Kijkend naar de top 25 van de best verkochte boeken bij Manager & Literatuur in 2002, dan valt er iets onmiddellijk op. Er staan heel wat boeken bij die in min of meerdere mate omschreven kunnen worden als 'lijstjesboeken', zoals'50 Checklisten voor project- en programmamanagement', 'Het Strategieboek' en 'Het managementmodellenboek'. Dat zijn boeken die niet zoals traditionele managementboeken veel theorie bevatten en aangevuld zijn met praktische To Do-lijstjes of overzichtjes van uit te voeren stappen. Integendeel, dit zijn boeken die voornamelijk uit deze lijsten en overzichten bestaan, aangevuld met een beetje theorie. Ze zijn zeer praktisch van aard, iets waar lezers blijkbaar sterke behoefte aan hebben. Dit soort boeken vindt dusdanig gretige aftrek bij de lezers van Manager & Literatuur dat het gerechtvaardigd is te zeggen dat er sprake is van een nieuwe trend. Dit sluit wonderwel aan bij de resultaten van een kort onderzoek dat ik eind vorig jaar onder financiële managers van Nederlandse en Belgische profit en non-profit organisaties heb gehouden. Op basis van een literatuurstudie heb ik een lijst samengesteld van de vijftien meestgenoemde trends en ontwikkelingen in de financiële functie. Deze diende als basis voor een vragenlijst die naar deelnemers van drie financiële seminars is gestuurd. De deelnemers werd gevraagd per trend aan te geven in hoeverre ze deze belangrijk vonden op een schaal van 0 (niet belangrijk) tot 3 (zeer belangrijk). Vervolgens werd de relatieve belangrijkheid van iedere trend berekend, door voor iedere trend de toegekende punten op te tellen en de som te delen door het maximaal aantal te behalen punten (= aantal ingevulde vragenlijsten maal 3 punten). Wanneer bijvoorbeeld een bepaalde trend in alle vragenlijsten als zeer belangrijk was aangegeven kreeg deze trend een 100% score voor belangrijkheid. Uit het onderzoek kwam naar voren dat financiële managers het met name belangrijk vinden actiever in te spelen op de veranderingen om hen heen, door enerzijds meer vooruit te kijken - zodat ze voorbereid zijn op wat komen gaat - en anderzijds ingezette verbeteracties daadwerkelijk te implementeren en tot een goed einde te brengen. Dit laatste is zeker geen overbodige luxe omdat de meeste organisaties te veel willen doen in een te korte tijd. Dat kunnen ze zich echter niet meer permitteren in de huidige moeilijkere economische omstandigheden. Managers zullen zich in toenemende mate moeten richten op het snel en effectief implementeren van een gelimiteerd aantal actieplannen. De sleutel is om prioriteiten toe te wijzen aan de actieplannen en een beperkt aantal van de meest urgente of die het meeste toegevoegde waarde creëren op te pakken en volledig uit te voeren. En daar kunnen de genoemde 'lijstjesboeken' uitstekend bij helpen, deze geven immers een praktische aanpak en veel tips om een bepaald onderwerp voortvarend op te kunnen pakken! Maar hoe werken die 'lijstjesboeken' nu in de praktijk? Om dat te illustreren kan ik mijn eigen ervaringen met zo'n boek beschrijven, in dit geval het 'Management Testboek' van Loek Wijchers e.a. (Holland Business Publications, 2002). Dit boek is eind vorig jaar uitgekomen en bevat 46 testen waarmee de lezer zijn eigen kennis en vaardigheden of die van de eigen organisatie op een scala van terreinen zelf kan testen. Ik noem een paar onderwerpen: assertiviteit, beoordelingsgesprekken, crisismanagement, feedback, klantgerichtheid, netwerken , prestatiegericht organiseren en vergaderen. De inhoudsopgave is een lijst op zich! Wanneer de lezer een test heeft ingevuld (wat meestal niet langer dan 10 minuten duurt) kan hij of zij zelf de behaalde score uitrekenen. Het boek geeft vervolgens, aan de hand van het gescoorde puntentotaal, een diagnose en advies, inclusief praktische tips ter verbetering. Daarin onderscheidt dit boek zich van andere lijstboeken: Het is niet zozeer gericht op het ontwikkelen of implementeren van een bepaald concept of strategie, maar om lezers inzicht te geven in hun eigen sterkten en zwaktes - of die van hun organisatie - op bepaalde gebieden en om aan te geven hoe de persoonlijke of organisatorische effectiviteit verhoogd kan worden. Het boek bevat verder nauwelijks theorie, voor de gemotiveerde lezer zijn verwijzingen naar interessante boeken en websites (zoals Managementsite.net) opgenomen. Hoe pas ik het boek nu toe? Op dit ogenblik geef ik bij een organisatie een serie workshops over het omgaan met veranderingen en de daarmee gepaard gaande weerstand bij medewerkers. De organisatie opereert in een zeer dynamische omgeving en heeft de laatste jaren een enorme groei doorgemaakt. Alle medewerkers zijn die jaren in de weer geweest om de onstuimige groei bij te houden. Nu is de organisatie in een stadium gekomen waar zij haar zeer resultaatgerichte managers moet voorbereiden op een volgende groeifase: die van het vergroten van de stabiliteit en beheersingsmogelijkheden en van focus op het maximaliseren van de klantengroei met de huidige middelen. Tegelijkertijd moeten de managers leren omgaan met de vele nieuwe medewerkers die erbij zijn gekomen en die de onstuimige beginjaren niet hebben meegemaakt. Deze medewerkers zijn minder gewend aan de voortdurende verandering waaraan de organisatie onderhevig was en nog steeds is. De workshops hebben vooral als doel de managers te leren omgaan met weerstand van die medewerkers tegen veranderingen. Verandering roept immers veel emoties en weerstand op, gevoelens die moeten worden omgebogen naar een positief-kritische houding en medewerking van de medewerkers. De manager speelt hierbij een cruciale rol. In een optimale situatie vervult hij of zij de rol van voortrekker die duidelijk de redenen voor de verandering communiceert, die het goede voorbeeld geeft door het gewenste gedrag te vertonen en die weerstand serieus neemt. Het is niet de bedoeling tijdens de workshops alles in detail uit te leggen maar om de managers een gevoel bij het onderwerp geven. Een goed startpunt hiervoor is om de individuele managers inzicht geven in hun sterktes en zwaktes. Daarvoor gebruik ik de weerstandtest uit het 'Management Testboek'. Tijdens de workshop vult elke manager deze test in en scoort zichzelf. Bij deze test moet de manager zichzelf in een matrix zetten, langs de assen Sensitief (heeft betrekking op de weerstandsgevoeligheid van de manager) en Participerend (heeft betrekking op de wijze waarop de manager weerstand hanteert). Op deze manier krijgt hij of zij snel inzicht in de eigen stijl van omgaan met en reageren op weerstand van medewerkers tijdens een veranderingstraject. Na het invullen bespreken we de scores van de deelnemers en gaan we in op recente voorbeelden van situaties waarin ze weerstand hebben ondervonden. Hierbij stel ik nadrukkelijk de vraag of de deelnemers, nu ze inzicht hebben in hun eigen stijl, de tijdens die situatie ervaren weerstand anders zouden hebben aangepakt. Er vindt veel uitwisseling tussen de deelnemers plaats en ze gaan na de workshop met een groot aantal goede ideeën naar huis. Het gebruiken van de test uit het 'Management Testboek' helpt de deelnemers (en mij) niet alleen om snel inzicht te krijgen maar ook om snel een praktische uitwisseling van verbetermogelijkheden op te zetten. En daar draait het uiteindelijk toch allemaal om bij een goed 'lijstjesboek': snel en praktisch aan de slag! Ik begrijp dan ook wel waarom er veel interesse is voor dit soort boeken.
Over André de Waal
Dr. André A. de Waal MBA is managing partner en academisch directeur van het HPO Center, een organisatie die wereldwijd onderzoek doet naar de kenmerken van high performance organisaties, en partner van het Finance Function Research & Development Center, een organisatie die zich specifiek richt op het versterken van financiële functies.
