Wie heeft niet die dagen dat er alleen maar vergaderd wordt, telefoontjes beantwoord moeten worden, Whatsapp-berichten binnenkomen? En dan natuurlijk die e-mailberg die maar blijft groeien. En elk communicatiemiddel heeft signalen/meldingen dat er acties moeten worden ondernomen. Oftewel afleiding alom. Terwijl kenniswerkers het juist moet hebben van het ‘diepe werk’, het geconcentreerd langere tijd aan één stuk door uitwerken van zaken. Oftewel, ons werk is stuk.
Laat daar nou het boek ‘Ons werk is stuk’ over gaan! Aslander, Broere en Meinema schrijven over de oorzaken waarom ons werk stuk is, maar geven ook adviezen over hoe het gerepareerd kan worden.
Kenniswerk
Het boek start met een deel over wat een kenniswerker nou precies is. In organisaties wordt te weinig nagedacht over het werk van kenniswerkers, waardoor dat net zo georganiseerd wordt als in productieprocessen, met managers (zoals elke ochtend om 9 uur beginnen, werken in kantoortuinen etc.). Zoals de schrijvers constateren is de olifant in de ruimte het hardnekkig negeren en ontkennen van het belang van het kunnen stromen van informatie tussen mensen, om goede en snelle beslissingen te kunnen nemen en overzicht te houden. Kortom, ons digitale fitheid is beneden peil. Dit terwijl de waarde van een kenniswerker juist zit in zijn skills, houding, ervaring, kennis, ideeën en inzichten. Het vermogen om snel informatie te kunnen vinden en delen is cruciaal.
Tooling
De schrijvers constateren dat kenniswerkers moeten werken met de tools zoals ze deze aangereikt krijgen vanuit de afdeling IT. Terwijl dit juist helemaal niet passend hoeft te zijn, sterker nog, iedereen heeft zijn/haar eigen werkwijzen waarbij de juiste tooling gezocht moet worden. En dit niet kunnen vanwege veiligheid, licentiekosten of andere drogredenen, is erg frustrerend voor de kenniswerker, zeker de net afgestudeerde die tijdens zijn studietijd zelf ontwikkelde methoden en bijpassende tooling had uitgezocht. En als we de tooling hebben, halen we er veel te weinig uit, veelal gebruiken we de computer als veredelde typemachine.
We moeten er juist voor zorgen dat we alle informatie die we hebben met elkaar kunnen verbinden, bijvoorbeeld met de hyperlink. Als we daartoe in staat zijn, kunnen we ons informatiekapitaal (en daarmee vaak ook ons monetair kapitaal) vergroten. Oftewel wederom digitale fitheid. Daarvoor zijn 5 pijlers van belang:
- Digitaal bewustzijn
- Digitale hygiëne
- Digitale vaardigheden
- Persoonlijk Kennismanagement (PKM)
- Persoonlijke groei met behulp van technologie
De eerste drie zijn volgens mij randvoorwaardelijk voor de laatste 2. PKM is eigenlijk waar het in dit boek om draait, zoals de schrijvers stellen: de grote ‘why’, de reden waarom digitale fitheid essentieel is. Elke kenniswerker moet zijn/haar toegevoegde waarde vergroten door PKM in te richten.
Structuur
Hoe kunnen we dat dan doen? Nou, in elk geval door structuur aan te brengen in ons werken. Het werken met lijstjes, met onderscheid naar soort taken is daarbij een wezenlijke. Daarnaast is het belangrijk om alle afleiding uit te zetten, zoals de emailnotificaties. Twee keer per dag je mail checken is vaak ruim voldoende. Ook anders omgaan met mail en acties kan je efficiëntie vergroten. OHIO (Only Handle It Once) wordt gepromoot, zorg dat je mails bijvoorbeeld maar één keer hoeft te zien. Veel van de tips uit het boek zijn afkomstig van het boek Getting Things Done van David Allen, aangevuld met tips en praktijkervaringen van de schrijvers.
Extern brein
Wat je als kenniswerker eigenlijk aan het doen bent, is een extern brein aan het creëren. Ons eigen brein is beperkt, zowel qua capaciteit als energieniveau. Door het creëren van een extern brein ben je in staat je werk sneller, beter en met minder energie uit te voeren. Je moet je taken en acties niet meer in je hoofd verwerken, maar extern organiseren. Je gaat ervoor zorgen dat je informatie opslaanbaar, doorzoekbaar, filterbaar, ordenbaar, herordenbaar, metadateerbaar en deelbaar is. Vooral de metadata wordt later nog verder uitgewerkt, dit maakt het zoeken veel gemakkelijker.
En werk niet te veel met het rondsturen van documenten die collega’s moeten becommentariëren. Voor je het weet zijn er honderden documenten met tientallen versies in omloop. Elke keer als je op Verzenden drukt, draag je bij aan het minder overzichtelijk maken van de hoeveelheid informatie en belast je (nodeloos) collega’s. Probeer juist te werken vanuit een gezamenlijk document, zoals via Teams of GoogleDrive.
Volhouden
Wie kent niet de goede voornemens aan het begin van elk jaar? Die na een week of vier vaak al weer als sneeuw voor de zon verdwenen zijn? De schrijvers onderkennen dit ook bij het werken met nieuwe methoden en tooling. Dus als je om bent om met lijstjes, andere tijden (ochtendmens in de ochtend en avondmens in de avond), andere tooling en andere werkwijzen te werken, moet je dit kunnen volhouden. De schrijvers adviseren om met kleine stapjes te werken, die in de dagelijkse routine kunnen worden opgenomen. Eenmaal daarin verwerkt kost het ook geen energie meer en kun je de volgende wijziging doen.
Overleven
Twee jaar corona hebben een grote impact op ons werkende leven gehad. Ons werk is stuk is denk ik een juiste conclusie. We moeten ons werk anders gaan organiseren om succesvol te blijven. Passende tooling, Persoonlijk Kennismanagement en aangepaste werkwijzen zijn noodzakelijk om te blijven overleven als kenniswerker. De tips uit het boek, met mogelijke adviezen voor tooling zijn daarbij zeer behulpzaam. Echt iets om op korte termijn tijd in te investeren om op langere termijn resultaten te behalen!
Over Jan Hoogstra
Jan Hoogstra heeft meer dan 25 jaar ervaring als IT-adviseur en IT-auditor bij grote accountants- en adviesbureaus. Tijdens zijn loopbaan heeft hij veel opdrachten gedaan op het gebied van informatiebeveiliging en optimalisering van de inzet van IT. Jan is directeur bij CognoSense, dat gespecialiseerd is in de menselijke kant van IT.
