Op werkdagen voor 23:00 besteld, morgen in huis Gratis verzending vanaf €20
Bevrijd! van Cal Newport - 'Prettig geschreven, praktisch en superrelevant'
5 oktober 2021 | Elly Stroo Cloeck

Weer een boek over efficiënter met je inbox omgaan? Nee! Cal Newport stelt in het verrassende Bevrijd! dat de komst van email onze hele manier van werken ingrijpend heeft veranderd. Email heeft gezorgd voor het ‘hyperactieve collectieve brein’. 

Hyperactief, omdat we continue 'aan staan'. Collectief, omdat we elkaar overal om input vragen. Dat klinkt goed, en efficiënt, omdat je zo de beste oplossingen krijgt. Maar het ís niet goed, omdat de specialisten onder ons steeds lastig gevallen worden met vragen en zo niet meer goed kunnen focussen op hun eigenlijke werk. Newports oplossing: helemaal stoppen met email! De oorspronkelijke titel van dit boek is dan ook: A world without email.

Stoppen met email

Dat is radicaal! En hoe communiceren we dan? Hiervoor heeft Newport een aantal oplossingen, die allemaal bekend zijn. Maar, zo stelt hij, helemaal stoppen met email is geen oplossing als je dat in je eentje doet, de hele organisatie moet dit doen. Daar zijn gelukkig een aantal voorbeelden van.

Ook geeft hij toe dat helemaal stoppen vaak gewoon niet kan, omdat email zo ontzettend verweven is met ons leven. Daarom geeft hij ook een flink aantal tips hoe je beter met email kunt omgaan, het beter en anders kunt gebruiken. Heel nuttig! Natuurlijk wijst hij er ook op dat F2F contact altijd veel beter en veel efficiënter is dan email: met één gesprek voorkom je tig emails (email-pingpong, ha ha). Het organiseren van werk via email is superinefficiënt als je het op organisatieniveau bekijkt, omdat de duurste mensen teveel worden afgeleid.

Email is efficiënt, toch?

Verder maakt Newport een heel zinnig onderscheid tussen autonomie hebben over de werkinhoud en over de organisatie van dat werk. Daar heb ik nooit zo over nagedacht, dit is echt een eye-opener. Hoe heerlijk als de workflow en de communicatie over je werk helemaal geregeld is en je je kunt concentreren op het werk zelf! In dat kader is het stukje ontstaansgeschiedenis van email heel interessant: het begon met de buizenpost, rond 1950 uitgevonden omdat men elkaar via telefoon slecht kon bereiken (men bleef maar heen-en-weer bellen) en het postkarretje veel te lang duurde. Van synchroon naar asynchroon communiceren bleek efficiënt! De eerste vorm van email was een nóg efficiëntere versie van die asynchrone post: men liet in een database berichtjes voor elkaar achter. Verrassend was het effect ervan: bij de introductie zag men geen efficiëntie van informatie-uitwisseling, omdat er door het gemak ervan juist veel meer van die stromen ontstonden! En zo zijn we aan de email-overload gekomen, het is namelijk (veel te) makkelijk om zelf geen uitzoekmoeite te doen maar alles gewoon aan een ander te vragen….

Origineel èn vertrouwd

Dit boek greep direct mijn aandacht, omdat de stelling 'helemaal stoppen met email' bepaald origineel is. De oplossingen voor het minderen zijn dat dan weer niet, maar dat is waarschijnlijk juist goed, omdat ze zo haalbaar en als best practices overkomen. Die oplossingen zijn varianten van Getting Things Done van David Allen, Sprints (via het boek van Jake Knapp), Scrum, Agile, etc. Newport onderbouwt al zijn stellingen met wetenschappelijk onderzoek, oud en nieuw, sommige voor mij bekend en vele ook weer niet. Ik vond het een prettig geschreven, praktisch en superrelevant boek met veel nieuwe inzichten. Tip voor mezelf: remote werken kan met minder emailen ... en zo ben ik veel productiever. Dat ga ik zeker proberen (je bent gewaarschuwd)!

Elly Stroo Cloeck is project- en interim-manager op het gebied van Finance, Internal Audit en Risk Management. Daarnaast schrijft ze recensies en samenvattingen van managementboeken.


Bevrijd! - 'De baas over alles wat er op ons afkomt'
13 augustus 2021 | Henk Jan Kamsteeg

Cal Newport biedt uitkomst voor menig professional. In zijn nieuwste boek bevrijdt hij ons van de druk van de talloze e-mails. Lees Bevrijd!, pas zijn tips toe en word pas echt effectief!

Twee dagen voor mijn vakantie, vertoonde de beveiligingsapp Authenticator problemen waardoor ik mijn mails van International Justice Mission (IJM) niet meer binnenkreeg. Het angstzweet brak mij nog net niet uit, maar wel deed ik verwoede pogingen de helpdesk in de VS te bereiken om het probleem op te lossen. Ik moest toch ten alle tijden mijn mails kunnen checken! Vakantie of niet. Het probleem werd niet opgelost. Ik had een mailvrije vakantie. En ja, ook al drong het angstige gevoel te veel te missen zich op, eigenlijk was het ook wel weer lekker. Een gevoel dat bevestigd werd toen ik op het strand het boek Bevrijd! van Cal Newport.  Newport  pleit ervoor ons leven niet langer te laten beheersen door onze inbox. Want eerlijk is eerlijk: onze e-mails zijn vaak leidend in hoe wij onze werkdag invullen. Terwijl het zoveel productiever en leuker kan! Of misschien wel moet...

Het probleem is volgens Newport niet zozeer de tool van e-mail, maar de manier waarop wij het gebruiken. De auteur van de bestseller Diep werk introduceert in zijn nieuwste boek een nieuwe term: ‘Het hyperactieve collectieve brein'. 'Dit is een workflow op basis van een voortdurende conversatie die bestaat uit ongestructureerde en onaangekondigde berichten. Deze berichten worden verzonden en ontvangen via digitale communicatietools zoals e-mails en chatprogramma's.' Uitputting en een eeuwig gevoel te weinig tijd te hebben in een (werk)dag is het gevolg.

Eerder raakte ik al enthousiast over Newports eerdere boek Diep werk en het praktische Grip van Rick Pastoor, waarin we leren onze werkdag anders in te delen en zelf in controle te blijven op al het werk dat op ons afkomt via met name e-mail. In mijn rol als company coach nam ik de adviezen over voor mijzelf en in de begeleiding die ik anderen mag geven. Met direct resultaat. Eindelijk voelde ik (en mijn coachees) zich niet langer slachtoffer van onze inbox, maar voelden wij ons de baas over alles wat er op ons afkwam. Ik werd niet alleen productiever, ook voelde ik mij na een werkdag meer voldaan. De laptop kon dicht zonder het gevoel dat het dezelfde avond weer zo snel mogelijk open moest. Over bevrijding gesproken!

Newport begint zijn boek door aan te tonen hoe e-mails grip op onze werkdag hebben gekregen. De herkenning is bijna angstaanjagend... Een derde van de professionals controleert elke drie minuten hun inbox. Elke drie minuten! Mijn hemel! Vandaar dat we aan het eind van een werkdag doodmoe zijn en het gevoel hebben geen reet te hebben uitgevoerd. Want nee, lieve lezer, we kunnen niet multitasken. Newport: 'Onze prefrontale cortex kan zich slechts op een onderwerp tegelijk richten... [...] Het heen een weer schakelen tussen netwerken vertraagt de werking van de hersenen. [...] Ze kunnen zelden iets afsluiten voordat ze moeten overschakelen naar de volgende taak.' En dan misschien wel de belangrijkste boodschap uit het boek: 'Waarom is het zo moeilijk om ons werk te doen? Omdat onze hersenen er niet voor gemaakt zijn een parallel spoor van aandacht vast te houden.'

Iemand vertelde mij onlangs dat hij getrouwd is met een bekend auteur van goed verkochte romans. Dat ze trouwden wilde echter niet zeggen dat ze ook gingen samenwonen. Om haar boeken te kunnen schrijven, had zij namelijk tijd en ruimte nodig om zich volledig op haar werk te kunnen focussen. Geen afleiding dus van een liefhebbende man, laat staan voor storende e-mails. Of in andere woorden: er is een tijd voor anderen en er is tijd voor gefocust je werk kunnen doen.

Nu is Bevrijd! geen oproep om direct een tweede huisje te kopen of je op te sluiten in een hutje op de hei, maar wel is het een duidelijke oproep je werkdag anders in te delen en je inbox niet meer je leven te laten leiden. Een van de dingen die ik na het lezen van Bevrijd! zal veranderen, is mijn notificaties uit te zetten en mijn e-mails nog slecht maximaal 3 keer per dag te checken. De rest van de tijd ga ik mij richten op zaken die na mijn vakantie mijn prioriteit hebben, zoals het schrijven van een nieuw boek, het geven van lezingen, coaching en mijn werk voor IJM.

Henk Jan Kamsteeg is eigenaar van het trainingsbureau Proistamenos. Hij heeft trainingen en coaching op het gebied van (persoonlijk) leiderschap en storytelling. Daarnaast is hij auteur van diverse boeken zoals Dienend leiderschapDe kracht van het compliment en Spreken met passie; de kracht van storytelling. Inclusief leiderschap is zijn laatste boek.


Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden