Focus Aan/Uit - 'Aanrader voor iedereen'

Informatie komt op zoveel manieren op je af, dat is erg moeilijk te filteren. Dat begint nu al op de scholen, waar de school van mijn dochter bijvoorbeeld een volledig digitale school is. Dus alles gaat via de computer... met de nodige afleidingen zoals YouTube. Gefocust leren zit er niet meer in. Mark Tigchelaar en Oscar de Bos hebben een methode ontwikkeld die helpt bij het focussen. Die beschrijft Tigchelaar in het boek Focus Aan/Uit, dicht de 4 concentratielekken en krijg meer gedaan in een wereld vol afleiding. Is het een oplossing voor de informatie-overload?

Hoe vaak hoor je niet de zin ‘ik ben de hele dag druk, maar heb het gevoel dat er niks uit mijn handen is gekomen'? In mijn omgeving hoor ik die heel vaak. En zelf voel ik het vaak ook zo.

Tegenwoordig gaat het niet meer om timemanagement, hoe deel je de tijd in, maar meer om focusmanagement. Dat s het uitgangspunt van Focus AAN/UIT. Focusmanagement gaat over de kunst om jezelf af te sluiten van alle prikkels om je heen, om makkelijk te kunnen schakelen tussen onderwerpen en om te leren hoe je je hersenen weer echt kunt gebruiken. De schrijver heeft als doel om de lezer te leren weer grip op focus te krijgen. Daarom gaat hij in op de 4 soorten concentratielekken. Het boek bevat veel praktische tips, en er is ook bonusmateriaal beschikbaar op de website.

Voordat de schrijver in deel 1 ingaat op de vier concentratielekken, beschrijft hij eerst nog hoe focus en afleiding in je hersenen werken (en de verslaving van berichten vanuit social media, hierop wordt in deel 2 nog apart ingegaan). Belangrijkste leerpunt hieruit voor mij is dat alle dingen die je tussendoor doet meer tijd kosten dan je denkt. Het kost tijd om je weer op het originele onderwerp te focussen. Snel schakelen en dan weer echt de focus hebben kan niet. Tigchelaar: ‘Als je wisselt (van onderwerp) ben je af.'

De vier concentratielekken zijn:

1. Te weinig prikkels: als iets te langzaam, saai of te simpel gaan onze hersenen op zoek naar meer uitdaging, lees afleiding.

2. Te veel interne prikkels: behoefte aan iets anders doen, even mail checken, facebook controleren etc. Bezig zijn in je hoofd met to do lijstjes, in plaats van aan de slag te gaan.

3. Te weinig brandstof: als je moe bent of trek hebt in eten, kan de kleinste prikkel al leiden tot afleiding.

4. Te veel externe prikkels: onder andere telefoon, e-mail en collega's. Meeste mensen geven dit concentratielek als hoofdoorzaak op van te weinig focus. In de praktijk zouden met name 2 en 3 nog wel eens meer de hoofdoorzaak kunnen zijn.

Elk hoofdstuk bevat praktische tips, vaak voor de hand liggend, maar wel heel zinvol, denk aan:

- Niks doen vlak voor een meeting: zodat je niet wordt afgeleid

- Themadagen introduceren waarin je aan de slag gaat met een bepaald onderwerp, project.

In deel 1 gaat de schrijver verder nog in op het fenomeen geluid, en dan met name in kantoortuinen. Dit is erg herkenbaar en toch doen veel organisaties daar te weinig aan.

Deel 2 heet ‘De verdieping' en gaat dieper in op een aantal onderwerpen, zoals de productiviteitsparadox, meetings en e-mails, verslaving aan afleiding en de focuschallenge. Met de productiviteitsparadox bedoelt de schrijver onder andere dat creativiteit en productiviteit elkaars tegenpolen zijn. Oftewel een creatief beroep moet je niet afrekenen op inzet maar op uitkomst. Bij een creatief beroep is ontfocussen vaak beter dan focussen, de beste ideeën komen immers niet als je gefocust een rapport aan het uitwerken bent. Goed om daarmee rekening te houden bij het plannen van je werkzaamheden.

Een advies waar ik de komende tijd mee aan de slag wil is het zo min mogelijk en zo kort mogelijk vergaderen. Een vergadering van een uur duurt ook altijd een uur, terwijl het ook in een half uur had gekund, door meer gericht te werken. Advies van de schrijver is om met vergaderingen van 45 minuten te werken, dat werkt in het Finse schoolsysteem erg goed.

De schrijver geeft ook goede adviezen hoe om te gaan met e-mail. Ik ben het helemaal eens met zijn stelling dat urgente mails niet bestaan. Ga dan bellen of bij elkaar langs. En spreek uren af waarin je geen mail gaat beantwoorden. Veel van de adviezen zijn ook zaken om op organisatieniveau duidelijke afspraken over te maken, bijvoorbeeld over hoe je om gaat met cc/bcc.

Naast het beschrijven van de problemen en oorzaken gaat de schrijver ook in op mogelijke oplossingen. Zo zijn er trainingen beschikbaar en krijg je, als lezer van dit boek, een online training cadeau. In de focuschallenge geeft de schrijver je de uitdaging mee om de komende 10 werkdagen elk dag een focusblok in te plannen van 25 minuten. Het onderdeel over hoe nu verder is commercieel ingestoken en gaat in op de trainingen en lezingen die de schrijver over dit onderwerp geeft. Maar dat betreft maar 2 pagina's.

Of het boek DE oplossing biedt voor de informatieoverload weet ik niet, het helpt zeker wel om er mee om te gaan. Ik ga een aantal zaken ook zeker proberen toe te passen, zoals de adviezen over het gebruik van e-mail en de dagindeling (uitwerken in de ochtend, afhandeldingen in de middag). Daarnaast zal ook onze cultuur en samenwerkingsvormen moeten veranderen, we kunnen en mogen niet meer verwachten dat collega's, klanten en leveranciers binnen een uur op mails, whatsapp en dergelijke reageren. Al met al is Focus AAN/UIT een leerzaam boek, een aanrader voor iedereen. Als we dit met z'n allen gaan toepassen, gaan we zeker een probleem oplossen! Ik begin alvast met de focuschallenge. Nu nog tijd maken om de online training te gaan doen...