenaar, bateneigenaren, programmamanager en inspanningsleiders. Om dit laatste deel goed te begrijpen, is enige achtergrondkennis van programmamanagement nodig, aangezien veel begrippen zonder verdere toelichting worden besproken. Deze toelichting is echter te vinden in het boek Werken aan programma’s van dezelfde auteurs.

Het tweede deel beschrijft de opbouw van het programmacanvas, hoe je ermee werkt en laat een aantal sprekende voorbeelden zien van ingevulde canvassen. 

Opbouw programmacanvas

Het canvas is opgebouwd uit vier delen: de rechterkant (waar willen we heen?), de linkerkant (waar komen we vandaan en hoe is de huidige situatie?), de binnencirkel (hoe gaan we de opgave aanpakken?) en de buitencirkel (aan welke voorwaarden moeten we voldoen?).

Het canvas visualiseert verschillende stromingen om de dialoog te stimuleren. Van links naar rechts loopt een stroom die de vraag ‘waartoe en waarom?’ volgt, van de huidige situatie naar de gewenste toekomst. Omgekeerd loopt er een stroom van de toekomstige situatie terug naar de huidige situatie, beantwoordend aan de vraag ‘hoe?’. In de binnencirkel loopt een stroom van beneden naar boven, die van inspanningen naar vermogens en uiteindelijk naar baten leidt – kortom, wat we gaan doen om de doelen te bereiken. Daarnaast is er een cyclus opgenomen die de iteratieve en incrementele ontwikkeling symboliseert.

Tot slot kun je ook van binnen naar buiten kijken: als we de inspanningen, vermogens en baten willen realiseren, aan welke voorwaarden moeten we dan aandacht besteden om te slagen? Is dat haalbaar? Of andersom: gegeven de bestaande voorwaarden, wat is dan realistisch te bereiken?

De rubrieken op het programmacanvas staan voor:

De rechterkant: Waar willen we heen?
- Toekomstige situatie: Wat is ons beeld van de toekomst, de droom of de ambitie die we nastreven?
- Doelen: Aan welke doelen van de betrokken organisatie(s) draagt het programma bij?
- Belanghebbenden: Wie hebben belang bij en invloed op het programma of worden erdoor beïnvloed? 

De linkerkant: Waar komen we vandaan en hoe is de huidige situatie?
- Huidige situatie: Hoe ziet de huidige, feitelijke situatie eruit en wat ligt er achter ons?
- Beweegreden(en): Waarom zouden we in beweging komen, waarom nu en waarom met een programma?
- Kaders: Wat zijn de kaders (of vrijheidsgraden) waar we ons aan hebben te houden? 

De binnencirkel: Hoe gaan we de opgave aanpakken?
- Inspanningen: Wat zijn onze (eerste) ideeën over mogelijke inspanningen (projecten, activiteiten, etc)?
- Vermogens: Welke (organisatie)vermogens moet het programma helpen (door)ontwikkelen?
- Baten: Welke baten streven we na en wat zijn ongewenste effecten van de verandering? 

De buitencirkel: Aan welke voorwaarden moeten we voldoen?
- (Verander)strategie: Hoe pakken we de opgave op hoofdlijnen aan?
- Krachten: Welke krachten bevorderen of belemmeren de beweging van huidige naar toekomstige situatie?
- Onzekerheden: Met welke onzekere gebeurtenissen kunnen we te maken krijgen?
- Spelers: Wie neemt welke rol in de organisatie van het programma?
- Energie: Hoe staat het met de brandstof die nodig is om van dit programma een succes te maken?
- Afbakening: Wat hoort er (nog) niet bij het programma? 

Gebruik

In het boek wordt elke rubriek uitgebreid toegelicht, met per rubriek een kernvraag en vier ondersteunende hulpvragen. Dit is vergelijkbaar met de 64 hulpvragenkaartjes die je los kunt bestellen bij het boek Program Canvas. Ter inspiratie worden enkele uitgewerkte programmacanvassen gepresenteerd voor programma’s zoals Klimaatneutraal, Vitale Vakantieparken, Asiel en Migratie, en een toekomstbestendige schadedivisie. Tot slot geeft het boek enkele praktische adviezen voor het werken met het programmacanvas.

Vergelijking met de ‘oude’ program canvas

Als ik de rubrieken vergelijk met die in het Program Canvas, dan is de onderverdeling in dit nieuwe programmacanvas eenvoudiger geworden: nu vier delen in plaats van zeven (waartoe, hoe, wat, wie, waarmee, waarbinnen en wat niet). De meeste rubrieken komen overeen, maar in het nieuwe programmacanvas krijgt het thema ‘vermogens’ een prominente plaats, waarmee mijn eerdere vraag beantwoord is. Ook is er een nieuwe rubriek ‘krachten’ toegevoegd, wat volgens mij goed aansluit bij het werken met programma’s en potentiële kansen of problemen waar je tegenaan kan lopen. Daarnaast behandelt de rubriek ‘energie’ niet alleen de harde aspecten zoals tijd en budget, maar ook de zachte elementen zoals leiderschap en visie. 

Ook de gegeven flows of stromen zijn veel krachtiger neergezet dan de enkele flow in het program canvas (van waartoe, via het hoe naar het wat en tenslotte naar alle andere elementen).

Conclusie

Dit fraai vormgegeven boek leest vlot weg en biedt waardevolle inzichten. Het nieuwe programmacanvas is een krachtig visueel hulpmiddel om de dialoog met betrokkenen te voeren. Het stelt hen in staat om gezamenlijk vast te stellen wat de opgave precies inhoudt en of een programmatische aanpak geschikt is. De gevisualiseerde flows dragen bij aan een heldere gespreksstructuur. Vergeleken met het oorspronkelijke Program Canvas is de opzet duidelijker. De toevoeging van de rubrieken ‘vermogens’ en ‘krachten’ brengen meer focus op wat gerealiseerd moet worden en welke krachten bevorderend of belemmerend kunnen werken.

Wat mij betreft biedt dit nieuwe Programmacanvas een sterke verbetering ten opzichte van het oudere program canvas, en ik kan dit hulpmiddel dan ook van harte aanbevelen aan opdrachtgevers en programmamanagers.